Les 6 accions per processar i organitzar tot el que has de fer

Què significa PROCESSAR i ORGANITZAR el que has de fer?

Bàsicament el que vol dir és que tinguis molt clar què és el que hauràs de fer amb tot el que arriba a la teva vida.

Dit així pots pensar que les opcions per fer tot el que arriba a la teva vida són infinites. Només pensar en això dóna vertigen, ho sé, i el vertigen, les infinites possibilitats de resoldre el que sigui, és una font d’estrès. Per tant, el primer que farem serà que et convencis que no tens cap motiu per estressar-te amb això, senzillament perquè no tens infinites possibilitats, només tens 6 opcions per donar-li ordre a tot el que arriba a la teva vida. A tot el que arriba a les teves safates d’entrada.

Què són les safates d’entrada?

Del primer que cal parlar, encara que aquest no sigui el tema d’aquest article, és de les fonts des de les que t’arriben coses a fer a la teva vida. A això en diem tècnicament safates d’entrada. Aquestes són les fonts d’arribada de “coses a fer”. Cada persona té les seves, però n’hi ha algunes de les que avui en dia no en podem prescindir: el correu electrònic, WhatsApp, la bústia de correu que tens a l’entrada de casa teva … però a més n’hi ha d’altres que no sabem que ho són i que també compleixen aquesta funció, com per exemple, aquesta llibreta que portes a una reunió i en la qual anotes el que et suposarà fer alguna cosa; també la teva bossa o la cartera, on guardes aquests rebuts de pagament d’alguna cosa que potser després necessitis per a la comptabilitat de la teva empresa; o aquest calaix de la taula més propera a l’entrada de casa teva on hi vas deixant papers que algun dia endreçaràs … Si vols saber més sobre això, mira el vídeo que tens a la imatge en què jo t’ho explico amb més detall.

Només 6 accions per processar i organitzar tot el que arriba a les teves safates d’entrada

Com ja t’he dit les possibilitats de fer el que has de fer no són infinites, són limitades i són 6, només 6, ni una més. T’asseguro que en el moment en que tens molt clar en què consisteixen, la teva vida se simplifica i el teu estrès baixa moltíssim.

Jo era una persona que s’ofegava en un got d’aigua; a la qual tot li semblava complicat, fins i tot les coses més quotidianes i senzilles; que li donava vint voltes a tot abans de fer-ho i que sempre estava pensant en totes les possibilitats que tenia. Això em va portar a un nivell d’estrès insuportable i a emmalaltir per aquesta causa amb tan sol 18 anys, a allunyar-me de la meva família i els meus amics, a deixar de fer el que m’agradava per fer el que creia que devia, a centrar-me només en la feina i oblidar-me de la meva vida personal. En el moment en què vaig comprendre que només tenia sis opcions per processar i organitzar tot el que he de fer, et garanteixo que la meva vida es va simplificar i que vaig començar a adonar-me que podia decidir viure d’una altra manera i vaig triar aquesta: la que ara és la meva vida, en què faig sempre coses que m’agrada fer, en la qual m’he oblidat del que és estar estressat, tot i que faig moltes més coses que abans, i en la qual no deixo en segon pla res del que em dóna satisfacció personal.

Anem a veure quines són aquestes sis accions de manera molt senzilla …

Eliminar

Saps el que és la Síndrome de Diògenes? Segur que has vist imatges a la televisió d’alguna persona a la qual els serveis socials han hagut de rescatar pràcticament de casa perquè vivia envoltada d’escombraries en un estat total d’abandonament. Oi que tens una sensació de llàstima i tristesa per aquesta persona? Oi que penses que està malament del cap per viure entre les escombraries? Oi que només imaginar-t’ho et venen calfreds? Doncs bé, avui dia ja existeix el terme “Síndrome de Diògenes digital” que consisteix a acumular escombraries que ens arriben de manera digital, és a dir pel correu electrònic, encara que no ens interessi ni gens ni mica.

Jo he arribat a treballar amb professionals que tenien més de 15.000 correus a la safata d’entrada, més del 75% sense obrir. La majoria de tots aquests mails eren senzillament escombraries. La seva safata d’entrada de correu electrònic que, si probablement era la més important per a tots, era una casa plena de porqueria. Tenien Síndrome de Diògenes digital, en què l’única diferència és que com que la pudor és també digital, no la perceben pel nas, però al que fa olor és a estrès i a caos.

