8 idees per convertir la teva agenda en la teva eina principal d’organització.

Avui t’explicaré com pots convertir l’agenda en l’eina principal per evitar l’estrès, per tenir en tot moment sota control el que has de fer i per millorar el teu sistema d’organització personal cada setmana.

He dit millorar la teva organització cada setmana. COMPTE, que ho dic de debò. Saps el que això significa? Que cada setmana pots millorar la teva qualitat de vida, ni més ni menys. Imagines el que pot millorar la teva vida en un trimestre? I en un any? ¿I en deu?

Primer de tot, recorda com ha de ser l’agenda perfecta. Una bona agenda t’ajudarà molt més del que imagines; una agenda mediocre t’ajudarà menys i una mala agenda et generarà estrès, t’enviarà missatges que no t’ajuden i incrementarà la teva sensació de descontrol.

Anem a veure com pots fer-ho en 8 passos.

1. Apunta-ho tot.

Tant el que és personal com el que és professional. Si és important, anota-ho a la teva agenda; si no vols oblidar-ho, anota-ho a la teva agenda; si suposa temps, anota-ho a la teva agenda. Perquè la teva agenda t’ajudi, tu has d’ajudar la teva agenda, així que, si anotes a la teva agenda tot el que suposi una mica de temps, podràs entrenar-te a calcular cada vegada millor el que has de fer i el temps que et suposa fer-ho . Tindràs cada vegada més informació sobre la teva capacitat de producció.

2. Reserva’t temps per FER.

No només es tracta d’apuntar com si el teu temps fora il·limitat; es tracta d’apuntar el que has de fer i de donar-li temps per fer-ho. Per exemple, si apunto vint coses i cadascuna d’elles em suposa mitja hora fer-la (que no és molt), he de ser conscient que això suposa ’10 hores de feina! que segurament no tinc. Si només apuntes sense calcular, arribaràs al final del dia amb un estrès insuportable i amb la insatisfacció de que no compleixes el que et compromets a fer. Malament tot. No és que no compleixis, és que calcules malament el temps que necessites per fer-ho. Entrena’t a calcular millor cada setmana i veuràs com a el final no en falles ni una.

3. Descriu molt bé allò que has de fer.

Al segle XXI una de les tasques que hem de fer és justament aquesta: descriure molt bé en què consisteix el que has de fer. La major part de les vegades no t’arribaran les ordres del que has de fer perfectament definides, sinó que seràs tu qui hagi de concretar què és el que finalment has de fer, quina és la tasca concreta que a la fi acabaràs havent de fer.

Imagina que vas a una reunió, en aquesta reunió es parla d’un munt de coses, no de totes elles sortirà alguna cosa per fer, així que el primer serà seleccionar el que finalment t’afecta a tu. Un cop fet això, convertir-ho en accions que puguis apuntar a la teva agenda.

Trucar l’Anna; enviar un mail al Josep amb la informació del projecte; escriure l’article per al blog; editar imatge en Canva per l’article … Tot això són accions concretes que jo normalment apunto a la meva agenda. No trobaries mai anotat alguna cosa com “Projecte” o “Conferència”. És massa general i no t’ajuda a alliberar la teva ment del que cal fer.

4. Marca amb una creu a l’inici el que hagis fet.

Un dels majors plaers que hi ha en apuntar tot a la teva agenda és el de marcar com a fet el que vagis fent. No és només una qüestió de “plaer personal”, és una cosa molt útil. T’ajuda a tenir sempre present el fet i el que falta per fer; t’entrena a conèixer-te cada vegada més i a saber què és el que més et costa fer i el que fas més fàcilment; et suposa una pujada d’autoestima.

Molts dels meus clients pensaven que no feien res i això els desgastava. Quan han arribat a treballar amb mi i hem treballat amb l’agenda s’han adonat que el que passava és que no anotaven tot el que feien i que ni tan sols eren conscients de la quantitat de coses que feien perquè simplement no les apuntaven.

Així que marca amb una creu el que has fet i tindràs una radiografia molt clara de tot el que fas. Amb una creu n’hi ha prou, no ratllis a sobre del què has apuntat o no podràs revisar de manera fàcil.

