7 passos per gestionar fàcilment el teu correu electrònic

Avui et parlaré d’una cosa que als meus clients els preocupa molt i que manegen fatal: el correu electrònic.

He vist safates d’entrada de correu electrònic de professionals amb milers de correus ficats allà, que absolutament ningú podia manejar. En aquest munt d’escombraries informativa hi havia de tot, com en un abocador, coses que eren simplement un fàstic que calia tirar definitivament, però també, i això és el pitjor, correus importants de molt valor, que s’han perdut en el munt de escombraries en què s’havia convertit la safata de correu electrònic.

Compte amb la Síndrome de Diògenes.

És probable que aquest concepte et soni d’escoltar-lo alguna vegada en els mitjans de comunicació. Quan una persona viu envoltada d’escombraries i és incapaç de fer neteja, de desprendre’s de res, ni tan sols de les seves escombraries, té un trastorn que anomenem així.

Però avui en dia ja estem parlant de la Síndrome de Diògenes Digital, que es una variant del què et explicava en el paràgraf anterior, amb la diferència que el pateixen persones que no crec que mai surtin en cap informatiu per viure soles, desemparades i haver provocat una invasió d’insectes o un incendi per acumular deixalles en bosses de plàstic.

T’asseguro que molts dels meus clients ho patien i, a més, no ho sabien. Es tracta, com hauràs vist a l’enllaç, d’acumular porqueria digital, de no desprendre’s de res del que arriba al teu ordinador, de no fer mai neteja.

En el primer cas arribem a un problema de salubritat; en el segon arribes a un problema d’eficàcia. En tots dos casos afectarà la teva qualitat de vida.

Quan acumulem milers de correus electrònics a les nostres safates d’entrada, fer neteja es converteix en una tasca titànica; és un esforç i un temps que no estem disposats a emprar-hi de cap manera i llavors el problema creix cada dia. Trobar alguna cosa que ens interessi en aquest abocador serà impossible, ens suposarà un temps enorme i ens donarà molta més feina.

Com que jo no vull cap d’aquestes coses per a tu, t’explicaré de manera molt fàcil com pots fer-ho per aconseguir dues coses:

  1. Que demà tinguis la teva safata d’entrada pràcticament buida o, com a mínim, només amb els correus que arribin aquesta nit a la teva safata d’entrada.
  2. Que, a partir d’això, de tenir pocs correus a les teves safates d’entrada -o al menys una quantitat manejable-, puguis evitar tornar a caure en aquest caos.

Primer, la teva safata de correu buida en dos minuts.

Si la teva safata de correu electrònic té centenars o milers de correus i només de pensar en ordenar-la et dóna la perspectiva per davant d’una pila de hores avorrides, t’aconsello el següent:
Crea una carpeta en el teu gestor de correu amb el nom “Correus anteriors a … la data d’avui” i envia tots els correus a aquesta carpeta fins que la d’entrada estigui completament buida.
Com a molt et diria que processis els de l’última setmana com t’ensenyaré a continuació.

Segon, gestiona la safata d’entrada perquè mai no tornis a estar en aquesta situació.

El meu objectiu és que el que t’ha passat no et torni a passar, que no tornis a estar amb milers de mails sense processar ni organitzar a la teva safata de correu com si fos aquest abocador d’informació on perdràs, el més important, el teu temps, el teu ànim, la teva motivació i la teva qualitat de vida.

Somhi, doncs.

Unifica la gestió dels teus comptes en una sola aplicació.

Obrir i tancar aplicacions és una pèrdua de temps i d’energies molt alta, perquè ho has de fer diverses vegades al dia i perquè suposa estar obrint pàgines diferents al teu ordinador.

Si tens molts comptes de correu que gestionar t’aconsello que els gestionis totes des d’una sola aplicació com Outlook, per exemple. Evitaràs obrir molts gestors de correu i des d’una “base d’operacions” els gestionaràs tots. Això estalvia temps.

Jo tinc més de 15 comptes de correu diferents que he de processar i organitzar de manera inexcusable cada dia diverses vegades. Només imaginar que hagués d’obrir aquest nombre d’aplicacions de correu ja em fa vertigen. La meva productivitat baixaria en picat i perdria la meitat de la meva jornada laboral en això. Impossible.

Elimina moltíssim més el que fins ara has eliminat.

El teu problema per arribar a acumular tot aquest munt d’escombraries al teu compte de correu ha estat perquè no tires tot el que hauries de llençar. Si ho haguessis tirat, ara aquest post t’interessaria molt poc.

