Las 6 acciones para procesar y organizar todo lo que tienes que hacer

¿Qué significa PROCESAR y ORGANIZAR lo que tienes que hacer?

Básicamente lo que quiere decir es que tengas muy claro qué es lo que tendrás que hacer con todo lo que llega a tu vida.

Dicho así puedes pensar que las opciones para hacer todo lo que llega a tu vida son infinitas. Solo pensar en eso da vértigo, lo sé, y el vértigo, las infinitas posibilidades de resolver lo que sea, es una fuente de estrés. Por tanto, lo primero que haremos será convencerte de que no tienes ningún motivo para estresarte con eso, sencillamente porque no tienes infinitas posibilidades, solo tienes 6 opciones para darle orden a todo lo que llega a tu vida. A todo lo que llega a tus bandejas de entrada.

¿Qué son las bandejas de entrada?

De lo primero que hay que hablar, aunque este no sea el tema de este artículo, es de las fuentes desde las que te llegan cosas que hacer a tu vida. A eso lo llamamos técnicamente bandejas de entrada. Estas son las fuentes de llegada de “cosas que hacer”. Cada persona tiene las suyas, pero hay algunas de las que hoy en día no podemos prescindir: el correo electrónico, whatsapp, el buzón de correo que tienes en la entrada de tu casa… pero además hay otras que no sabemos que lo son y que también cumplen esa función, como por ejemplo, esa libreta que llevas a una reunión y en la que anotas lo que te supondrá hacer algo; también tu bolso o tu cartera, donde guardas esos recibos de pago de algo que quizás luego necesites para la contabilidad de tu empresa; o ese cajón de la mesa más próxima a la entrada de tu casa donde vas dejando papeles que algún día ordenarás… Si quieres saber más sobre eso, mira el vídeo que tienes en la imagen en que yo te lo explico con más detalle.

Solo 6 acciones para procesar y organizar todo lo que llega a tus bandejas de entrada

Como ya te he dicho las posibilidades de hacer lo que has de hacer no son infinitas, son limitadas y son 6, solo 6, ni una más. Te aseguro que en el momento en que tienes muy claro en qué consisten, tu vida se simplifica y tu estrés baja muchísimo. Yo era una persona que se ahogaba en un vaso de agua; a la que todo le parecía complicado, incluso las cosas más cotidianas y sencillas; que le daba veinte vueltas a todo antes de hacerlo y que siempre estaba pensando en todas las posibilidades que tenía. Eso me llevó a un nivel de estrés insoportable y a enfermar por ello con tan solo 18 años, a alejarme de mi familia y mis amigos, a dejar de hacer lo que me gustaba para hacer lo que creía que debía, a centrarme solamente en el trabajo y olvidarme de mi vida personal. En el momento en que comprendí que solo tenía seis opciones para procesar y organizar todo lo que tengo que hacer, te garantizo que mi vida se simplificó y que empecé a darme cuenta de que podía decidir vivir de otra forma y elegí esta: la que ahora es mi vida, en la que hago siempre cosas que me gusta hacer, en la que me he olvidado de lo que es estar estresado a pesar de que hago muchas más cosas que antes y en la que no dejo en segundo plano nada de lo que me da satisfacción personal.

Vamos a ver cuáles son estas seis acciones de manera muy sencilla…

Eliminar

¿Sabes lo que es el Síndrome de Diógenes? Seguro que has visto imágenes en televisión de alguna persona a la que los servicios sociales han tenido que rescatar prácticamente de su casa porque vivía rodeada de basura en un estado total de abandono. ¿Verdad que tienes una sensación de lástima y tristeza por esa persona? ¿Verdad que piensas que está mal de la cabeza por vivir entre la basura? ¿Verdad que solo imaginártelo te da escalofríos? Pues bien, hoy en día ya existe el término “Síndrome de Diógenes digital” que consiste en acumular basura que nos llega de manera digital, es decir por el correo electrónico, aunque no nos interese ni lo más mínimo.

Yo he llegado a trabajar con profesionales que tenían más de 15.000 correos en su bandeja de entrada, más del 75% sin abrir. La mayoría de todos esos mails eran sencillamente basura. Su bandeja de entrada de correo electrónico que en su caso era la más importante, era una casa llena de porquería. Tenían Síndrome de Diógenes digital, en que la única diferencia es que como el hedor es también digital, no lo perciben por la nariz, pero a lo que huele es a estrés y a caos.