5. Marca amb un “No” el que no hagis fet.

Tan important o més que saber el que has fet és tenir molt clar el que no has pogut fer. Si no ho has pogut fer i estava apuntat, hauràs de fer-ho en un altre moment, així que no pots oblidar-te d’això o tindràs algun problema i els problemes sempre són més temps afegit.

Jo el que faig, en cas que no hagi fet alguna cosa del que tenia anotat, és posar davant de la descripció de la tasca un NO en un cercle. Això em permet visualitzar molt ràpidament i de manera molt senzilla el que hauré de recol·locar en un altre dia o en una altra setmana.

Els imprevistos solen fer saltar algunes coses de la nostra agenda a altres dies. Això és normal i no ha de suposar un problema molt greu. T’aconsello que no ho visquis com un fracàs personal, no exageris. Només es tracta de recol·locar. L’important és no oblidar-se de això.

6. Tingues molt clares les teves “Finals” del dia o de la setmana.

En el punt anterior hem parlat una mica dels imprevistos. Aquests són la causa principal que algunes de les tasques que tenim anotades a la nostra agenda saltin a altres dies. Conviure amb els imprevistos és alguna cosa a la que t’hauràs d’acostumar, així que no val la pena queixar-se pels que tens. El més important és que aquests imprevistos -si no són molt greus- no facin saltar el que és veritablement important del que has de fer en el teu dia o en la teva setmana. Per tant, el primer que cal tenir clar és el que és realment important del teu dia o de la teva setmana. Les teves “Finals” no es poden ajornar i hauràs de jugar-les passi el que passi, així que no les perdis de vista.

7. Revisa cada dia vàries vegades el que has de fer.

De revisions diàries n’hi ha diverses al llarg del dia. Jo et recomano que en facis una només començar el teu dia per tenir una perspectiva del que has de fer i, especialment, de quina és la “Final” d’aquest dia, és a dir, el més important i preparar-ho molt bé. Però també per tenir el control de tot el que has de fer.

Un cop acabis matí et recomano fer una altra revisió de control per veure el que has fet del que havia previst, si hi ha hagut algun imprevist i preveure el que saltarà a un altre dia -t’asseguro que decidir el que saltarà a un altre dia t’ajudarà a evitar l’estrès i a deixar de creure’t que pots arribar a tot-.

Finalment et recomano una última revisió a la fi de el dia però mai abans d’anar a dormir, quan dic a la fi de el dia em refereixo a la fi de la teva jornada laboral -abans de sopar, per exemple-.

8. Revisa cada setmana.

Aquesta és la revisió clau del teu sistema d’organització personal. Si la fas com jo et recomano en aquest vídeo, el teu sistema millorarà cada setmana i això és moltíssim per a qualsevol sistema. Millorar la teva qualitat de vida, la teva productivitat, la teva eficàcia, la teva gestió del temps, el teu coneixement de tu mateix cada setmana és absolutament un èxit.

Tria un dia de la setmana -jo la faig els divendres- dedica-li una mitja hora i revisa el que ha anat molt bé de la setmana que acaba. Un cop ho tinguis clar, fixa el que has fet perquè això hagi anat tan bé. Quina ha estat la clau de l’èxit? Un cop la tinguis, repeteix-la cada setmana. Després observa el que podria haver anat millor de la setmana que ha passat. Quina ha estat la causa de que això hagi anat malament? Què faràs diferent la propera setmana? I agafa amb tu mateix el compromís de fer-ho diferent.

Finalment, mira com serà la teva setmana pròxima. Quin és la teva “Final” de la setmana? Com la prepararàs? Què faràs perquè surti molt bé? Hi ha algun dia que sigui especialment complicat? Com faràs que ho sigui menys? Hi ha alguna cosa personal a la pròxima setmana que sigui exclusivament per al teu plaer i el teu benestar? Si no n’hi ha cap, tria alguna cosa del que t’agrada, dóna-li temps i reserva’l a la teva agenda. No oblidis que com millor estiguis tu, millor professional seràs i millor qualitat de vida tindràs.

Jaume Josa.