8 ideas para convertir tu agenda en tu base de operaciones.

Hoy voy a explicarte cómo puedes convertir la agenda en la herramienta principal para evitar el estrés, para tener en todo momento bajo control lo que has de hacer y para mejorar tu sistema de organización personal cada semana.

He dicho mejorar tu organización cada semana. OJO, que lo digo en serio. ¿Sabes lo que eso significa? Que cada semana puedes mejorar tu calidad de vida, ni más ni menos. ¿Imaginas lo que puede mejorar tu vida en un trimestre? ¿Y en un año? ¿Y en diez?

Antes que nada, recuerda cómo debe ser la agenda perfecta. Una buena agenda te ayudará mucho más de lo que imaginas; una agenda mediocre te ayudará menos y una mala agenda te generará estrés, te mandará mensajes que no te ayudan e incrementará tu estrés.

Vamos a ver cómo puedes hacerlo en 8 pasos.

1. Apúntalo todo.

Tanto lo personal como lo profesional. Si es importante, anótalo en tu agenda; si no quieres olvidarlo, anótalo en tu agenda; si supone tiempo, anótalo en tu agenda. Para que tu agenda te ayuda, tú has de ayudar a tu agenda, así que, si anotas en tu agenda todo lo que suponga algo de tiempo, podrás entrenarte a calcular cada vez mejor lo que has de hacer y el tiempo que te lleva hacerlo. Tendrás cada vez más información sobre tu capacidad de producción.

2. Resérvate tiempo para HACER.

No solo se trata de apuntar como si tu tiempo fuera ilimitado; se trata de apuntar lo que has de hacer y de darle tiempo para hacerlo. Por ejemplo, si apunto veinte cosas y cada una de ellas me lleva media hora hacerla (que no es mucho), he de ser consciente de que eso supone ¡10 horas de trabajo! que seguramente no tienes. Si solo apuntas sin calcular, llegarás al final del día con un estrés insoportable y con la insatisfacción de que no cumples lo que te comprometes a hacer. Mal todo. No es que no cumplas, es que calculas mal el tiempo que necesitas para hacerlo. Entrénate a calcular mejor cada semana y verás como al final no fallas una.

3. Describe muy bien lo que has de hacer.

En el siglo XXI una de las tareas que tenemos que hacer es justamente esa: describir muy bien en qué consiste lo que has de hacer. La mayor parte de las veces no te llegarán las órdenes de lo que has de hacer perfectamente definidas, sino que serás tú quien tenga que concretar qué es lo que finalmente has de hacer, cuál es la tarea concreta que al final acabarás teniendo que hacer.

Imagina que vas a una reunión, en esa reunión se habla de un montón de cosas, no de todas ellas saldrá algo para hacer, así que lo primero será seleccionar lo que al final te afecta a ti. Una vez hecho eso convertirlo en acciones que puedas apuntar en tu agenda.

Llamar a Ana; enviar un mail a José con la información del proyecto; escribir artículo para el blog; editar imagen en Canva para el artículo… Todo eso son acciones concretas que yo suelo apuntar en mi agenda. No encontrarías nunca anotado algo como “Proyecto” o “Conferencia”. Es demasiado general y no te ayuda a liberar tu mente de lo que hay que hacer.

4. Marca con una cruz al inicio lo que hayas hecho.

Uno de los mayores placeres que hay en apuntar todo en tu agenda es el de marcar como hecho lo que vayas haciendo. No es solo una cuestión de “placer personal”, es algo muy útil. Te ayuda a tener siempre presente lo hecho y lo que falta por hacer; te entrena a conocerte cada vez más y a saber qué es lo que más te cuesta hacer y lo que haces más fácilmente; te supone un subidón de autoestima.

Muchos de mis clientes pensaban que no hacían nada y eso los desgastaba. Cuando han llegado a trabajar conmigo y hemos trabajado con la agenda se han dado cuenta de que lo que pasaba es que no anotaban todo lo que hacían y que ni siquiera eran conscientes de todo lo que hacían.

Así que marca con una cruz lo que has hecho y tendrás una radiografía muy clara de todo lo que haces. Con una cruz basta, no taches o no podrás revisar de manera fácil.

