4 preguntes que t’has de fer abans de començar una feina

Pots millorar la teva productivitat, la teva eficàcia i optimitzar el temps fins i tot des d’abans de començar a fer el que sigui i en aquest post et donaré les quatre preguntes que has de fer-te abans de començar qualsevol feina o qualsevol projecte.

Moltes vegades els meus clients em pregunten per com poden fer-ho per estalviar temps. El primer que et diré és que no pots estalviar temps. Estalviar vol dir guardar alguna cosa, generalment diners, per gastar-los més endavant. El temps no es guarda, és una cosa lineal que transcorre sense parar de manera constant, així que no podràs guardar-lo en una guardiola per quan necessitis tenir-ne més. Oblida això.

El que sí pots fer és treure-li el màxim de rendiment al temps que dediques a fer el que has de fer i això farà que puguis dedicar aquest temps que no has fet servir a altres coses diferents.

Ja saps que jo et recomano sempre no separar el que és vida personal i el que és vida professional. Només tens una vida i aquesta vida, que està feta de temps, és única. El que tu sempre pots decidir és a què la dediques. Si tens eines per treure-li el màxim de rendiment a allò que fas cada dia, tindràs una major sensació de satisfacció personal i, per tant, més autoestima. Si, en canvi, dediques més temps del necessari a moltes de les coses que fas, tindràs la sensació que els teus minuts s’escapen com si fossin els grans en un rellotge de sorra.

Anem doncs a veure què és el que pots fer de manera molt senzilla per treure-li el màxim de rendiment al teu temps i per aconseguir millors resultats, fins i tot abans que comencis a fer res concret.

I recorda que …

No es tracta només d’organitzar-se el temps, es tracta de viure millor.

Les quatre preguntes que t’has de fer abans de començar qualsevol activitat.

El que he de fer és prioritari per a mi?

Molts dels conflictes que porten a la insatisfacció personal a la nostra vida tenen a veure en que allò que fem és important per a altres persones i no per a nosaltres. Aquesta pregunta t’ajudarà a decidir si el que faràs és realment important per a tu o ho és per a una altra persona. No et diré que només facis el que és prioritari per a tu i que abandonis el que no ho és avui mateix, però sí que et faré reflexionar sobre el valor que té allò que estàs a punt de fer.

Tenir clar què és el que és prioritari del teu dia o de la teva setmana t’ajudarà a saber a què has de donar-li importància amb una preparació adequada tant d’ànim com de temps i recursos. També t’ajudarà a tenir clar què és el que els imprevistos no podran prendre-li el lloc, això evitarà que el que és urgent allunyi el que és important de la teva agenda, que és un dels problemes més greus que solem tenir en la nostra vida personal i professional avui en dia . És veritat que tot passa molt ràpid, però si saps què és el que és important podràs complir això que recomana Víctor Küppers de …

El més important és fer que el més important sigui el més important

Fer-te aquesta pregunta també t’ajudarà a reflexionar sobre si el que faràs té a veure amb els teus objectius o forma part dels objectius d’una altra persona i, finalment, t’entrenarà a dir NO, que és una cosa a la que massa vegades li donem molt poca importància i que pot ser la clau de la nostra satisfacció personal.

Cuida que dir sempre que SÍ, no suposi dir NO a coses a les que ja havies dit que SÍ

Tinc el temps per fer-ho?

M’agrada molt fer-me aquesta pregunta. Quan em plantejo fer alguna cosa, el que sigui, sempre me la faig. Quan es tracta d’una cosa que ja he fet abans, tinc bastant clar quant de temps necessitaré per fer-ho, però hi ha vegades en que alguna cosa del que he de fer no ho he fet abans … Llavors què? Com faig el càlcul? Doncs és fàcil, faig un càlcul aproximat, en el meu cas -perquè em conec- intento fer un càlcul generós del temps que necessito. Com que sóc molt optimista i tinc la meva autoestima molt alta, abans solia cometre l’error de pensar que necessitava menys temps per fer alguna cosa nova del que després en realitat això em suposava, ara he après que si és una tasca que no conec bé, he de deixar-me més temps del que segurament acabaré necessitant. Fer això evita crear-me situacions d’estrès.

