4 preguntas que debes hacerte antes de empezar cualquier trabajo

Puedes mejorar tu productividad, tu eficacia y optimizar el tiempo incluso desde antes de empezar a hacer lo que sea y en este post te daré las cuatro preguntas que has de hacerte antes de empezar cualquier trabajo o cualquier proyecto.

Muchas veces mis clientes me preguntan por cómo pueden hacerlo para ahorrar tiempo. Lo primero que te diré es que no puedes ahorrar tiempo. Ahorrar significa guardar algo, generalmente dinero, para gastarlo más adelante. El tiempo no se guarda, es algo lineal que transcurre sin parar de manera constante, así que no vas a poder guardarlo en una hucha para cuando necesites tener más. Olvida eso.

Lo que sí puedes hacer es sacarle el máximo rendimiento al tiempo que dedicas a hacer lo que has de hacer y eso hará que puedas dedicar ese tiempo que no empleas de más en hacer esas cosas a otras distintas.

Ya sabes que yo te recomiendo siempre no separar lo que es vida personal y lo que es vida profesional. Solo tienes una vida y esa vida, que está hecha de tiempo, es única. Lo que tú siempre puedes decidir es en qué la empleas. Si tienes herramientas para sacarle el máximo de rendimiento al tiempo que dedicas a lo que haces cada día, tendrás una mayor sensación de satisfacción personal y, por tanto, más autoestima. Si, en cambio, dedicas más tiempo del necesario a muchas de las cosas que haces, tendrás la sensación de que tus minutos se escapan como si fueran los granos en un reloj de arena.

Vamos pues a ver qué es lo que puedes hacer de manera muy sencilla para sacarle el máximo de rendimiento a tu tiempo y para conseguir mejores resultados incluso antes de que empieces a hacer nada concreto.

Y recuerda que…

No se trata solo de organización del tiempo, se trata de vivir mejor.

Las cuatro preguntas que has de hacerte antes de empezar cualquier trabajo.

1. ¿Lo que voy a hacer es prioritario para mí?

Muchos de los conflictos que llevan a la insatisfacción personal en nuestra vida residen en que lo que hacemos es importante para otras personas y no para nosotros. Esta pregunta te ayudará a decidir si lo que vas a hacer es realmente importante para ti o lo es para otra persona. No te diré que solo hagas lo que es prioritario para ti y que abandones lo que no lo es hoy mismo, pero sí que te haré reflexionar sobre el valor que tiene lo que vas a hacer.

Tener claro qué es lo prioritario de tu día o de tu semana te ayudará a saber a qué debes darle importancia con una preparación adecuada tanto de ánimo como de tiempo y recursos. También te ayudará a tener claro qué es lo que los imprevistos no podrán quitarle el sitio, eso evitará que lo urgente aparte lo importante de tu agenda, que es uno de los problemas más graves que solemos tener en nuestra vida personal y profesional hoy en día. Es verdad que todo pasa muy rápido, pero si sabes qué es lo que es importante podrás cumplir eso que recomienda Víctor Küppers de…

Lo más importante es hacer que lo más importante sea lo más importante

Hacerte esta pregunta también te ayudará a reflexionar sobre si lo que vas a hacer tiene que ver con tus objetivos o forma parte de los objetivos de otra persona y, finalmente, te entrenará a decir NO, que es algo a lo que demasiadas veces prestamos muy poca importancia y que puede ser la clave de nuestra satisfacción personal.

Cuida mucho que decir siempre SÍ no suponga decir NO a cosas a las que ya habías dicho que SÍ.

2. ¿Tengo el tiempo para hacerlo?

Me encanta hacerme esta pregunta. Cuando me planteo hacer algo, lo que sea, siempre me la hago. Cuando se trata de algo que ya he hecho antes, tengo bastante claro cuanto tiempo necesitaré para hacerlo, pero hay veces en que algo de lo que tengo que hacer no lo he hecho antes… ¿Entonces qué? ¿Cómo hago el cálculo? Pues es fácil, hago un cálculo aproximado, en mi caso -porque me conozco- intento hacer un cálculo generoso del tiempo que necesito. Como soy muy optimista y tengo mi autoestima muy alta, antes solía cometer el error de pensar que necesitaba menos tiempo para hacer algo nuevo del que luego en realidad eso me llevaba, ahora he aprendido que si es una tarea que no conozco bien, debo dejarme más tiempo del que seguramente acabaré necesitando. Hacer eso evita crearme situaciones de estrés.

