7 pasos para manejar fácilmente tu correo electrónico

Hoy voy a hablarte de algo que a mis clientes les preocupa mucho y que manejan fatal: el correo electrónico.

He visto bandejas de entrada de correo electrónico de profesionales con miles de correos metidos allí, que absolutamente nadie podía manejar. En ese montón de basura informativa había de todo, como en un vertedero, cosas que eran simplemente un asco que había que tirar definitivamente, pero también, y eso es lo peor, correos importantes de mucho valor, que se han perdido en el montón de basura en que se había convertido la bandeja de correo electrónico.

Ojo con el Síndrome de Diógenes.

Es probable que este concepto te suene de escucharlo alguna vez en los medios de comunicación. Cuando una persona vive rodeada de basura y es incapaz de hacer limpieza, de desprenderse de nada, ni siquiera de su basura, tiene un trastorno que denominamos así.

Pero hoy en día ya estamos hablando del Síndrome de Diógenes Digital, que es una variante del que te explicaba en el párrafo anterior, con la diferencia de que lo sufren personas que no creo que nunca salgan en ningún informativo por vivir solas, desamparadas y haber provocado una invasión de insectos o un incendio por acumular desperdicios en bolsas de plástico.

Te aseguro que muchos de mis clientes lo padecían y además no lo sabían. Se trata, como habrás visto en el enlace, de acumular porquería digital, de no desprenderse de nada que llega a tu ordenador, de no hacer nunca limpieza.

En el primer caso llegamos a un problema de salubridad; en el segundo llegas a un problema de eficacia. En ambos casos afectará a tu calidad de vida.

Cuando acumulamos miles de correos electrónicos en nuestras bandejas de entrada, hacer limpieza se convierte en una tarea titánica; es un esfuerzo y un tiempo que no estamos dispuestos a emplear en ello de ninguna forma y entonces el problema crece cada día. Encontrar algo que nos interese en ese vertedero va a ser imposible, nos llevará un tiempo enorme y nos dará mucho más trabajo.

Como yo no quiero ninguna de esas cosas para ti, te explicaré de manera muy fácil cómo puedes hacerlo para conseguir dos cosas:

1. Que mañana tengas tu bandeja de entrada prácticamente vacía o, al menos, solo con los correos que lleguen esta noche a tu bandeja de entrada.
2. Que, a partir de eso, de tener pocos correos en tus bandejas de entrada -o al menos una cantidad manejable-, puedas evitar volver a caer en ese caos.

Primero, tu bandeja de correo vacía en dos minutos.

Si tu bandeja de correo electrónico tiene cientos o miles de correos y solo de pensar en ordenarlos te da la perspectiva por delante de un montonazo de horas aburridas, te aconsejo lo siguiente:
Crea una carpeta en tu gestor de correo con el nombre «Correos anteriores a… la fecha de hoy» y manda todos los correos a esa carpeta hasta que la de entrada esté completamente vacía.
Como mucho te diría que procesaras los de la última semana como te enseñaré a continuación.

Segundo, gestiona la bandeja de entrada para que nunca vuelvas a estar en esa situación.

Mi objetivo es que lo que te ha pasado no te vuelva a pasar, que no vuelvas a estar con miles de mails sin procesar ni organizar en tu bandeja de correo como si fuera ese vertedero de información donde perderás, lo importante, tu tiempo, tu ánimo, tu motivación y tu calidad de vida.

Vamos allá.

Unifica la gestión de tus cuentas con una sola aplicación.

Abrir y cerrar aplicaciones es una pérdida de tiempo y de energías muy alta, porque lo has de hacer varias veces al día y porque supone estar abriendo páginas distintas en tu ordenador.

Si tienes muchas cuentas de correo que manejar te aconsejo que las gestiones todas desde una sola aplicación como Outlook, por ejemplo. Evitarás abrir muchos gestores de correo y desde una «base de operaciones» lo gestionarás todo. Eso ahorra tiempo.

Yo tengo más de 15 cuentas de correo distintas que he de procesar y organizar de manera inexcusable cada día varias veces. Solo imaginar que tuviera que abrir ese número de aplicaciones de correo ya me da vértigo. Mi productividad bajaría en picado y perdería la mitad de mi jornada laboral en eso. Imposible. Me da algo.

Elimina muchísimo más de lo que has hecho hasta ahora.