Anem a posar un exemple …

He d’escriure aquest article, sé que aproximadament hi invertiré un total de 4 hores en tots els passos que necessito perquè acabi estant penjat al meu blog. Això suposa dues opcions:

La primera és que trobi un temps de 4 hores a la meva setmana i el reservi per escriure el meu article. Hi ha setmanes en què això és possible, aleshores hi dedico un matí o una tarda a escriure’l, traduir-lo, editar les imatges i penjar-lo a la meva web. Però hi ha setmanes en què això no és possible, com aquesta, per exemple. Llavors el que faig és dividir tot el procés que acabarà suposant que l’article estigui penjat al meu blog en tasques més petites que suposin menys temps. En el meu cas les següents:

• Fer el guió o esquema del contingut (15 minuts), que vaig fer ahir a la tarda a última hora.
• Escriure l’article (2h), que estic fent aquest matí.
• Editar les imatges que il·lustraran l’article, (15 minuts), que faré després de dinar i abans d’anar-me’n a les meves classes d’aquesta tarda.
• Traduir l’article de castellà a català o viceversa (1h, 15 minuts), que faré demà al matí a primera hora.
• Editar els detalls finals (Caixa de subscripció que penso afegir-hi, snipet per al SEO i revisar enllaços) (15-30 minuts), que faré després d’acabar la traducció.

Aquesta idea la pots portar a projectes que suposin un temps molt llarg del qual no disposes d’una vegada en un sol dia, evitarà que  t’esgotis, evitarà que ho facis amb pressió i presses i et permetrà dedicar-li la màxima atenció a cada pas.

Pensa que començar alguna cosa que et suposa una hora quan només tens 20 minuts, no farà que, quan després reprenguis l’activitat, només li dediquis els 40 minuts restants, sinó que li dedicaràs més temps, perquè hauràs de recuperar el que havies fet, reprendre-ho, rellegir-ho o, fins i tot, tornar a preparar tot el que necessites per acabar-lo, això fa que el que abans haguessis fet en una hora acabis fent-ho en una hora i mitja. Això vol dir que has baixat la teva optimització del temps en un 50%. Mal negoci!

Tinc els recursos per fer-ho?

Què és el que necessites per fer aquest treball que has de fer? Tens les eines a mà? No? Doncs, aleshores, no comencis.

Qui més ha influït en la meva organització personal és sens dubte David Allen i el seu mètode GTD, però et diré que això ja m’ho havia ensenyat el meu pare feia molts anys, quan jo era petit i l’ajudava a reparar alguna cosa o a fer qualsevol de les feines de paleta o de bricolatge que feia a casa meva i que jo l’ajudava a fer sense molestar gaire. El que el meu pare feia sempre era preparar i endreçar totes les eines i materials que havíem de fer servir per fer el que haguéssim de fer. Un cop ho teníem tot a prop, llavors començàvem. Sempre em deia “Anar amunt i avall donant voltes no és treballar, és passejar”.

Doncs això és el que et recomano perquè li treguis el màxim de rendiment quan et posis a fer el que hagis de fer: prepara abans de començar tots els recursos que necessites, si no els tens, no comencis res. Et distraurà haver de buscar-los quan estiguis enmig de la tasca i empitjorarà la teva concentració; si això passa, la qualitat de la teva feina serà pitjor; si la qualitat de la teva feina no és bona, pot ser que acabis havent de repetir-la o que et guanyis una esbroncada d’algú -un client, un responsable, un company, un profe …-; en resum molt més temps.

Els problemes són el principal generador de temps perdut que has d’evitar, perquè per resoldre’ls necessitaràs recursos i el principal de tots és el temps.