La solución más fácil a este problema tan habitual hoy en día es ELIMINAR. Hacerlo sin miedo, hacerlo por placer, hacerlo casi impulsivamente.

Yo recibo cada día unos 100 correos, algunas veces más y muy pocas veces algunos menos, y te garantizo que cada vez que reviso mi bandeja de entrada de correo electrónico acaba completamente vacía, hasta que entre el siguiente correo. La clave no es que yo sea un experto en organización personal y tenga mucha experiencia y pericia en PROCESAR y ORGANIZAR, la clave está en que elimino la mayoría de cosas que me llegan a las bandejas de entrada. Con la experiencia he adquirido la habilidad de tomar muy rápidamente decisiones sobre lo que ha entrado en mi bandeja de entrada de correo electrónico y hacer clic para mandar a la papelera no solo no me cuesta nada, sino que me hace sentir muy bien. Cuando acabo de enviar a la papelera, elimino siempre lo que hay dentro. La papelera no es una carpeta de archivo encubierta, es una puerta a que tu bandeja de entrada esté vacía.

Por tanto desde hoy mismo elimina lo más posible de lo que te llega. No tengas miedo, si algún día lo necesitas, solo tendrás que hacer una buena búsqueda en Google y lo encontrarás.

Ejercicio para ahora mismo: abre tu bandeja de correo electrónico y saca la basura.

Aplazar

Mi padre me decía siempre “No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”, yo les digo a mis hijos siempre “No hagas hoy lo que quizás mañana no tengas que hacer”.

No nos han entrenado a APLAZAR nada. Está mal visto y hemos recibido mil mensajes a lo largo de nuestra vida en el sentido contrario y ahora llego yo, te mando los esquemas a paseo y te digo que aplaces. Ya sé que te choca. Ya sé que piensas que yo estoy equivocado. Yo también lo hice cuando lo leí en un libro de David Allen la primera vez. Pensé “Yo esto no pienso hacerlo nunca. Yo no lo necesito.” Y te aseguro que es una de las claves para simplificarme mi trabajo y que la utilizo sin falta cada semana.

¿Qué es lo que debes aplazar? ¿Todo?

Por supuesto que no. Lo que es importante y tiene fecha en que debe estar resuelto no lo puedes aplazar. Lo que es urgente, es probable que no lo puedas aplazar. Lo que sí debes aplazar -observa que he dicho debes- es todo aquello que es más que probable que si lo tratas más adelante te supondrá menos trabajo, generará menos problemas o ya se habrá resuelto solo.

Por ejemplo, la  resolución de un conflicto. Sí, ya sé que eso es difícil. Te diré que para mí que era muy impulsivo ha sido una de las cosas que más me ha costado aprender a hacer. Pero cuando la probé, me arrepentí de no haberlo hecho antes. Si tienes un conflicto y lo tratas en caliente es más que probable que no lo trates con la frialdad y la objetividad que eso necesita para tratarlo solamente en el plano profesional, por tanto lo que es probable que ocurra es que generes problemas añadidos al conflicto. Esos problemas que tú mismo has generado por tratarlo mal los tendrás que resolver y eso supone tiempo y esfuerzo. Aplazar es especialmente útil cuando tienes que mediar en un conflicto entre dos personas o dos equipos. Pídeles simplemente que tengan algún contacto para acercar posiciones antes de que tú intervengas, deja un par de días para que lo tengan y verás como cuando has de intervenir, si es que lo has de hacer, el nivel del terremoto ha bajado a un nivel casi imperceptible en la escala de Richter.

También puedes aplazar la toma de decisiones sobre algo que llega a tus bandejas de entrada. Ya te he dicho que me gusta vaciar completamente mis  bandejas de entrada cuando las reviso, así que no me gusta estar dudando sobre algo, eso me lleva tiempo y me distrae de lo importante, así que yo he creado una carpeta en mi aplicación de correo que he llamado “Esta semana no”. Tal cual. Todo lo que me genera alguna duda sobre lo que tendré que hacer si lo hago en esta semana lo enfrío en esa carpeta hasta la siguiente. Te garantizo que cuando a la semana siguiente la miro, los temas que había enviado a esa carpeta en el 95% de los casos -sin exagerar- no me suponen hacer nada de nada. Muchos los elimino y otros se han resuelto solos.

Esos pequeños trucos relacionados con APLAZAR te ahorran mucho tiempo y te convierten en una persona mucho más eficaz y productiva. Por tanto, mejora tu autoestima y ganas espacios de tiempo para hacer mejor otras cosas o para aquellas que te proporcionan mayor satisfacción personal.

