Les claus perquè allò que has de fer ho facis molt bé

Hacer es uno de los pasos clave del control de tu sistema de organización personal, además es una de las 6 accions que pots fer amb el que arriba a la teva safata d’entrada. És veritat. Però ja tens molt clar el que vol dir de veritat fer? Saps com organitzar-te per el que has de fer de la forma més eficaç possible? Avui és justament d’això del que et parlaré.

On ubiquem FER en el nostre sistema d’organització personal?

Exactament és el cinquè pas del procés de control de tot el que hem de fer, el que el tanca. Primer vam començar per Recopilar tot el que cal fer a partir de tenir molt clares quantes i quines són les nostres safates d’entrada; en segon lloc Processem el que hi ha en elles i després Organitzem, que al meu sistema són passos que aconsello fer de manera simultània per estalviar temps, això és el que fas amb solament sis accions que explico en aquest senzill vídeo; un cop ja has processat i organitzat el que hi ha a les teves safates d’entrada, toca Revisar, que és el que fas cada vegada que, per exemple, mires la teva agenda o les teves llistes de projectes o aquesta carpeta que tens oberta en la qual està el teu projecte professional més apassionant. En aquest vídeo pots veure el que això significa quan parlem de la teva revisió diària i setmanal. I finalment arribem a l’últim pas: Fer. Ja tens tot sota control, ara el que toca és treure’s la feina de sobre sent el més eficaç possible.

Com podem ser molt eficaços a l’hora de fer?

Ja saps que jo sóc molt fan d’utilitzar l’agenda. Et recomano que li donis voltes a perquè ho sóc i perquè ho són tots els que podem considerar experts en gestió del temps. Et diria que per formar part de El Club dels que tenen Temps més que un carnet, el que cal és tenir una agenda a la teva mida. L’agenda perfecta, des del meu punt de vista és la que ja vaig explicar en un anterior post. Però ¿és suficient amb anotar-ho tot a l’agenda? ¿L’agenda perfecta et resol tot el que has de fer? La resposta és NO. Has de dominar la tècnica de fer perquè et converteixis en algú que puja de categoria en la seva eficiència i la seva eficàcia personal. Si vols ser un crac de la productivitat estigues atent que això t’interessa.

Defineix molt bé el que has de fer.

Al segle XXI la major part de tasques no ens arriben definides per endavant i això és un problema. És més que probable que la forma en què t’arriba el que finalment hauràs de fer no sigui gens concreta. Un correu, una trucada d’un client, una conversa amb una altra persona, una reunió, un sopar familiar, una nota del col·legi dels teus fills, un anunci de televisió, un flyer que ha arribat a la teva bústia … De qualsevol d’aquestes coses i de moltes més pot sorgir alguna cosa que després hauràs de fer o voldràs fer, però és evident que no et arribarà perfectament definit sinó que hauràs de ser tu el que el defineixi per després evitar que estigui en la teva ment amagat de forma poc concreta i vagi generant estrès en la teva vida.

T’explicaré el que jo faig, que em sembla la forma més fàcil d’explicar-ho.

Quan, per exemple, vaig a una reunió prenc nota del més important que hi passa. Ho faig en una llibreta de les que sempre porto i que hauràs vist en algun dels meus vídeos. Aquesta llibreta s’ha convertit en una safata d’entrada. Quan arribo a casa o al meu despatx o a una cafeteria Processso i organitzo el que he anotat d’aquesta reunió. El que m’interessa i decideixo convertir en una acció que acabarà a la meva agenda amb data i hora per fer-la ho defineixo com una acció concreta. Per exemple, contactar per mail amb Jordi Valls de l’empresa HC per concretar visita al seu despatx. Això és el que acabarà a la meva agenda. No em serveix escriure només Jordi Valls HC. Això no vol dir fer res. Un missatge d’aquest tipus obliga a la meva ment a recordar què és el que havia de fer amb Jordi Valls d’HC i la meva ment no és per això quan pot fer-ho molt millor la meva agenda. Ja sé que et sembla molt llarg, però és la manera que la formulació del que cal fer sigui concreta i clara.

