Alló que has de tenir en compte per comunicar bé el que sigui

 

El que has de tenir en compte quan t’enfrontis a una situació en què hagis de comunicar el que sigui és el que t’ajudarà a fer-ho millor, a comunicar molt bé i a influir de manera positiva en els que formen els teus equips tant de treball com personals.

Perquè puguis fer una bona anàlisi de la situació en què et trobaràs quan has de comunicar alguna cosa has de tenir clares quines seran les circumstàncies en què hauràs de fer-ho. Jo et recomano que, tant com sigui possible, controlis aquestes circumstàncies, però algunes vegades sé que no podràs fer-ho. Si és així, no li donis voltes; són només circumstàncies.

Anem pel que cal tenir en compte…

L’objectiu

En qualsevol cas, recorda el següent: el més important serà tenir molt clar quin és l’objectiu que tens quan vagis a comunicar alguna cosa. Sempre és interessant aturar-se a pensar en el “per a què”. Un cop ho tinguis clar, la resta surt sol i de manera fàcil.

Per exemple, suposem que tinc una reunió amb una persona del meu equip per recordar algunes coses de les que havíem pactat i que no s’estan complint. Jo tinc molts plantejaments possibles d’aquesta reunió, així que hi ha força possibilitats que entre totes en triï una d’equivocada. Si em plantejo abans quin és l’objectiu pel qual vull parlar amb aquesta persona, la cosa canvia, perquè he limitat les possibilitats que tinc a unes poques. Anem a veure algunes preguntes que t’ajudaran a formular l’objectiu:

• És realment molt important el que vull dir-li?
• Vull resoldre-ho definitivament o em puc permetre dedicar més temps al tema?
• Quina és l’actitud que preferiria que tingués aquesta persona quan jo parlés amb ella?
• Com puc facilitar que tingui aquesta actitud que m’ajudarà a mi?
• Què vull deixar clar?
• Quant de temps portem amb aquest problema?
• He parlat abans amb aquesta persona d’aquest tema?
• Quina és l’actitud que jo puc tenir perquè es resolgui més fàcilment?
• Quina és la relació que m’interessa tenir amb aquesta persona després d’haver-hi parlat?
• Quan vull tenir-ho resolt?
• Què i qui pot ajudar-me a aconseguir-ho?

Les respostes a aquestes preguntes t’ajudaran a definir el teu objectiu, que hauràs d’acabar formulant d’alguna manera. Pots fer-ho a nivell mental i ja està, i intentar recordar-ho o, si vols assegurar-te que no fiques la pota, apuntar-ho a la teva agenda o en algun lloc. El fet d’escriure obliga a posar en ordre les idees, reforça en la nostra ment l’objectiu i, a sobre, no hem d’invertir neurones en recordar-ho.

Un exemple pràctic

Suposem que la definició de l’objectiu és la següent:

“Vull aconseguir que la Patricia comprengui que no pot arribar més vegades tard a les reunions de l’equip perquè té un paper molt important i això envia el missatge als altres que no s’hi pot confiar.”

En la formulació he posat en cursiva diverses expressions de les que he escrit. Són les pistes clau

• Comprengui. Si vull que comprengui no vull que m’obeeixi. Són coses diferents. Per tant, això ja condiciona el to que tota la nostra conversa ha de tenir. Si ha de comprendre, l’he de convèncer.
• Més vegades tard. Això vol dir que ha arribat tard més vegades. Quantes? Una? Vint? Si és una, puc dir-ho a la sortida de la següent reunió o en un passadís o mentre anem a fer un cafè. Si són vint, al meu despatx, o en algun lloc que s’assembli al meu despatx. Si és una, però jo li dono molta importància, no cal que pregunti els motius. Deixant clar el que vull serà suficient i el to serà relaxat i ferm. Si són vint, imprescindible preguntar per què, no per la resposta, que em dóna absolutament igual, sinó perquè la Patricia sigui la que arribi a la conclusió que no té vint raons diferents. Si en té una de sola, per exemple, “no puc deixar de portar el meu fill a l’escola a aquesta hora”. La solució és fàcil i m’afecta a mi: canviaré l’hora de la reunió o explicaré a la resta de l’equip que he permès que la Patricia arribi una mica tard perquè no puc resoldre el seu problema.
• Reunions d’equip. Si he de cuidar el meu equip, he de tenir cura de la Patricia. Arrencar-li el cap com a un llagostí amb una bronca no facilitarà que entengui el missatge “això t’ho demano per respecte a tots els que formem l’equip”. En l’escala del respecte no arrencar el cap a algú és més important que evitar un retard.
• Paper molt important. La clau. Si té un paper molt important és que he confiat que el tingués i per tant ho mereix. Si no reforço que la Patricia té el valor suficient per exercir aquest paper tan important en l’equip, l’estic debilitant davant d’ella mateixa i davant dels altres. Això farà de la Patricia una persona menys valuosa i això no m’interessa.
• Confiar-hi. Vull confiar  en la Patricia, vull que els altres també hi confiïn, per tant, la conversa estarà dirigida a que la Patricia tingui confiança en si mateixa i en què podem resoldre el problema. Perquè els que formem l’equip puguem confiar-hi, la primera que ha de confiar en ella mateixa és la pròpia Patricia.

Es tracta només d’un exemple. Sé que podràs adaptar-lo a qualsevol circumstància comunicativa i a qualsevol objectiu que formulis seguint el mateix procediment.

El paper de les circumstàncies

Anem a veure les circumstàncies que pots tenir en compte quan comuniques amb Patricia o amb qui sigui i els aspectes paralingüístics que pots utilitzar al teu favor.