5. Marca con un “No” lo que no hayas hecho.

Tan importante o más que saber lo que has hecho es tener muy claro lo que no has podido hacer. Si no lo has podido hacer y estaba apuntado, tendrás que hacerlo en otro momento, así que no puedes olvidarte de eso o tendrás algún problema y los problemas siempre son más tiempo añadido.

Yo lo que hago en caso de que no haya hecho algo de lo que tenía anotado es poner delante de la descripción de la tarea un NO en un círculo. Eso me permite visualizar muy rápidamente y de manera muy sencilla lo que tendré que recolocar en otro día o en otra semana.

Los imprevistos suelen hacer saltar algunas cosas de nuestra agenda a otros días. Eso es normal y no ha de suponer un problema muy grave. Te aconsejo que no lo vivas como un fracaso personal, no exageres. Solo se trata de recolocarlo. Lo importante es no olvidarse de eso.

6. Ten muy claras tus “Finales” del día o de la semana.

En el punto anterior hemos hablado un poco de los imprevistos. Estos son la causa principal de que algunas de las tareas que tenemos anotadas en nuestra agenda salten a otros días. Convivir con los imprevistos es algo a lo que te tendrás que acostumbrar, así que no vale la pena quejarse por los que tienes. Lo más importante es que esos imprevistos -si no son muy graves- no hagan saltar lo que es verdaderamente importante de lo que has de hacer en tu día o en tu semana. Por tanto, lo primero que hay que tener claro es lo que es realmente importante de tu día o de tu semana. Tus “Finales” no se pueden aplazar y vas a tener que jugarlas pase lo que pase, así que no las pierdas de vista.

7. Revisa cada día varias veces lo que has de hacer.

Revisiones diarias hay varias a lo largo del día. Yo te recomiendo que hagas una solo empezar tu día para tener una perspectiva de lo que has de hacer y, especialmente, de cuál es la “Final” de ese día, es decir, lo más importante y prepararlo muy bien. Pero también para tener el control de todo lo que has de hacer.

Una vez termines la mañana te recomiendo hacer otra revisión de control para ver lo que has hecho de lo que había previsto, si ha habido algún imprevisto y prever lo que saltará a otro día -te aseguro que decidir lo que va a saltar a otro día te ayudará a evitar el estrés y a dejar de creerte que puedes llegar a todo-.

Finalmente te recomiendo una última revisión al final del día pero nunca antes de acostarte, cuando digo al final del día me refiero al final de tu jornada laboral -antes de cenar, por ejemplo-.

8. Revisa cada semana.

Esta es la revisión clave de tu sistema de organización personal. Si la haces como yo te recomiendo en este vídeo, tu sistema mejorará cada semana y eso es muchísimo para cualquier sistema. Mejorar tu calidad de vida, tu productividad, tu eficacia, tu gestión del tiempo, tu conocimiento de ti mism@ cada semana es absolutamente un éxito.

Elige un día de la semana -yo la hago los viernes- dedícale una media hora y revisa lo que ha ido muy bien de la semana que termina. Una vez lo tengas claro, fija lo que has hecho para que eso haya ido tan bien. ¿Cuál ha sido la clave del éxito? Una vez la tengas, repítela cada semana. Luego observa lo que podría haber ido mejor de la semana que ha pasado. ¿Cuál ha sido la causa de que eso haya ido mal? ¿Qué harás distinto la próxima semana? Y comprométete a hacerlo distinto.

Por último, mira cómo será tu semana próxima. ¿Cuál es tu “Final” de la semana? ¿Cómo la vas a preparar? ¿Qué harás para que salga muy bien? ¿Hay algún día que sea especialmente complicado? ¿Cómo harás que lo sea menos? ¿Hay algo personal en tu próxima semana que sea exclusivamente para tu placer y tu bienestar? Si no lo hay, elige algo de lo que te gusta, dale tiempo y resérvalo en tu agenda. No olvides que cuanto mejor estés tú, mejor profesional serás y mejor calidad de vida tendrás.

Jaume Josa.