Com buidar la safata d’entrada del teu correu electrònic de manera fàcil

Avui parlarem d’una forma de buidar la safata d’entrada del teu correu electrònic sense complicar-se la vida.

Quants correus tens a la teva safata d’entrada? Aproximadament. Tampoc cal que siguis exacte. Si el que penses és que n’hi ha molts i jo ara et dic que per començar has d’aconseguir buidar completament les teves safates d’entrada, es produirà un curtcircuit a la teva ment. Com nassos ho faig per eliminar tots aquests correus, sense passar-me tres dies, que no tinc ni vull dedicar a això, per fer-ho? Per la meva experiència et diré que aquest sol ser un obstacle molt gran en la implantació del teu propi sistema d’organització personal. És el primer filtre i molts no passen d’aquí. Són els que un dia pensaran que haurien d’haver dedicat aquests tres dies a buidar el seu correu electrònic, però ja estaran atrapats per l’estrès. Et diré una cosa. Els entenc. Jo tampoc em passaria tres dies mirant una pantalla plena de correus electrònics de fa anys. Per això t’explicaré el sistema que faig servir per simplificar aquest procés de buidatge al màxim amb els meus clients.

La importància de buidar completament el correu electrònic.

Buidar les safates d’entrada és una cosa extraordinàriament important en el teu sistema d’organització personal, per dos motius. El primer és perquè si queda alguna cosa en una safata d’entrada és que no ho has processat, l’has oblidat i alguna cosa calia fer amb això que no has fet. Encara que sigui llençar-lo a la paperera. El segon és que si ho mantens a la safata d’entrada -la que sigui, no només el correu electrònic- el tens també a la ment. Compte amb el que ha quedat allà i que no sé què fer amb això! Aquests recordatoris mentals són la major font d’estrès que pots tenir a la teva vida. Ja he parlat moltes vegades en els meus vídeos i en altres articles que intentar fer que la teva ment recordi sense parar no és un exercici de memòria, és un obstacle en la teva qualitat de vida. Buidar és buidar completament, tant les teves safates d’entrada com la teva ment. ¿Per què? Per guanyar eficàcia personal, per entrenar la teva autodisciplina, per centrar-te en el present i per estar al cent per cent en allò que has d’estar que és, ni més ni menys, que viure. La teva vida val la màxima atenció. L’única cosa que tens a la teva vida és l’instant que estàs vivint ara. Si t’ocupes en pensar el que has de recordar, estàs malgastant el teu present. Viu! Estigues atent al cent per cent, amb els cinc sentits, al que ara estàs fent! Evita que la teva ment se’n vagi al que caldrà fer -el futur- o al que havia de recordar-el passat-.

I si tinc la safata d’entrada amb més de mil emails?

Bé, si tens més de mil correus en aquesta safata d’entrada, tens un problema, això està clar. Però jo sóc aquí per resoldre-ho, no perquè t’atabalis encara més. Així que tranquil que et donaré les claus per buidar-la en menys de deu minuts, sense morir en l’intent i sense perdre res pel camí.

Als cursos que faig sobre organització del temps i en el meu TRAINING PRO que és un mentoring 1 a 1 per crear el teu propi sistema d’organització m’he trobat amb safates d’entrada absolutament saturades. No ja plenes, sinó a punt d’esclatar de correus electrònics. Recordo fa ja alguns anys la d’un enginyer d’obres amb responsabilitat en diversos ajuntaments que tenia 13.000 correus sense processar, i més recentment la d’un responsable d’àrea d’una multinacional de la formació que en tenia més de 4.300. En ambdós casos la major part d’aquests correus estaven sense obrir i el 80% dels oberts sense processar de cap manera. En casos així, imagina’t la cara que posen quan jo els dic que aquesta carpeta ha d’estar completament buida. Ja es desconnecten del curs o volen que els torni els diners del Training, perquè pensen que això no ho aconseguiran sense dedicar-li un temps que no tenen i que si tinguessin no voldrien dedicar a això. És normal. Jo també tindria aquesta sensació.

A l’original sistema GTD creat per David Allen, la recomanació seria Noi, és el que hi ha. Si vols això buit cal buidar-lo i si cal buidar-lo, reserva’t el cap de setmana per fer-ho. Jo ja he dit en el meu vídeo GTD a Mida que el sistema de David Allen em sembla massa rígid en alguns aspectes i aquesta rigidesa fa que en el procés d’implantació d’un sistema d’organització personal perdem a algunes persones que el necessiten, simplement perquè tenen en el camí obstacles que els semblen insalvables i llavors ho deixen i sobreviuen, o no, amb el que feien abans de conèixer GTD.

La meva experiència i la meva pràctica em diu que els experts estem per donar solucions fàcils i aplicables i que en aquesta fase inicial d’un sistema d’organització personal no et pots trobar amb alguna cosa insalvable perquè encara no estàs entrenat per fer-ho tan bé. Ja sé que em cauran les bufetades de part de tots els puristes de GTD, però passo molt dels que ja tenen un molt bon sistema d’organització personal, dels experts. Jo treballo per als que no ho són, per als que s’estressen, per als que no saben d’on treure temps per passar-ho bé i que ni se saben ni volen passar-se un cap de setmana sencer processant i organitzant una safata de més de mil correus.