Formular clarament el que has de fer és una part fonamental de fer i si no la fas, estàs deixant en l’aire en què consisteix això que al final acabaràs havent de fer.

Planifica allò que suposa fer el què ja has definit.

Ja has definit el que has de fer a partir del que t’ha arribat a qualsevol de les teves safates d’entrada. Ara toca donar-li el temps, triar i preparar els recursos i trobar l’ànim adequat perquè ho facis de la millor manera possible, amb el millor resultat que ningú pugui esperar. Per a això el que jo et recomano fer és que calculis el que això suposa. Et posaré un exemple que m’agrada molt utilitzar del món escolar i que segurament a tots ens serveix perquè tots hem passat per això.

La profe d’Història decideix que el dimarts dia 20 a la seva hora de classe a les 12 del matí posarà un examen dels temes 12, 13 i 14. La major part dels alumnes el que fan immediatament és anotar a la seva agenda escolar a la casella de dimarts 20, “Examen d’Història”. I ja està. Amb això només no fem res de res. S’acosta el caos. Les farmacèutiques que fabriquen píndoles contra l’estrès ja estan bavejant perquè allà hi ha clients potencials a mitjà i llarg termini. Però no et preocupis que això no et passarà perquè tu ho faràs molt bé. Segueix aquests passos:

  • Anota la data i l’hora de l’examen
  • Mira la quantitat de feina que aquest examen suposa i quantifica-ho en temps. Quantes hores?
  • Fes una llista dels recursos que necessites per estudiar-ho. Tens els apunts? Necessites algun material d’internet? Has de fer alguna pregunta a la profe per resoldre dubtes?
  • Decideix quin és el millor estat d’ànim que necessites per afrontar l’examen. Com t’ha anat aquest tipus d’examen en anteriors ocasions? Què has fet abans? De qui t’has envoltat per preparar-lo? Si ha funcionat, repeteix el mateix patró; si ha anat malament, canvia-ho completament.
  • Fixa a la teva agenda quan buscaràs i trobaràs els recursos que necessites.
  • Fixa a la teva agenda quan preguntaràs els dubtes a la professora
  • Situa les hores que necessites per preparar-ho a la teva agenda.
  • Compleix el que tu mateix has posat a la teva agenda.

Res no pot fallar si fas  els passos que acabe de veure. Si ets dels que pensa “Uf això és molt complicat”, tens un problema. No és complicat, és lògic, és eficaç, és pràctic. Quina és l’altra opció? ¿Deixar-ho fins a l’últim dia? ¿Improvisar? ¿Quedar-se amb els dubtes? ¿Arribar a l’examen havent dormit dues hores? Tu tries.

Aquest exemple de l’examen et serveix per a qualsevol qüestió professional, per a qualsevol tasca, per a qualsevol cosa que hagis de fer. Un examen, un pressupost per a un client, la festa d’aniversari de la teva filla o el viatge que faràs amb la teva parella a les vacances.

Tria molt bé a allò que dius SÍ i a allò que has de dir NO.

El meu últim consell per gestionar el que has de fer és que triïs molt bé els teus SI. Sembla més còmode dir Sí que dir No, però per a la teva vida no és així. Ho explico en un altre post que tens en aquest blog, t’aconsello que el repassis i t’adonaràs que dir NO és una de les coses que més productiu i més eficaç et farà ja que t’ajudarà a centrar-te en allò al que has dit SÍ. Si sempre dius Sí, no oblidis que estàs dient NO a la major part de coses a les que ja havies dit SÍ o a les que fan que la teva vida sigui viable … com ara a dormir 7 hores que és el que farà que la teva salut no es ressenti gens ni mica per falta de temps de descans que necessites.

Jaume Josa