Ejercicio para ahora mismo: crea en tu aplicación de correo electrónico la carpeta “Esta semana no” y empieza a usarla inmediatamente.

Delegar

Otra de las cosas para las que no estamos programados.

Siempre nos han bombardeado a mensajes para que seamos autosuficientes, para que resolvamos todo lo que nos llega sin necesitar de otras personas y ahora llega el momento de DELEGAR y no tenemos la menos idea de cómo hemos de hacerlo.

Te diré que por mi experiencia es lo que más personas de las que asesoro me dicen que es lo que más les cuesta. Así que no te asustes si a ti te pasa lo mismo. No eres raro, tranquilo.

Cuando explico qué es DELEGAR siempre digo lo mismo: no tiene nada que ver con pasarle el muerto a otro. Nada de eso. Tiene que ver con obtener el mejor resultado posible y con transmitir confianza en aquellas personas que forman nuestro equipo, tanto a nivel personal como a nivel profesional.

¿Quién es la persona que mejor resultado va a obtener? Si la respuesta es que quien va a hacerlo mejor eres tú, debes hacerlo tú; pero si la respuesta es que será otra persona, debes delegarlo en ella.

Siempre digo que, si cuando llegas a esta pregunta, siempre la respuesta es que nadie lo hará tan bien como tú, debes empezar a cambiar de casa para que quepa tu ego porque se está convirtiendo en un monstruo y pronto te devorará a ti y a los que estén cerca. Baja tus humos, ya.

Una de las excusas que muchas personas me dan para no delegar es que lo hacen para no molestar a otros. Yo siempre digo que eso es privarles de la posibilidad de demostrar su talento y que sin duda es una muestra de poca confianza en los que forman tu equipo. Ojo, porque eso se paga caro.

Si quieres saber más mira el vídeo que encontrarás enlazado a la imagen o lee el post en que ampliaba esta acción.

Ejercicio para hoy mismo: delega alguna de las tareas que ibas a hacer hoy a una persona que pienses que lo hará mejor que tú. Elige una tarea profesional o incluso una tarea personal. Verás lo bien que te sienta.

Archivar e incubar

Te voy a hablar de estas dos acciones juntas para que lo entiendas mejor.

Ya verás como es muy fácil.

Tienes que ARCHIVAR aquello que no tendrás que revisar si no ocurre nada externo a ti. Por ejemplo, la garantía de la lavadora. Cuando compras un electrodoméstico va con la garantía, seguramente cuando la instalas la sacas del embalaje y la guardas en un cajón donde tienes el resto de garantías de otros electrodomésticos. Si no ocurre nada extraño con la lavadora, esa documentación no la necesitarás nunca. Eso que has hecho es ARCHIVAR.

Tienes que INCUBAR aquello que sí necesitarás revisar de manera periódica para no perder el control de lo que al final quieres conseguir. Es el caso de todo lo que tiene que ver con un proyecto personal o profesional. Imagina que entre tus proyectos está el de hacer un viaje a París en verano con tu pareja. Seguramente mirarás en internet páginas web de agencias, de vuelos, de visitas posibles… de eso te irá llegando información al correo electrónico. Lo que debes hacer es crear  una carpeta en tu aplicación de correo para cada proyecto. A esta por ejemplo la llamarás “Viaje a París”. En esta carpeta irás incubando todo lo que tiene que ver con tu viaje, de manera que cuando llegue el momento de tomar decisiones, podrás abrirla y encontrarás allí todo lo que has ido recopilando para tomarlas y acabar decidiendo el mejor viaje posible a París. Como ves, en este caso, eres tú quien revisa en función de las fechas de tu proyecto.

Otros ejemplos de INCUBAR serían la preparación de un examen, un curso de algo que estás haciendo, un proyecto profesional en el que estás implicado, la información que siempre te llega de un blog al que estás suscrito. Para cada uno de estos temas es necesario crear una carpeta en tu aplicación de correo electrónico y cuando eso llegue podrás PROCESARlo enviando ese correo a la carpeta correspondiente. Verás como tu bandeja de entrada de correo electrónico se va vaciando y evitas el Síndrome de Diógenes digital del que hablábamos al principio.

Ejercicio para esta semana: decide qué carpetas necesitas tener en tu correo electrónico para los proyectos que tienes en marcha y empieza a ARCHIVAR aquello que no tengas que revisar y a INCUBAR aquello que sí vas a tener que revisar.