És per això que jo recomano als meus clients un senzill procés extraordinàriament pràctic que ara t’explicaré en uns passos molt fàcils.

 6 passos per buidar completament la teva safata de correu electrònic.

Només sis que són els següents. Especialment indicat per a persones que tenen a la safata d’entrada una muntanya de correus electrònics que no poden manejar i que els fa perdre temps i eficàcia.

Pas 1.

Crea una carpeta que es digui “Correus abans de -i aquí li poses la data d’avui-”

Pas 2.

Envia tot el que tinguis a la safata d’entrada a aquesta carpeta. Sí, tot. No ho perdràs, tranquil.

Pas 3.

Demà t’aixecaràs amb la safata d’entrada buida. Veuràs quina sensació. Només hi seran els que hagin arribat des que vas enviar la massa de correus a la carpeta que has creat. Poquets comparat amb els que hi havia abans. Aquests sí que els processaràs.

Pas 4.

Quan vulguis, tinguis temps, t’hagis entrenat més o ho necessitis, t’ocupes d’aquesta carpeta “Correus abans de …”. Ho faràs de la següent manera:

  • Comença per eliminar a l’engròs. Si a la teva safata d’entrada hi havia tants correus que no has necessitat processar correctament i encara no t’han acomiadat o no estàs ingressat a la unitat d’atenció mental és que allà hi havia molta porqueria que no servia per a res. Així que allibera’t de la teva  Síndrome de Diògenes  del correu electrònic i llença molt a les escombraries. Elimina sense miraments, repeteixo. Veuràs quanta feina i quant de temps t’estalvies si comences per eliminar.
  • Per al que queda a aquesta carpeta “Correus abans de …” crea dues subcarpetes: una que es digui ARXIVATS i una altra que es digui INCUBATS. Molt fàcil, a la primera envia tots els correus de coses que has de guardar, que has de tenir controlades que t’han arribat, però que no has de revisar si no passa res estranyS’ARXIVA el que no cal revisar. I a la segona envies tot el que t’ha arribat que sí has de revisar. INCUBAR suposa guardar allò que hauràs de revisar, com els ous d’un niu, que has de tenir cura perquè, quan neixin, els pollets estiguin bé.

Pas 5. 

Ja tens tot molt més organitzat. Tens menys correus que mai a la teva safata d’entrada i has creat una carpeta a la qual han anat els que tenies abans de la data que hagis triat. Però ara no pots tornar a cometre la mateixa errada que ja vas cometre quan no sabies que podies fer les coses d’una manera millor. El truc de la carpeta “Correus abans de …” només el pots utilitzar una vegada, a la segona et cridarà No siguis gandul i processa. Estàs avisat. Per fer les coses de manera diferent i no tornar a necessitar aquesta carpeta-truc, comença a processar i organitzar el que arriba a la teva safata d’entrada de correu electrònic a partir d’avui de manera correcta.

Només tens 6 accions possibles que són:

  1. Elimina. La que més temps et donarà. M’interessa o no m’interessa? Ho necessito o no ho necessito? Respons i elimines el que tingui per resposta qualsevol dels dos NO.
  2. Ajornar. Crea una carpeta “Aquesta setmana no ho miro“. Totes aquelles coses que aquesta setmana no  revisaràs pel motiu que sigui. Quan facis servir bé aquesta carpeta, et sorprendràs de la quantitat de coses que ni arribes a a fer només per haver-ho ajornat una setmana. Recorda que aquesta carpeta la revises cada setmana.
  3. Delegar. El que és millor per al resultat final que facin altres persones i no tu. Anotes a la teva agenda una acció del tipus “Parlar amb … per delegar …”.
  4. Arxivar. Com et deia abans, tot allò que has de guardar però que ho has de revisar. Pots crear-te carpetes al teu correu electrònic amb el tema i s’ordenaran alfabèticament, no et compliquis la vida.
  5. Incubar. Tot el que has de guardar perquè ho has de revisar. Normalment seran coses relacionades amb projectes que tens, així que fes el mateix; crea carpetes i s’ordenaran alfabèticament.
  6. Fer. El que has de convertir en una acció va a la teva agenda directament expressat de manera que sigui clar i no et faci haver de recordar què era això. Inverteix temps en formular-te de manera clara i t’estalviaràs temps i mals de cap.

Pas 6.

Ja només et quedaria, per quan tinguis temps o ja estiguis més entrenat, organitzar la subcarpeta del que has incubat dels “Correus abans de …”. Fas el mateix que abans, vas creant subcarpetes segons vagis necessitant per organitzar el que has incubat de manera que, si mai ho necessites, el trobis fàcilment.

La teva safata d’entrada de correu electrònico buida.

Processar i ortanitzar només els correus electrònics que t’arriben de manera regular a la teva safata d’entrada no és tan difícil ni et suposarà tant de temps, si no tens afegits a aquesta safata tots els del passat. Ja veuràs com es converteix en un procés molt senzill que a poc a poc aniràs dominant i que faràs cada dia de manera més senzilla.

Ja no tens l’excusa, és que en tinc més de mil i no tinc temps per processar-los.

Jaume Josa