Tu problema para llegar a acumular toda esa basura en tu cuenta de correo ha sido porque no tiras todo lo que deberías tirar. Si lo hubieras tirado, ahora este post te interesaría tres pimientos.

Elimina lo más posible, es decir tira lo que no te interesa MUCHO. Elimina sin parar, verás la cantidad de porquería que deja de convivir con lo importante. No tengas miedo a eliminar, estamos en el siglo XXI, si algo lo necesitas más adelante lo encontrarás fácilmente.

La manera en que yo elimino es: si dudo, lo tiro. O me interesa muchísimo o lo tiro. No me gusta guardar nada de nada que pueda ni remotamente ser basura. Eso me ocupa tiempo, ocupa mi mente, me lleva tiempo tomar decisiones que no quiero tomar sobre tonterías y a eso no estoy dispuesto.

Si quieres estar más segur@ de lo que eliminas te aconsejo algo: ten claro a dónde quieres ir, es decir, ten clara tu perspectiva, por lo menos a tres meses vista. Si lo haces, te darás cuenta de que es más fácil decidir lo que te aleja del «lugar» al que quieres ir.

Crea subcarpetas y ponles nombres claros.

Las dos cosas son importantes. Para empezar a organizar, las subcarpetas en tus cuentas de correo serán clave. Tendrás organizado fácilmente lo que quieres archivar o incubar en ellas (Si quieres saber la diferencia entre archivar e incubar, mira el vídeo de este enlace.)

En la imagen anterior de mi correo electrónico verás que yo he creado la carpeta EXPERTOS, que son personas a las que sigo porque el contenido de sus blogs me interesa mucho profesionalmente. He creado una carpeta para cada uno de ellos y cuando me llega alguna información suya, la archivo en la subcarpeta correspondiente. Posteriormente, cuando necesito información sobre, por ejemplo, Linkedin, voy a la carpeta de Inge Sáez y allí lo encontraré.

Crea la carpeta «Esta semana NO».

No es broma. Esta es una carpeta muy útil para APLAZAR tus decisiones sobre algo o para dejar que algo «se enfríe». Te sorprenderá la cantidad de veces que eso no lo has de revisar una semana después y lo tiras a la basura porque has aclarado perfectamente si te interesa -y ya has llegado a la conclusión de que no es así- o porque en esa semana se ha resuelto «solo».

Crea ahora mismo la carpeta «Esta semana NO lo miro». A la que mandarás todos los correos que dudas cómo procesar o si no estás segur@ si puedes eliminar.

«Pendientes», otra de las carpetas que hará tu gestión del correo más fácil.

En mi correo no falta la carpeta con ese nombre a la que envío los temas que, por el motivo que sea, ahora no puedo resolver. Falta de tiempo, falta de información, falta de motivación, alguna duda pendiente que tengo que resolver a corto plazo… Da igual el motivo. Para no entretenerme mucho tiempo cuando proceso el correo electrónico, lo que hago es enviar a esa carpeta todo lo que ahora no puedo resolver.

Ojo, que lo mandes a la carpeta «Pendientes» no supone que ya lo tienes archivado o incubado, solo supone que lo has APLAZADO, que no está mal, pero te recomiendo que en tu revisión semanal le des algo de tiempo y decidas qué haces con lo que has colocado en esa carpeta. Verás como unos días de perspectiva (o unas horas) son muy útiles para decidir de manera más fácil.

Que lo que has de HACER no esté en tu cabeza, sino en tu agenda.

De lo que haya llegado a tu bandeja de entrada habrá correos que te supondrán HACER ALGO. Si no quieres que eso sea una fuente de estrés inmanejable, te aconsejo que cuando estés delante de tu correo electrónico lo hagas siempre con tu agenda al lado, para ir anotando en ella todo eso que desde un correo supone que tengas que hacer algo.

Apúntalo todo, por pequeña que sea la acción. Si el jueves próximo has de llamar a Ana, apunta en tu agenda, en el jueves, «Llamar a Ana». No pienses que ya lo recordarás. Eso nunca.

Con estos sencillos siete pasos, te aseguro que vaciarás tu bandeja de entrada, con el primero, y con los otros seis la manejarás mucho mejor a partir de hoy mismo. Sabes que quiero que tu vida sea cada día mejor, pues vamos a dejar de lado para siempre el Síndrome de Diógenes Digital y a conseguir que el correo electrónico lo gestionemos de manera rápida y sencilla, sin acumular basura.

Jaume Josa