Todo lo que puede ser una bandeja de entrada de cosas a hacer

En un método de organización personal lo primero es tener el control sobre lo que has de hacer y eso lo consigues teniendo muy claras cuántas y cuáles son tus bandejas de entrada. Tener el control es lo más urgente cuando te planteas gestionar mejor tu tiempo. Lo sé. Por eso empezamos siempre por aquí en cualquier curso, programa o recomendación sobre el tema. Si estás agobiado, si dices muchas veces «no tengo tiempo», si piensas que no llegarás a todo, si se te olvida lo que tenías que hacer cada vez con más frecuencia, si te cambias el anillo de dedo y ni eso sirve para recordar lo que hay que hacer es que todo lo que has de hacer, o gran parte, está descontrolado. Pues vamos a empezar por tener todo lo que has de hacer bajo control.

¿Qué quiere decir «tener bajo control»?

Es fácil. Significa que nada de lo que has de hacer deje de estar hecho. No se trata aún de saber todo lo que harás con ello, sino solo de tener claro de dónde sale lo que al final has de hacer. Hoy en día manejamos muchísima información que tenemos que procesar y convertir o no en cosas que hacer. Como estamos en un mundo más complejo que el que tenían nuestros padres, tenemos que buscar un sistema para que, aunque se vuelva mucho más complejo, eso no nos lleve a vivir con estrés todo lo que tenemos que hacer. A tener claro de dónde nos llega lo que tenemos que hacer y luego a procesarlo, organizarlo, revisarlo y hacerlo, es a lo que llamamos CONTROL.

¿Qué es una bandeja de entrada?

La pieza principal del CONTROL de todo. Es un concepto que a mí me gusta mucho, que tiene su origen en el método GTD creado por David Allen y que se adapta perfectamente a la idea que manejamos hoy en día con el correo electrónico, que nos llega a una bandeja de entrada, y que es una de las fuentes principales de llegada de cosas que hacer que tenemos hoy en día.  ¿Una bandeja de entrada es solo eso? No. Hay bandejas de entrada que efectivamente son bandejas físicas o virtuales, por ejemplo la que tenemos encima de una mesa de despacho o la que ya mencionaba del correo electrónico; pero hay otras que no tienen pinta de bandeja y adoptan formas muy distintas que vamos a ver a continuación. Sea cual sea la forma de la bandeja de entrada, lo que has de tener muy claro que será toda fuente de cosas a hacer que tengas en tu vida.

Las bandejas de entrada más habituales.

• La del correo electrónico

  Es para mí la más significativa. En mi caso es la más importante porque, por mi trabajo, es la fuente de cosas a hacer más importante que tengo. Casi todo lo que me llega para hacer llega a través de mi correo electrónico.

• El teléfono

  Si eres de los que tiene muchas llamadas a lo largo del día, esa es una de tus bandejas de entrada principales, seguro. ¿Cuántas cosas de las que tienes que hacer te llegan desde tu teléfono con las llamadas?

• Whatsapp

  Pues sí. Otra de las que está creciendo a pasos agigantados como bandeja de entrada es esta aplicación de tu móvil por la que, sin que te des cuenta, es más que probable que te lleguen muchas cosas que procesar.

• El buzón de correo

  Sustituido progresivamente por la bandeja de correo electrónico, pero que todavía no lo puedes olvidar del todo. Es probable que allí te lleguen facturas, multas, impuestos, notificaciones, publicidad… es decir «cosas» que tienes que archivar -es decir, guardar por si alguna vez hay que revisar-; convertir en algo que hacer -o pagas o recargo-; incubar -guardar para revisar, por ejemplo, cuando improvisas una cena y pides una pizza por teléfono-; o eliminar -mandar a la basura para siempre-…

• Tu bolso o tu cartera

  Donde metes esos recibos que luego puede ser que necesites, o las tarjetas de visita que te dan en esa reunión, o el billete ese de lotería que no mirarás hasta que ya haya caducado…

• Otras bandejas

• La guantera del coche donde dejas los tickets de la gasolina que quieres poner en la contabilidad.
• La mesita del recibidor donde tienes ese cajón que se llena solo y que nunca se vacía.
• La puerta del frigorífico que ha quedado oculta tras todos esos papeles que se sujetan con imanes.
• Los bolsillos de tus abrigos donde a veces tienes la sorpresa de encontrar hasta dinero.
• La libreta de ideas donde apuntas cosas que algún día te gustaría hacer o tus propósitos del año.
• La agenda misma en la que apuntas aquello que se habló en la reunión a la que fuiste.
• La agenda escolar de tus hijos, donde la tutora apunta el tema del disfraz de este año por Carnaval

En resumen esos lugares que tienen para ti cosas que procesar son tus posibles bandejas de entrada.

¿Qué ocurre cuando no las tienes controladas?

Pues que te olvidas de cosas que tenías que hacer. Eso es lo más grave que te puede pasar. Pero también ocurre que, como no sabes que las tienes, tu mente también se convierte en la bandeja de entrada más importante. Si delegas en tu mente el hecho de recordar lo que tienes que hacer, lo que te han dicho, lo que hay en esa bandeja de entrada que no revisas… la estás obligando a hacer un trabajo que tu cabeza se resiste a hacer. Si intentas recordar todo lo que podrías apuntar en una agenda, tu vida se llenará de estrés por las cosas que has de hacer y guardas en algún rincón de tu mente que no sabes cuando se activará. ¿Cuántas veces has pensado en esa idea genial que se te había ocurrido y que no consigues encontrar? ¿Cuántas veces has creído que no podrías olvidar lo importante que era eso que le tenías que decir a alguien y que luego no sabes ni qué era? Todo eso nos pasa porque queremos que nuestra mente nos atienda cuando a nosotros nos vaya bien y eso no es lo suyo. Deja que tu mente disfrute de la vida y haz que una agenda haga el trabajo sucio de recordarlo todo.

Por tanto, ¿qué puedes hacer?

Ahora que ya sabes las ventajas que tendrá en tu vida de hoy mismo tener el CONTROL sobre lo que has de hacer y que no se te escape nada, te aconsejo lo siguiente:

1. Haz una lista de tus bandejas de entrada. De todas. Y hazla en una libreta en una hoja de papel o en una servilleta, pero no la hagas mentalmente. No llenes tu cabeza de más cosas, el objetivo es vaciarla.
2. Cuando las tengas todas apuntadas, piensa cuáles son imprescindibles y cuáles no hace falta que las tengas en cuenta.
3. Nunca olvides revisar las imprescindibles y elimina las otras de tu vida. Menos bandejas de entrada significa menos trabajo y menos tiempo para controlarlo todo.

Lo que harás con lo que hay en esas bandejas de entrada te lo contaré en un próximo post, pero para hacer un next de lo que ocurrirá en el próximo capítulo -como en las buenas series- ya te adelanto algo que puede facilitarte la vida muchísimo. Te doy una pista: compra una papelera. Vamos a eliminar todo lo eliminable.

To be continued

Jaume Josa