Aquesta és una recomanació molt senzilla que si afegeixes al fet de simplificar i endreçar el teu espai de treball millorarà la teva concentració i, per tant, el teu rendiment, cosa que vol dir que faràs el que has de fer en menys temps.

Tinc l’estat d’ànim adequat per fer-ho?

Quin és el millor estat d’ànim per fer el que has de fer? Decideix-lo abans de començar.

Si jo escrivís aquest article sense l’interès per transmetre’t alguna cosa que a mi em funciona molt bé, sense ganes de seure a escriure, pensant que podria estar de compres o sense la calma que necessito per fer-ho, et garanteixo que l’impacte del que et recomano seria molt pitjor. Probablement em suposaria molt més temps escriure-ho perquè m’estaria aixecant a picar alguna cosa a la nevera per desconnectar -quan no cal que ho faci-, estaria pendent del mòbil -quan no espero que ningú em truqui i el puc tenir desconnectat-, o estaria escoltant de fons la tele que puc veure de lluny -quan no hi ha res a aquesta hora que m’interessi gens ni mica de tot el que fan a televisió-.

Ja saps que jo sóc dels que pensa que l’actitud sempre la decideixes tu.

No sempre pots triar què és el que has de fer, però sempre pots triar amb quina actitud ho fas

Per triar alguna cosa has de saber el que vols. Si vols una furgoneta per portar materials d’obra, no seria lògic que entressis en un concessionari de cotxes i en sortissis amb un esportiu. Doncs bé, abans de decidir quin és el millor estat d’ànim que necessites, has de tenir molt clar quin és el que millor afavoreix el resultat que vols aconseguir. Pensa-ho i sigues conscient, després tria tenir-lo.

T’imagines posant-te a estudiar un examen de mates repetint “no sé què faig aquí si és impossible que l’aprovi”? T’imagines trucant a clients per telèfon pensant “no vendré res avui”? T’imagines sent un futbolista que sortís al camp pensant “avui aquests ens en fotran cinc”?

I tant! Sí que t’ho imagines, perquè això passa cada dia en aquests àmbits i en molts altres. Sembla que no té bona pinta d’acabar amb un bon resultat, ni l’examen, ni la campanya de venda ni el partit de futbol. És clar, perquè l’estat d’ànim no és el que necessitem quan afrontarem aquestes circumstàncies i aquestes tasques.

Si faràs alguna cosa que requereix molta atenció quan estàs cansat, tingues per segur que el resultat serà pitjor que si ho fas quan estàs descansat; si vas a una festa després d’una discussió amb la teva parella, no et divertiràs com si hi vas enmig de somriures i complicitat; si jugues una final pensant que ets un perdedor, segurament acabaràs perdent-lo, a més de la teva autoestima …

Ahir mateix en acabar les meves classes de màrqueting a les nou de la nit un dels meus alumnes em va dir “Profe no he pogut entregar-te el treball d’avui, però ara quan arribi a casa m’hi poso i t’ho envio al Campus On line”. Jo li vaig fer diverses preguntes “¿A quina hora arribes a casa?”, “¿Quan arribis et posaràs a sopar?”, “¿Des de quina hora estàs treballant?”. La seva cara la resumiria amb un “Uffff”. Jo li vaig fer una observació, “Tens clar que aquesta nit no em posaré a corregir-ho, oi?”. Així que li vaig dir que ho fes aquest matí amb calma i amb molt millor ànim. Estic absolutament segur que hi guanyem tots; ell perquè obtindrà una nota molt millor; jo perquè veuré realment el potencial del meu alumne amb la seva feina; i la seva qualitat de vida, perquè espero que hagi après que per treure el màxim de rendiment al que fem hem de trobar el moment i l’actitud que millor resultat ens ajudaran a aconseguir.

Fes-te les quatre preguntes abans de començar a fer cap tasca i veuràs com millora el teu rendiment, la teva eficàcia, els teus resultats, dediques a això menys temps i  aconsegueixes major satisfacció personal.

Jaume Josa, novembre de 2018