Vamos a poner un ejemplo…

Tengo que escribir este artículo, sé que aproximadamente invertiré un total de 4 horas en todos los pasos que necesito para que acabe estando colgado en mi blog. Eso supone dos opciones:

La primera es que encuentre un bloque de 4 horas en mi semana y la reserve para escribir mi artículo. Hay semanas en que eso es posible, dedico entonces una mañana o una tarde a escribirlo, traducirlo, editar las imágenes y colgarlo en mi web. Pero hay semanas en que eso no es posible, como esta, por ejemplo. Entonces lo que hago es dividir todo el proceso que acabará suponiendo que el artículo esté colgado en mi blog en tareas más pequeñas que supongan menos tiempo. En mi caso las siguientes:

  • Hacer el guión o esquema del contenido (15 minutos), que hice ayer por la tarde a última hora.
  • Escribir el artículo (2h), que estoy haciendo esta mañana.
  • Editar las imágenes que ilustrarán el artículo, (15 minutos), que haré después de comer y antes de irme a mis clases de esta tarde.
  • Traducir el artículo de castellano a catalán o viceversa (1h, 15 minutos), que haré mañana por la mañana a primera hora.
  • Editar los detalles finales (Caja de suscripción que pienso añadir, snipet para SEO y revisar enlaces) (15-30 minutos), que haré después de acabar la traducción.

Esta idea la puedes llevar a proyectos que supongan un tiempo muy largo del que no dispones de una vez en un solo día, evitará que te agotes, evitará que lo hagas con presión y prisas y te permitirá dedicarle la máxima atención a cada paso.

Piensa que empezar algo que te lleva una hora cuando solo tienes 20 minutos, no supondrá que cuando luego retomes la actividad solo le dediques los 40 minutos restantes, sino que le dedicarás más tiempo, porque tendrás que recuperar lo que habías hecho, retomarlo, releerlo o incluso volver a preparar todo lo que necesitas para acabarlo, eso hace que lo que antes hubieras hecho en una hora acabes haciéndolo en una hora y media. Eso significa que has bajado tu optimización del tiempo en un 50% ¡Vaya negocio!

3. ¿Tengo los recursos para hacerlo?

¿Qué es lo que necesitas para hacer ese trabajo que has de hacer? ¿Tienes las herramientas a mano? ¿No? Pues entonces no empieces.

El que más ha influido en mi organización personal es sin duda David Allen y su método GTD, pero te diré que esto ya me lo había enseñado mi padre hacía muchos años, cuando yo era pequeño y lo ayudaba a reparar algo o a hacer cualquiera de los trabajos de albañilería o bricolaje que hacía en mi casa y que yo le ayudaba a hacer sin molestarle demasiado.  Lo que mi padre hacía siempre era preparar y recopilar todas las herramientas y materiales que íbamos a usar para hacer lo que tuviéramos que hacer. Una vez  lo teníamos todo cerca, entonces empezábamos. Siempre me decía “Ir arriba y abajo dando vueltas no es trabajar, es pasear”.

Pues eso es lo que te recomiendo para que le saques el máximo de rendimiento al tiempo que vas a dedicar a hacer lo que tengas que hacer: recopila antes de empezar todos los recursos que necesitas, si no los tienes, no empieces nada. Te distraerá tener que buscarlos cuando estés en medio de la tarea y empeorará tu concentración; si eso ocurre, la calidad de tu trabajo será peor; si la calidad de tu trabajo no es buena, puede ser que acabes teniendo que repetirlo o que te ganes una bronca de alguien -un cliente, un responsable, un compañero, un profe…-; en resumen mucho más tiempo.

Los problemas son el principal generador de tiempo perdido que debes evitar, porque para resolverlos necesitarás recursos y el principal de ellos será justamente el tiempo que tengas que dedicarles.