La solució més fàcil a aquest problema tan habitual avui en dia és a ELIMINAR. Fer-ho sense por, fer-ho per plaer, fer-ho gairebé impulsivament.

Jo rebo cada dia uns 100 correus, algunes vegades més i molt poques vegades alguns menys, i et garanteixo que cada vegada que reviso la meva safata d’entrada de correu electrònic acaba completament buida, fins que entri el següent correu. La clau no és que jo sigui un expert en organització personal i tingui molta experiència i perícia en PROCESSAR i ORGANITZAR, la clau està en què elimino la majoria de coses que m’arriben a les safates d’entrada. Amb l’experiència he adquirit l’habilitat de prendre molt ràpidament decisions sobre el que ha entrat en la meva safata d’entrada de correu electrònic i fer clic per enviar-ho a la paperera no només no em costa res, sinó que em fa sentir molt bé. Quan acabo d’enviar a la paperera, elimino sempre el que hi ha dins. La paperera no és una carpeta d’arxiu encoberta, és una porta a que el teu safata d’entrada estigui buida.

Per tant des d’avui mateix elimina tant com puguis del que t’arriba. No tinguis por, si algun dia ho necessites, només hauràs de fer una bona cerca a Google i ho trobaràs.

Exercici per ara mateix: obre la teva safata d’entrada del correu i treu les escombraries.

Ajornar

El meu pare em deia sempre “No deixis per demà el que puguis fer avui”, jo els dic als meus fills sempre “No facis avui el que potser demà no hagis de fer”.

No ens han entrenat a AJORNAR res. Està mal vist i hem rebut mil missatges al llarg de la nostra vida en el sentit contrari i ara arribo jo, t’envio els esquemes a passeig i et dic que ajornis. Ja sé que et xoca. Ja sé que penses que jo estic equivocat. Jo també ho vaig fer quan ho vaig llegir en un llibre de David Allen la primera vegada. Vaig pensar “Jo això no penso fer-ho mai. Jo no ho necessito.” I t’asseguro que és una de les claus per simplificar-me la meva feina i que la faig servir sense falta cada setmana.

Què és el que has ajornar? ¿Tot?

Per descomptat que no. El que és important i té data en què ha d’estar resolt no ho pots ajornar. El que és urgent, és probable que no ho puguis ajornar. El que sí has ​​d’ajornar -observa que he dit has de– és tot allò que és més que probable que si ho tractes més endavant et suposarà menys feina, generarà menys problemes o ja s’haurà resolt sol.

Per exemple, la resolució d’un conflicte. Sí, ja sé que això és difícil. Et diré que per a mi que era molt impulsiu ha estat una de les coses que més m’ha costat aprendre a fer. Però quan la vaig provar, em vaig penedir de no haver-ho fet abans. Si tens un conflicte i el tractes en calent, és més que probable que no el tractis amb la fredor i l’objectivitat que això necessita per fer-ho només en l’àmbit professional, per tant el que és probable que passi és que generis problemes afegits al conflicte. Aquests problemes, que tu mateix has generat per tractar malament, els hauràs de resoldre i això suposa temps i esforç. Ajornar és especialment útil quan has de mediar en un conflicte entre dues persones o dos equips. Demana’ls simplement que tinguin algun contacte per acostar posicions abans que tu intervinguis, deixa un parell de dies perquè el tinguin i veuràs com quan has d’intervenir, si és que ho has de fer, el nivell del terratrèmol ha baixat a un grau gairebé imperceptible en l’escala de Richter.

També pots ajornar la presa de decisions sobre alguna cosa que arriba a les teves safates d’entrada. Ja t’he dit que m’agrada buidar completament les meves safates d’entrada quan les reviso, així que no m’agrada estar dubtant sobre alguna cosa, això em porta temps i em distreu del que és important, així que jo he creat una carpeta a la meva aplicació de correu que he anomenat “Aquesta setmana no”. Tal qual. Tot el que em genera algun dubte sobre el que hauré de fer si ho faig en aquesta setmana ho refredo en aquesta carpeta fins a la següent. Et garanteixo que quan al cap d’uns dies la reviso, els temes que havia enviat a aquesta carpeta en el 95% dels casos -sense exagerar- no em suposen fer res de res. Molts els elimino i altres s’han resolt sols.

