Les 10 eines d’organització del temps que canviaran la teva vida

Què és el que et vull dir amb això, que probablement tu ja sabies? Doncs, que el temps, que és el teu recurs fonamental per fer tot el que has de fer, és un recurs limitat. Si tu necessites incrementar el pressupost d'un projecte, hauràs de lluitar més o menys amb els bancs o amb els teus socis, però tens la possibilitat d'aconseguir més diners; si tu necessites més màquines per posar en marxa un projecte, amb més o menys dificultat, però podràs aconseguir més màquines; si tu necessites un espai més gran per fer créixer el teu negoci, podràs canviar a un espai amb més metres; si necessites més persones per fer més coses, podràs contractar més personal; però si necessites un minut més de temps, no el tindràs.

I si no podem comprar temps, què fem?

Molt senzill. Administrar molt bé el que tenim per fer en el temps que tens tot allò que has de fer. La teoria és aquesta i no en pot ser una altra. Ara bé, per què hi ha persones que arriben a tot i d'altres que s'ofeguen en un got d'aigua? Doncs, perquè hi ha persones que saben com fer-ho i persones que van improvisant.

No és la meva idea fer-te  ara un curs  de gestió del temps. No pot ser, ho sento. Necessito més temps per poder explicar-te el que ha fet que jo hagi passat d'organitzar-me fatal i tenir un nivell d'estrés que em feia estar malalt cada dos per tres amb 19 anys i ara faci més coses de les que he fet mai, tant personals com professionals, i les faci passant-ho molt bé i amb més eficàcia cada dia. Per això tinc el Programa Organización TOTAL en què t'entreno fins a tenir el teu propi sistema d'organització personal. Però el que sí que faré és donar-te les 10 claus perquè tu no cometis les mateixes errades que jo he comés i ho facis millor des d'aquesta setmana mateixa.

Les 10 claus per organitzar-te bé i no posar mai més l'excusa "No tinc temps".

1. Utilitza una agenda

Si de veritat vols un col·laborador fidel que treballi 24 hores 7 dies a la setmana, no el contractis, compra'l! Una bona agenda. Què vol dir una bona agenda? La que és a la mida de la teva vida.

2. No separis vida personal de vida professional

No sé si n'ets del tot conscient, però quan et moris, s'acaba la teva vida personal en el mateix moment que la vida professional. Aleshores, per què li donem tantíssima importància a la feina i tan poca a la vida personal? Quan ens pregunten què fem, sempre contestem allò que fem professionalment. A l'agenda sempre hi posem moltes més coses professionals que personals. Ens han convençut que hem d'ajornar sine die allò que ens agrada fer, per fer allò que hem de fer. En lloc de comprar talent, les empreses compren temps de feina de les persones...

Prou! Comença avui mateix a donar-li la mateixa importància a la teva vida personal que a la profesional. Que la teva agenda reflecteixi també tot allò de personal que et fa feliç i que vols fer, dóna-li lloc i temps de qualitat! No t'ho dic perquè jo sigui molt bona persona i aposti per una vida power flower, t'ho dic perquè com més feliç siguis a la teva vida personal, millor professional seràs i més rendiment donaràs a l'empresa que et contracti i millors resultats obtindràs en els projectes en què hi col·laboris.

3. Capturar tot allò que has de fer.

Oblidar-se de les coses que has de fer és un problema que hauràs de resoldre, per tant, que et suposarà més temps dels 1440 minuts; a més genera mal rotllo i disculpes o esbroncades, que també suposen temps afegit. Solució? No t'oblidis de res del que has de fer!

Com fer-ho? Tenint molt clares quins són les teves safates d'entrada de coses que has de fer. Les has de tenir totes controlades per poder buidar-les completament.

4. Processar i organitzar de manera senzilla tot el que arriba a les teves safates d'entrada.

Un cop ja tens controlat tot el que has de fer des de les teves safates d'entrada, ara el que toca és trobar un mètode per buidar-les completament de manera senzilla. Jo et proposo que ho facis en 6 accions. Només tens 6 possibilitats.