Elimina tant com sigui possible, és a dir llença el que no t’interessa MOLT. Elimina sense parar, veuràs la quantitat de porqueria que deixa de conviure amb el que és important. No tinguis por a eliminar, som al segle XXI, si alguna cosa la necessites més endavant la trobaràs fàcilment.

La manera en què jo elimino és: si dubto, ho tir-ho. O m’interessa moltíssim o ho tir-ho. No m’agrada guardar res de res que pugui ni remotament ser escombraries. Això m’ocupa temps, ocupa la meva ment, em porta temps prendre decisions que no vull prendre sobre tonteries i a això no n’estic disposat.

Si vols estar més segur@ del que elimines t’aconsello una cosa: tingues clar a on vols anar, és a dir, tingues clara la teva perspectiva, almenys a tres mesos vista. Si ho fas, et donaràs compte que és més fàcil decidir el que t’allunya del “lloc” al què vols anar.

Crea subcarpetes i dóna’ls-hi noms clars.

Les dues coses són importants. Per començar a organitzar, les subcarpetes en els teus comptes de correu seran clau. Tindràs organitzat fàcilment el que vols arxivar o incubar en elles (Si vols saber la diferència entre arxivar i incubar, mira el vídeo d‘aquest enllaç.)

A la imatge anterior del meu correu electrònic veuràs que jo he creat la carpeta EXPERTS, que són persones a les que segueixo perquè el contingut dels seus blocs m’interessa molt professionalment. He creat una carpeta per a cada un d’ells i quan m’arriba alguna informació seva, l’arxivo a la subcarpeta corresponent. Posteriorment, quan necessito informació sobre, per exemple, Linkedin, vaig a la carpeta d’Inge Sáez i allà la trobaré.

Crea la carpeta “Aquesta setmana NO”.

No és broma. Aquesta és una carpeta molt útil per AJORNAR les teves decisions sobre alguna cosa o per deixar que alguna cosa “es refredi”. Et sorprendrà la quantitat de vegades que això no ho has de fer una setmana després i el tires a les escombraries perquè has aclarit perfectament si t’interessa -i ja has arribat a la conclusió que no és així- o perquè en aquesta setmana s’ha resolt “sol”.

Crea ara mateix la carpeta “Aquesta setmana NO ho miro”. A la qual enviaràs tots els correus que dubtes com processar o si no estàs segur@ si pots eliminar.

“Pendents”, una altra de les carpetes que farà la gestió del teu correu més fàcil.

En el meu correu no hi falta la carpeta amb aquest nom a la qual hi envio els temes que, pel motiu que sigui, ara no puc resoldre. Manca de temps, manca d’informació, falta de motivació, algun dubte pendent que he de resoldre a curt termini … És igual el motiu. Per no entretenir-me molt de temps quan processo el correu electrònic, el que faig és enviar a aquesta carpeta tot el que ara no puc resoldre.

Compte, que el que enviis a la carpeta “Pendents” no suposa que ja ho tens arxivat o incubat, només suposa que ho has AJORNAT, que no està malament, però et recomano que a la teva revisió setmanal li donis una mica de temps i decideixis què fas amb el que has col·locat en aquesta carpeta. Veuràs com uns dies de perspectiva (o unes hores) són molt útils per decidir de manera més fàcil.

Que all que has de FER no estigui al teu cap, sinó a la teva agenda.

Del que hagi arribat a la teva safata d’entrada hi haurà correus que et suposaran FER ALGUNA COSA. Si no vols que això sigui una font d’estrès immanejable, t’aconsello que quan estiguis davant del teu correu electrònic ho facis sempre amb la teva agenda a la banda, per anar anotant-hi tot això que des d’un correu suposa que hagis de fer alguna cosa.

Apunta-ho tot, per petita que sigui l’acció. Si dijous vinent has de trucar a l’Anna, apunta a la teva agenda, al dijous, “Trucar a l’Anna”. No pensis que ja ho recordaràs. Això mai.

Amb aquests senzills set passos, t’asseguro que buidaràs la teva safata d’entrada, amb el primer, i amb els altres sis la manejaràs molt millor a partir d’avui mateix. Saps que vull que la teva vida sigui cada dia millor, ja que deixarem de banda per sempre la Síndrome de Diògenes Digital i a aconseguir que el correu electrònic el gestionem de manera ràpida i senzilla, sense acumular escombraries.

Jaume Josa