Aquests petits trucs relacionats amb AJORNAR t’estalvien molt de temps i et converteixen en una persona molt més eficaç i productiva. Per tant, millora la teva autoestima i guanyes espais de temps per fer millor altres coses o per a aquelles que et proporcionen més satisfacció personal.

Exercici per ara mateix: crea a la teva aplicació de correu electrònic la carpeta “Aquesta setmana no” i comença a usar-la immediatament.

Delegar

Una altra de les coses per a les que no estem programats.

Sempre ens han bombardejat a missatges perquè siguem autosuficients, perquè resolguem tot el que ens arriba sense necessitar d’altres persones i ara arriba el moment de DELEGAR i no en tenim ni idea de com hem de fer-ho.

Et diré que, per la meva experiència, és el que més persones de les que assessoro em diuen que és el que més els costa. Per tant, no t’espantis si a tu et passa el mateix. No ets rar, tranquil.

Quan explico què és DELEGAR sempre dic el mateix: no té res a veure amb passar-li el mort a un altre. Res d’això. Té a veure amb obtenir el millor resultat possible i amb transmetre confiança a aquelles persones que formen el nostre equip, tant a nivell personal com a nivell professional.

Qui és la persona que millor resultat obtindrà? Si la resposta és que qui ho farà millor millor ets tu, ho has de fer tu; però si la resposta és que serà una altra persona, has de delegar-ho en ella.

Sempre dic que, si quan arribes a aquesta pregunta, la resposta és que ningú ho farà tan bé com tu, has de començar a canviar de casa perquè hi càpiga el teu ego perquè s’està convertint en un monstre i aviat et devorarà a tu i als que estiguin a prop. Baixa els teus fums, ja.

Una de les excuses que moltes persones em donen per no delegar és que ho fan per no molestar als altres. Jo sempre dic que això és privar-los de la possibilitat de demostrar el seu talent i que sens dubte és una mostra de poca confiança en els que formen el teu equip. Compte, perquè això es paga car.

Si vols saber-ne més, mira el vídeo que trobaràs enllaçat a la imatge o llegeix el post en què ampliava aquesta acció.

Exercici per avui mateix: delega alguna de les tasques que anaves a fer avui a una persona que pensis que ho farà millor que tu. Tria una tasca professional o fins i tot una tasca personal. Veuràs con de bé fa que et sentis

Arxivar i incubar

Et parlaré d’aquestes dues accions juntes perquè ho entenguis millor.

Ja veuràs com és molt fàcil.

Has d’ARXIVAR allò que no hauràs de revisar si no passa res extern a tu. Per exemple, la garantia de la rentadora. Quan compres un electrodomèstic va amb la garantia, segurament quan la instal·les la treus de l’embalatge i la guardes en un calaix on has la resta de garanties d’altres electrodomèstics. Si no passa res estrany amb la rentadora, aquesta documentació no la necessitaràs mai. Això que has fet és ARXIVAR.

Has d’INCUBAR allò que sí que et caldrà revisar de manera periòdica per no perdre el control del que al final vols aconseguir. És el cas de tot el que té a veure amb un projecte personal o professional. Imagina que entre els teus projectes hi ha el de fer un viatge a París a l’estiu amb la teva parella. Segurament miraràs a internet pàgines web d’agències, de vols, de visites possibles … d’això t’anirà arribant informació al correu electrònic. El que has de fer és crear una carpeta a la teva aplicació de correu per a cada projecte. A aquesta ara li diràs “Viatge a París”. En aquesta carpeta aniràs incubant tot el que té a veure amb el teu viatge, de manera que quan arribi el moment de prendre decisions, podràs obrir-la i trobaràs allà tot el que has anat recopilant per prendre-les i acabar decidint el millor viatge possible a París. Com veus, en aquest cas, ets tu qui revisa en funció de les dates del teu projecte.

Altres exemples d’INCUBAR serien la preparació d’un examen, un curs d’alguna cosa que estàs fent, un projecte professional en què estàs implicat, la informació que sempre t’arriba d’un bloc al qual estàs subscrit. Per a cada un d’aquests temes cal crear una carpeta a la teva aplicació de correu electrònic i quan això arribi podràs processar-ho desant aquest correu a la carpeta corresponent. Veuràs com la teva safata d’entrada de correu electrònic es va buidant i evites la Síndrome de Diògenes digital del que parlàvem al principi.

