Com identificar fàcilment el més important de tot el que has de fer

Molts dels meus clients i gairebé totes les persones a les que assessoro en els cursos que faig per a empreses em diuen que el seu problema són els imprevistos.
Manejar imprevistos sembla la cosa més difícil del món i sembla que sigui absolutament incompatible amb tenir una agenda ben planificada i que, de veritat, et serveixi per organitzar-te molt bé.
Però no és així. Avui et donaré algunes claus perquè aconsegueixis, com diu Víctor Küppers, que …

El més important és fer que el més important sigui el més important

Víctor Küppers

No utilitzis els imprevistos com a excusa.

Les excuses només serveixen per debilitarte i perquè no et posis a fer el que has de fer. Si el teu sistema d’organització falla és que alguna cosa fas malament. Com et deia a l’inici d’aquest text, d’imprevistos n’hi ha sempre i a pràcticament totes les feines i, a més, et diré que també depenen de la teva vida personal. Per exemple, si tens fills petits o pares grans el teu percentatge d’imprevistos possibles a la setmana augmenta. En qualsevol cas, els imprevistos són inevitables i, a més, com el seu nom indica, no es poden preveure, però sí que es poden gestionar correctament perquè no facin que el que és important sigui justament el que deixes de fer.

Fes un càlcul aproximat del percentatge d’imprevistos que té la teva vida.

En els cursos que dono i en els assessoraments a professionals que faig sempre proposo aquesta estratègia. El primer al que vull que prestis atenció és que he dit que vull que aquest càlcul el facis de la teva vida, no només de la teva feina.

Per explicar-ho d’una forma senzilla et diré que has de decidir si la teva vida és més de metge d’urgències o de metge de consulta. Si “ets metge a urgències” no pots programar pràcticament res en el temps que estàs a peu del canó, no saps si a les cinc tindràs a algú que s’ha trencat la mà o algú que té un infart, per tant, adapta’t; si ets “metge en consulta”, podràs organitzar molt fàcilment la teva agenda donant-los temps a tots els que demanin hora.

Però la realitat no és tan senzilla, tots tenim part de “metge d’urgències” i part de “metge de consulta”. El que et suggereixo és que facis un càlcul de quin percentatge d’urgències tens i quin percentatge de consultes, és a dir d’imprevistos i de tasques que sí pots fixar en un horari.

Fes-ho aproximadament, no es tracta de fer un càlcul matemàtic, si cal, ja ho modificaràs.

Reserva aquest percentatge de temps a la teva agenda.

Un cop tens aproximadament clar quin és el percentatge d’imprevistos que hi ha en el teu dia a dia (o a la teva setmana si t’és més fàcil), reserva’l a la teva agenda.

Ja sé que ara et sembla molt complicat poder fer això, i fins i tot pot ser que pensis que et passaràs hores esperant a fer alguna cosa. Això no passarà, t’ho garanteixo, perquè en cas que reservis un temps per a imprevistos aquesta setmana i, pel que sigui, no l’ocupis amb sorpreses, podràs ocupar-lo empenyent amb molt menys estrès els teus projectes. Amb això millorarà la teva qualitat de vida i guanyaràs autoestima.

El que sí que tinc molt clar és que si saps que poden ocórrer imprevistos i que aquests solen ser un 30% del teu temps, si no deixes lliure aquest 30% del teu temps per atendre’ls, les “urgències” devoraran el 30% del que has posat a la teva agenda que has de fer i el 30% de la teva qualitat de vida ja que envairan la teva vida personal.

Tingues molt clares quines són les teves Finals de Champions del dia i de la setmana.

Oi que si fossis un futbolista professional tindries molt present el dia i l’hora a la qual juguessis una final? Doncs a la teva vida hi ha finals constantment. No pot ser que les releguis en importància i que els imprevistos passin per sobre d’elles.