• ELIMINAR. Decideix immediatament quan obris uns safata d'entrada si t'interessa o no allò que ha arribat. Fes-ho amb una paperera al costat i llença la majoria de coses sense dubtar. Sinó, investiga què és la síndrome de Diògenes i decideix si tu vols ser-ne un dels que la pateix...
• ARXIVAR. De tot el què t'arriba, què has de guardar per si alguna vegada t'interessa? Per exemple, et compres una rentadora nova, arxiva la garantia per si de cas peta.
• INCUBAR. De tot el que t'arriba, què has de guardar per revisar-ho perquè ho necessitaràs en algun moment. Per exemple, tot el que forma part d'un projecte.
• DELEGAR. Com que d'això ja en saps molt, només et diré que deleguis molt més del que estàs delegant!
• AJORNAR. Sí ja sé que això va contra les teves creences, però t'estalviarà molta feina fer-ho. Quan et plantegis fer alguna cosa pensa sempre que respongui sí a aquestes tres preguntes:

Tinc el temps per fer-ho?

Tinc els recursos que necessito per fer-ho?

Tinc l'ànim adequat per fer-ho?

Si la resposta és no, ajorna-ho.

• FER. Tot allò que acabis decidint que has de FER ho escrius a la teva agenda amb data o setmana per fer-ho i, sense excuses, ho fas.

5. Revisa allò que has de fer cada dia.

A l'inici de la teva jornada fes una ullada a la teva agenda i així tindràs un panorama del que suposa el teu dia. Què és el més important d'avui que no podràs ajornar? Quan tens una estona per a tu? En cas de que hi hagués un imprevist, on el posaries?

Al final de la teva jornada, torna a fer una ullada a la teva agenda. Hi ha hagut alguna cosa que no hagis pogut fer? Quan la faràs? Què ha anat molt bé avui? Com ho celebraràs? I demà, què hi ha d'important? Això no ho has de fer mai al llit o abans d'anar a dormir, li estaràs enviant al teu cervell el missatge "posat't en marxa" i descansaràs pitjor.

6. Revisa allò que has fet a la setmana que s'ha acabat.

Durant el cap de setmana, jo ho faig els divendres a la tarda, revisa què has fet a la setmana que s'ha acabat. Què ha quedat per fer i hauràs de posar un altre dia o una altra setmana? Què ha anat molt bé a la setmana que ha acabat? Què ha anat malament o és millorable de la setmana que s'ha acabat?

Ara fes una ullada a la setmana següent. Com t'ho faràs per repetir el que ha anat bé a la setmana que s'acaba? Què canviaràs i no repetiràs del que ha anat malament? Què faràs de diferent per fer millor el que és millorable? Quin dia és el que et suposa estar més alerta? Com crearàs les millors condicions perquè el més important de la setmana sigui el més important?

Si fas això, et garanteixo que el teu sistema d'organització millorarà cada setmana.

7. Digues NO.

Cada vegada que diguis SÍ pensa si estàs dient NO a alguna cosa a la que ja havies dit SÍ. T'han convençut que dir SÍ et fa més simpàtic, bon treballador i és mes guai. Però és mentida, et condemna a una vida de molt baixa qualitat, desenfocada del que tu de veritat vols.

8. Evita que la teva ment recordi tot allò que has de fer.

La teva ment està dissenyada per a moltíssimes coses, però la que fa pitjor és la d'haver de recordar-te tot allò que has de fer. Això ho fa molt millor una llibreta qualsevol o la teva agenda. Dedica la teva ment a viure el present, a gaudir del que fas, a concentrar-se en allò que has de fer al cent per cent i deixa que siguin les llibretes, els post-it, la gravadora del mòbil i la teva agenda les que recordin què has de fer. Reduiràs l'estrès i viuràs millor.

9. Defineix molt bé allò que has de fer.

Avui en dia FER no és el mateix que era fa mig segle. Moltes vegades FER suposa definir què és el que s'ha de fer. Si a la teva agenda defineixes molt bé allò que has de fer, estalviaràs temps i guanyaràs molta eficàcia.

No cal que ho posis tot en pràctica avui mateix, però t'aconsello que triis quines de les 10 eines que ara tens resol més problemes d'organització en la teva vida. Posa-les en ordre, si cal. Un cop ho hagis fet comença per la que has posat a dalt de tot de la teva llista i comença AVUI MATEIX a canviar la teva vida. 

Consulta tot el que vulguis amb mi i ja veuràs com trobem la manera de que demà visquis millor que avui.