Hacer

Y llegamos a la última de las acciones. ¿Que es lo que de verdad significa HACER en el siglo XXI?

Pues sí, este concepto, como tantas otras cosas, se ha complicado en nuestros días. Antes HACER significaba cumplir las órdenes que alguien te daba. Había que hacer eso en la forma como siempre se había hecho o en la forma en que te decía que había que hacerlo el que mandaba. Pero hoy en día eso ya no es así. La mayor parte de cosas que tenemos que hacer no son órdenes sino que son decisiones que tenemos que tomar sobre lo que nos llega a las bandejas de entrada.

Imagina que vas a una reunión en la que se habla de varios temas. Tú tomas notas de eso que se dice y llegas a la conclusión de que de lo que se ha dicho se deriva que tú tienes que empezar a hacer algo. Es más que probable que nadie te haya dicho lo que has de hacer y cómo has de hacerlo, así que en tu caso HACER supone además decidir todo el proceso que te llevará a conseguir el resultado que tú esperas. Eso supone que decidir qué es lo que harás y cómo lo harás también se ha convertido en un trabajo y ese trabajo que habrá que HACER supone tiempo que tendrás que tener en cuenta.

Lo mismo podría ocurrir a partir de un correo que te llega. En el correo no habrá órdenes claras y concretas, seguramente. Puede que sea una información. Tú tendrás que decidir si esa información supone HACER algo y cómo lo harás. Volviendo al ejemplo del viaje a París, imagina que te llega una oferta de vuelos baratos a capitales europeas. Esa información puede suponer que tengas que entrar en una página web, que tengas que mirar un planificador de vuelos y que acabes enviando un correo, que de ese correo tengas que recibir una respuesta y acabar haciendo un pago con tarjeta de crédito. Observa que eso son cinco acciones que hay que HACER.

Tener en cuenta que seguramente supondrá hacer varias acciones hace que el tiempo que decidimos dedicar a un proyecto, tanto si es personal como si es profesional, sea mucho más ajustado a la realidad de lo que al final habrá que HACER.

Un consejo más: todo aquello que llegue a tus bandejas de entrada y suponga hacer algo que te ocupe menos de 2 minutos hazlo y sácatelo de encima. Si tardas menos tiempo en hacerlo que en procesarlo y organizarlo es mejor hacerlo en el momento que complicarse la vida. La medida de tiempo de dos minutos es orientativa, por supuesto. Por ejemplo, recibes un correo o un whatsapp de un amigo tuyo en que te invita a  ir a comer el domingo a su casa. Incubar ese correo en una carpeta que se podría llamar “Asuntos personales” o “Fines de semana” para luego revisarlo por la tarde junto a otras carpetas es mucho más complicado y supone más tiempo que contestar el correo inmediatamente y decirle que aceptas y que os veis el domingo a las 12 en su casa o que gracias pero haces otra cosa.

Si quieres saber más sobre lo que significa HACER hoy en día, tienes este post en que te lo explico con más detalle.

Ejercicio para hacer cuando revises tu correo electrónico: ¿qué cosas son las que puedes hacer en menos de dos minutos? Hazlas y sácatelas de encima.

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Como has visto, en solo seis acciones tienes resuelto como puedes vaciar completamente tus bandejas de entrada. Yo he utilizado sobre todo el ejemplo del correo electrónico, para llevar a la práctica lo que te he dicho a bandejas que son físicas, con que en lugar de pensar en carpetas virtuales, pienses en carpetas reales o archivadores lo tienes resuelto.

Te aconsejo algunas ideas:

  • Que los ordenes de manera sencilla y fácil por orden alfabético del nombre de los proyectos, por ejemplo;
  • Que tengas más cerca de donde vas a revisar lo que tienes que INCUBAR que lo que tienes que ARCHIVAR, recuerda que lo primero lo revisas frecuentemente y lo que archivas solamente si pasa algo.
  • Que definas muy bien cada paso de lo que has de HACER y lo anotes en tu agenda en días o semanas concretas
  • Que revises las carpetas donde incubes lo que hayas decidido APLAZAR
  • Que te anotes en quién vas a DELEGAR lo que sea y apuntes en tu agenda el seguimiento de eso que tengas que hacer.
  • Que te compres una papelera muy chula para utilizarla muchísimo más y ELIMINAR a saco.

Jaume Josa, noviembre de 2018

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