Exercici per a aquesta setmana: decideix quines carpetes necessites tenir al teu correu electrònic per als projectes que tens en marxa i comença a ARXIVAR allò que no hagis de revisar i a INCUBAR allò que sí que has de revisar.

Fer

I arribem a l’última de les accions. Què és el que de veritat vol dir FER al segle XXI?

Doncs sí, aquest concepte, com tantes altres coses, s’ha complicat en els nostres dies. Abans FER significava complir les ordres que algú et donava. Calia fer això en la forma com sempre s’havia fet o en la forma en què et deia que calia fer-ho el que manava. Però avui en dia això ja no és així. La major part de coses que hem de fer no són ordres, sinó que són decisions que hem de prendre sobre el que ens arriba a les safates d’entrada.

Imagina que vas a una reunió en què es parla de diversos temes. Tu prens notes d’això que es diu i arribes a la conclusió que del que s’ha dit es deriva que tu has de començar a fer alguna cosa. És més que probable que ningú t’hagi dit el que has de fer i com ho has de fer, per tant, en el teu cas, FER suposa, a més, decidir tot el procés que et portarà a aconseguir el resultat que tu esperes. Això vol dir que decidir què és el que faràs i com ho faràs també s’ha convertit en una feina i aquesta feina que caldrà FER suposa temps que hauràs de tenir en compte a  la teva agenda.

El mateix podria passar a partir d’un correu que t’arriba. En el correu no hi haurà ordres clares i concretes, segurament. Pot ser que sigui una informació. Tu hauràs de decidir si aquesta informació suposa FER alguna cosa i com ho faràs. Tornant a l’exemple del viatge a París, imagina que t’arriba una oferta de vols barats a capitals europees. Aquesta informació pot suposar que hagis de entrar en una pàgina web, que hagis de mirar un planificador de vols i que acabis enviant un correu, que d’aquest correu hagis de rebre’n una resposta i acabar fent un pagament amb targeta de crèdit. Observa que això són cinc accions que cal FER.

Tenir en compte que segurament suposarà fer diverses accions fa que el temps que vam decidir dedicar a un projecte, tant si és personal com si és professional, sigui molt més ajustat a la realitat del que al final caldrà FER.

Un consell més: tot allò que arribi a les teves safates d’entrada i suposi fer alguna cosa que t’ocupi menys de 2 minuts fes-ho i treute’l de sobre. Si trigues menys temps a fer-ho que a processar-ho i organitzar-ho és millor fer-ho en el moment que complicar-se la vida. La mesura de temps de dos minuts és orientativa, és clar. Per exemple, reps un correu o un whatsapp d’un amic teu en que et convida a anar a dinar el diumenge a casa seva. Incubar aquest correu a una carpeta que es podria anomenar “Afers personals” o “Caps de setmana” per després revisar-la la tarda junt a altres carpetes, és molt més complicat i suposa més temps que contestar el correu immediatament i dir-li que acceptes i que us veieu el diumenge a les 12 a casa seva o que gràcies, però fas una altra cosa.

Si vols saber més sobre el que significa FER avui dia, tens aquest post en que t’ho explico amb més detall.

Exercici per fer quan revisis el teu correu electrònic: ¿quines coses són les que pots fer en menys de dos minuts? Fes-les i treute-les de sobre.

___________

Com has vist, en només sis accions has resolt com pots buidar completament les teves safates d’entrada. Jo he utilitzat sobretot l’exemple del correu electrònic, per dur a la pràctica el que t’he dit a safates que són físiques, només cal que en lloc de pensar en carpetes virtuals, pensis en carpetes reals o arxivadors i ho tens resolt.

T’aconsello algunes idees:

• Que els endrecis de manera senzilla i fàcil per ordre alfabètic del nom dels projectes.
• Que tinguis més a prop d’on facis la revisió  el que has de INCUBAR que el que has de ARXIVAR, recorda que el primer ho revises freqüentment i el que arxives només si passa alguna cosa.
• Que defineixis molt bé cada pas del que has de FER i l’anotis a la teva agenda en dies o setmanes concretes
• Que revisis les carpetes on incubes el que hagis decidit AJORNAR
• Que prenguis nota de en qui  has  DELEGAT el que sigui i apuntis a la teva agenda el seguiment d’això que hagis de fer.
• Que et compris una paperera molt xula per utilitzar-la moltíssim més i ELIMINAR tant com puguis.

Jaume Josa, novembre de 2018