Centrar-se en el problema o enfocar-se a la solució

 

Cinc passos per enfocar-se a les solucions a les reunions de treball.

 

Com tots els que treballem en equip he estat en un munt de reunions, més de 25 anys de reunions, així que les he vist de tots els colors. No parlaré avui de la dinàmica de les reunions, de la qual ja tens un vídeo que vaig penjar fa temps. Avui parlarem de ser eficaços i acabar resolent problemes, no engreixant-los i convertint-los en monstres.

Quan en una reunió de treball parlem i parlem del problema, tant si és en grup de molts com si es tracta d’una reunió a dos, l’única cosa que fem és donar-li voltes a això, al problema. Podríem teniren compte el següent:

  • El més probable és que els que estiguem reunits ja coneixem el problema.
  • Parlar del problema no el soluciona, com a molt ens consola o segurament només serveix per fer una mena de “Sálvame, especial empresa” (Sálvame és un programa de xafarderies del món del famoseig, per als que no ho sàpiguen).
  • Com més importància donem al problema, menys temps dedicarem a la solució.
  • Parlant i parlant del problema el vam convertir en un monstre gegant, quan potser només és una cosa normal que passi.
  • Si dediquem gairebé tot el temps al problema, quant de temps pensem dedicar a la solució? ¿Els últims cinc minuts?

 

Aquesta manera de tractar els problemes l’he vist no només en empreses educatives, sinó en qualsevol tipus d’empresa. He assistit a reunions en què, si hi ha cinc persones, les cinc tenen la necessitat d’explicar el seu punt de vista del problema, amb la qual cosa es multiplica el temps per cinc o més, perquè cada un afegeix detalls que no aporten res substancial i que només serveixen per engreixar la bèstia.

La meva recomanació i el que jo faig en els meus equips de treball, tant d’alumnes com de professionals, es pot definir amb aquests punts:

  1. Una persona -i només una- explica el problema en un màxim de deu minuts, rellotge en mà. No m’interessen els detalls menors i molt menys les xafarderies. Si el que ho explica no està implicat directament en el que ha passat, molt millor; però reconec que de vegades no és possible. Quan el que t’ho explica és part afectada, li demano repetidament que es cenyeixi als fets i no m’expliqui el dany emocional que això li ha fet. Molt millor dir “El problema que sigui em perjudica en això i en això altre”, que dir “jo em sento horrible quan passa això”. Els fets solen ser més fàcils d’explicar que el que un sent i s’exageren molt menys
  2. La resta del temps de reunió el dedicarem a trobar solucions.
  3. Ja hem definit l’objectiu, el PER A QUÈ de que algú m’expliqui un problema, que no és cap altre que trobar una solució. Els “per a què” de qualsevol cosa són extraordinàriament importants. Com ja tenim l’objectiu clar, de la reunió no sortirem sense una possible solució, sense una cosa que FER. Les reunions no són per parlar, són per FER. Això és el que canviarà les coses. Així que cal sortir amb alguna cosa que algú haurà de fer.
  4. Posem en marxa un brainstorming de solucions, que no és el mateix que un brainstorming a seques. En aquest cas el que fem és
  • Algú proposa una solució possible.
  • Sondegem quins serien els primers passos d’aquesta solució.
  • Ens plantegem si en algun moment aquesta possible solució xocarà amb un obstacle insalvable.
    Si no veiem que hi hagi aquest “mur” en el procés de la solució, anem a mort amb ella (Sense que després ningú digui, “ja us ho vaig dir”, si no funciona).
  • Si observem que sí hi ha un “mur”, comencem amb una altra possible solució.
  1. Algú, la persona més adequada, s’encarregarà de fer alguna cosa -aquest alguna cosa és el primer pas de la solució possible en què hem decidit creure. Després ja vindran altres passos.

 

Seguir aquest guió quan tenim davant un problema ens permet enfocar-nos a la solució possible -no sabrem si és la veritablement definitiva fins que la provem-, això genera un ambient de treball molt més positiu en l’equip ja que no ens passem l’estona plorant sobre el passat, sinó projectant el futur amb el problema resolt. A més, estalviem temps i ens convertim en un equip més eficaç.

No oblideu que ens paguen per trobar solucions, no per donar-nos un bany en els problemes.

Jaume Josa, abril 2016