Esta es una recomendación muy sencilla que si añades al hecho de simplificar y ordenar tu espacio de trabajo mejorará tu concentración y, por tanto, tu rendimiento, cosa que significa que harás lo que has de hacer en menos tiempo.

4. ¿Tengo el estado de ánimo adecuado para  hacerlo?

¿Cuál es el mejor estado de ánimo para hacer lo que has de hacer? Decídelo antes de empezar. 

Si yo escribiera este artículo sin el interés por transmitirte algo que a mí me funciona muy bien, sin ganas de sentarme a escribir, pensando que podría estar de compras o sin la calma que necesito para hacerlo, te garantizo que el impacto de lo que te recomiendo sería mucho peor. Probablemente me llevaría mucho más tiempo escribirlo porque me estaría levantando a picar algo a la nevera para desconectar -cuando no hace falta que lo haga-, estaría pendiente del móvil -cuando no espero que nadie me llame y lo puedo tener desconectado-, o estaría escuchando de fondo la tele que puedo ver de lejos  -cuando no hay nada que a esta hora me interese lo más mínimo de todo lo que hacen en televisión-.

Ya sabes que yo soy de los que piensa que la actitud siempre la decides tú.

No siempre puedes elegir lo que haces, pero lo que si eliges siempre es la actitud con la que lo haces.

Para elegir algo has de saber lo que quieres. Si quieres una furgoneta para llevar materiales de obra, no sería lógico que entraras en un concesionario de coches y salieras con un deportivo. Pues bien, antes de decidir cuál es el mejor estado de ánimo que necesitas, has de tener muy claro cuál es el que mejor favorece el resultado que quieres conseguir. Piénsalo y sé consciente de ello, después elige tenerlo.

¿Te imaginas poniéndote a estudiar un examen de mates repitiéndote “no sé qué hago aquí si es imposible que lo apruebe”? ¿Te imaginas llamando a clientes por teléfono pensando “no voy a vender nada hoy”? ¿Te imaginas siendo un futbolista que saliera al campo pensando “hoy estos nos meten cinco”?

Exactamente. Sí que te lo imaginas, porque esto ocurre cada día en estos ámbitos y en muchos otros. Parece que no tiene buena pinta de acabar con un buen resultado, ni el examen, ni la campaña de venta ni el partido de fútbol. Claro, porque el estado de ánimo no es el que necesitamos cuando vamos a afrontar esas circunstancias y esos trabajos.

Si vas a hacer algo que requiere mucha atención cuando estás cansado, ten por seguro que el resultado será peor que si lo haces cuando estás descansado; si vas a una fiesta después de una discusión con tu pareja, no te divertirás como si vas en medio de sonrisas y complicidad; si afrontas una final pensando que eres un perdedor, seguramente acabarás perdiéndola junto a tu autoestima…

Ayer mismo al acabar mis clases de márqueting a las nueve de la noche uno de mis alumnos me dijo “Profe no he podido entregarte el trabajo de hoy, pero ahora cuando llegue a casa me pongo y te lo entrego en el Campus On line”. Yo le hice varias preguntas “¿A qué hora llegas a casa?”, “¿Cuando llegues te vas a poner a cenar?”,”¿Desde que hora estás trabajando?”. Su cara la resumiría con un “Uffff”. Yo le hice una observación, “Tienes claro que esta noche no me pondré a corregirlo, ¿verdad?”. Así que le dije que lo hiciera esta mañana con calma y con mucho mejor ánimo. Estoy absolutamente seguro de que ganamos todos, él porque obtendrá una nota mucho mejor; yo porque veré realmente el potencial de mi alumno a través de su trabajo; y su calidad de vida, porque espero que haya aprendido que para sacar el máximo de rendimiento a lo que hacemos debemos encontrar el momento y la actitud que mejor resultado nos ayudarán a conseguir.

Hazte las cuatro preguntas antes de empezar a hacer ninguna tarea y verás como mejora tu rendimiento, tu eficacia, tus resultados, dedicas a ello menos tiempo y además consigues mayor satisfacción personal.

Jaume Josa, noviembre de 2018

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