Aquí tens les circumstàncies que jo et recomano controlar, però sé que no sempre podràs fer-ho. No passa res si és així, però llavors intenta que vagin al teu favor i per fer-ho hauràs de saber “llegir” com condicionen la teva comunicació aquestes circumstàncies.

Què és el que diré?

Aquest és el primer condicionant. Si li demanaré a la meva parella que es casi amb mi, trio un lloc especial, no ho dic en el cinema mentre estem veient El silenci dels anyells o Star Wars, l’amenaça fantasma. Si ho faig, és clar que no ho oblidarà mai, però estic limitant molt les seves possibilitats d’expressar el que li ha semblat la meva proposta i que m’expressi amb la seva cara que el fantasma de veritat no és Darth Vader sinó jo.

Amb la resta de comunicacions passa el mateix. Per a un QUÈ cal triar la resta.

Recriminacions: al despatx. Llocs tancats i privats.

Felicitacions: llocs oberts. Amb vidre o en públic.

Notificació de canvis: a tots alhora, així evitem la rumorologia, i en llocs habituals per als que viuran aquests canvis.

Èxits: en llocs on es puguin gaudir sense problemes. Que facin volar papers!

Qüestions personals: entorns més personals i  amb proximitat.

Entrevistes de treball: sense taula al mig, seients iguals i no amaguis els papers que fas servir i el que anotes. Si a sobre convides a alguna cosa, millor.

Com ho diré?

De totes les possibilitats que tens de dir alguna cosa, tria la que millor convé als teus interessos. Si vols estalviar-te feina, no pots triar un COM que porta a més conflictes i a més reunions i a implicar més persones, amb les que també t’hauràs de reunir, … això és una cadena de despropòsits infinita. Perds temps, bon rotllo, energia, diners i al teu equip pel camí. Pregunta’t en el pla professional per a què et paguen. ¿Per resoldre problemes o per crear-los? No conec ningú que hagi contestat la segona opció. Però en el pla personal és el mateix. Amb els teus amics o la teva família què vols ser ¿qui no posa problemes o el que els crea?

On ho diré?

Un cop facis això que t’he comentat abans, fixar el teu objectiu, pots facilitar-lo triant el lloc adequat per comunicar en les millors circumstàncies o complicar-te la vida triant el lloc equivocat. Si pots controlar això, la teva feina serà més fàcil.

Pregunta’t si és millor per al que vas a dir una cafeteria o un despatx; la sala de reunions o el lloc on habitualment treballa el teu equip; un passeig o un cara a cara davant dels altres; … En funció de la resposta, actua.

En cas que no puguis triar. Fes una observació ràpida de l’espai. Estigues molt atent a tot el que influeix en la comunicació i, si l’espai l’ha triat l’altra persona, quines són les intencions conscients o no, que pretén crear per influir en la comunicació entre tots dos. Si les condicions són adverses per a tu, centra’t en el missatge que tu donaràs, que és l’únic que pots controlar.

Quan ho diré?

En els cursos que dono sobre comunicació, en les conferències i especialment en els assessoraments a organitzacions aquest és l’aspecte que més sorprèn. I a mi el que em sorprèn és que els sorprengui.

Un cop vaig donar un curs sobre comunicació per a una empresa. La formació al grup tenia 16 hores repartides en dues jornades maratonianes de 8 hores cada dia. Enmig, l’empresa havia programat un dinar en un restaurant i havia deixat una hora i mitja per dinar. Jo vaig intentar convèncer-los que això era molt perillós, que les dues jornades de vuit hores eren una burrada inútil i que l’aprofitament del curs en aquestes condicions baixaria molt, per tant, la seva inversió en formació es veuria perjudicada. Em van contestar que sempre ho feien així -gran argument per als que no tenen cap argument-, no em van fer cas i, com en aquella època jo estava començant, no vaig insistir massa -sí, responsabilitat meva, ja ho sé-. En algunes empreses -moltes- un tio que té un despatx es creu que per posar el seu cul en una cadira de pell ha fet un màster en pedagogia; en altres, que també fan coses com aquestes, simplement han de gastar en formació perquè els ho exigeixen acords amb els sindicats, però la veritat és que els importa tres pitos i quatre flautes l’aprofitament del que es faci. En fi … El resultat d’aquesta formació a la tarda era el mateix que si a mi se m’hagués ocorregut fer un curs de comunicació a la meva família la tarda del dia de Nadal després de menjar tres plats i els torrons. La mateixa.

Jo normalment em nego a fer formació a empreses els dilluns i els divendres. Són dies de baixíssim rendiment per a aquestes qüestions. Ho sé i, per tant, com no m’agrada perdre el meu temps, que és el més valuós que tinc, no les accepto. Jo em prenc molt seriosament el que faig i el primer missatge que envio als meus clients és “si no us servirà el que jo faré, no vull fer-ho”.

Per tant, quan puguis decidir el moment adequat per parlar una mica amb algú, tria també quan ho fas. Si tu ets al qual convoquen a una hora determinada, mira, escolta, llegeix bé els senyals comunicatius que t’envien. No per amargar-te, sinó per comprendre les condicions en què hi estarà el terreny de joc. Quin missatge t’envien quan et convoquen sí o sí a aquesta hora que saben que et va fatal? No ho ignoris i això farà que et preparis molt millor per al que et trobaràs, respondràs millor i comprendràs el tipus de joc que pots fer en aquestes condicions. És a dir, que, si el camp està enfangat i amb l’herba alta, oblida’t de jugar la pilota al primer toc i per terra, puntada de peu, endavant i a rematar de cap.

Jaume Josa, maig de 2016