El principal problema amb els imprevistos no està en el fet que desplacin coses que podem fer en un altre moment sense conseqüències greus, el principal problema és que desplacin allò que és realment important per a tu. Llavors sí que comença a complicar-se la teva vida, perquè deixar el que és important de banda sol tenir conseqüències. Dues, sobretot: més problemes i, per tant, més temps.

T’imagines que un crac del futbol no recordés que havia de jugar una final? Impossible. T’imagines que no es presentés a jugar perquè ha passat un imprevist ximple en la seva vida? Quin escàndol que es muntaria! Doncs bé, la nostra vida està plena de finals molt més importants per a nosaltres que la de la Champions League. No cometis l’errada de no tenir-les molt clares.

Així que cada setmana (fins i tot cada dia) quan revisis la teva agenda marca d’alguna manera quines són aquestes finals. Fer això t’ajudarà molt a tenir clar què és el que no pot saltar a un altre dia o a una altra setmana -excepte en cas de força major, evidentment- perquè et suposarà més problemes i més temps.

Prepara molt bé les teves Finals.

L’avantatge de tenir-les molt clares a la teva agenda no és només que els imprevistos no els hi passin per sobre i les desplacin a un altre dia o a una altra setmana amb el que això pugui suposar de problemes, explicacions, excuses, temps … El gran avantatge és que, si les tens clares, les podràs preparar molt millor que si et ni tan sols tens clares quines són.

Per exemple, si jo tinc una conferència a les vuit del vespre i no tinc en compte que això és una final per a mi, podria passar que jo em passi el dia parlant i quan arribi a aquesta hora la meva veu estigui fatal. Si això passa, la meva conferència serà un suplici per als assistents i també per a mi perquè més que gaudir-ho, patiré durant una hora. No és agradable estar una hora amb un paio afònic que intenta esforçar-se per fer arribar la seva veu a la fila 3.

Si passés això, per mi seria un desastre, perquè és molt segur que no em tornarien a contractar.

Si, en canvi, la preparo bé, li dono temps, tinc cura de la meva veu i el meu ànim, trio la millor actitud per transmetre el que he d’explicar i em sento en forma per “jugar aquesta final” el més probable és que les persones que assisteixin es converteixin en potencials clients meus, s’interessin per la meva feina i els que m’han contractat pensin “a aquest tio cal tornar-lo a cridar”

Això és el que té de bo preparar molt bé les teves finals. Quin seria un exemple de final per a tu?

Les teves finals no són només professionals.

Ja em coneixes i saps que mai recomano separar vida personal de vida professional. Tot és la teva vida. Així que la millor manera de viure és donar-li la mateixa importància al que és personal que al que és professional.

Per això el meu consell més important és que quan marquis a la teva agenda el més important de la teva setmana o del teu dia, no oblidis incloure aquelles coses personals que per a tu són importants. Les teves finals poden ser personals. dóna’tpermís per donar-los molta importància i preparar-les molt bé.

T’asseguro que les conseqüències de preparar malament les teves finals personals són pitjors encara que les de preparar malament les teves finals professionals.

Imagina adormir-te anant amb la teva parella a el teatre … Un dia no passa res, però imagina que això passa quatre vegades.

Imagina oblidar-te de l’aniversari de la teva filla … No saps la pasta que et costarà això en psicòlegs d’aquí a uns anys.

Imagina anar a un cap de setmana amb la teva parella esgotat per una setmana en què t’has posat massa coses a la agenda … Has calculat el cost en problemes, preocupacions, advocats i tota la resta de la teva separació?

Pots pensar que estic exagerant. Ho sé. Però t’asseguro que quan algú se separa o quan el seu fill se sent abandonat mai és per una cosa només, és perquè algú va deixar de donar-li importància al que veritablement la tenia. Va deixar de tenir clares quines eren les seves finals de cada setmana i les va preparar malament.

Ara només et queda treure la teva agenda i començar a canviar. Quines són les teves finals de la setmana que?

Jaume Josa