La revisió setmanal. Millora la teva vida cada set dies.

Revisar és una de les eines clau del teu sistema d’organització personal. D’entre totes les revisions que pots fer, la que més impacte tindrà en la millora constant de la teva organització i, per tant, de la teva vida és la revisió setmanal. Si a més l’aconsegueixes simplificar al màxim, t’entrenarà a pensar sempre com pots fer-ho millor a la setmana següent, aprenent dels errors que hagis pogut cometre en la setmana anterior, d’una forma molt més fàcil.

Anem a veure com ho fem.

Les revisions de les que no pots prescindir

T’explicaré les que jo faig servir i les que tu pots necessitar en funció de les teves circumstàncies.

Les revisions diàries

Sí, en plural. Són totes aquestes vegades que mires la teva agenda al llarg del dia per confirmar el que has de fer. Per això són vàries al dia. Imprescindible fer-ne una quan comences la teva jornada -jo la faig després d’esmorzar, així em dóna una perspectiva del dia que tinc per endavant. Si ets dels que s’aixeca i no esmorza fins més tard, fes-la abans de sortir de casa, veuràs com tens una millor sensació de control.- i una altra quan acabes la teva jornada. Compte! Això no vol dir quan te’n vas del teu lloc de treball, perquè és més que probable que allà no acabi la teva vida. La teva agenda no només t’ajuda a organitzar la teva feina, sinó tota la teva vida, també la personal. No la utilitzis només per a la faceta professional o estaràs enviant- te el missatge que només el que és feina és important i això és una errada que no et pots permetre. Jo faig la revisió de final del dia abans de sopar. Normalment perquè després de sopar ja no faig res més que desconnectar, veig alguna sèrie, algun programa a la televisió, algun partit de futbol o llegeixo alguna novel·la.

A més d’aquestes dues, hauré mirat la meva agenda una desena de vegades al llarg del dia. Per a mi això és un indicador molt interessant de si la meva ment està ocupada en viure o entestada a recordar el que he de fer. Si l’haig de mirar poc, és que estic utilitzant la meva ment per recordar; si, en canvi, he de recórrer al meu col·laborador principal perquè em digui el que he de fer, és que ho estic fent molt bé perquè la meva ment la dedico a altres coses més interessants que la de recordar, com t’explicava en el post anterior.

Mai  no revisis  la teva agenda abans d’anar a dormir! Si vols descansar bé, no li enviis a la teva ment el missatge de que es connecti a allò que hauràs de fer demà.

La revisió setmanal

Per a mi la més important de totes i a la qual dedico la resta d’aquest post. Ja veuràs com es converteix en l’eina clau de la millora constant de la teva vida. No prescindeixis d’ella ni sota tortura.

La revisió anual

És la revisió que em dóna més perspectiva a mig termini. Normalment la faig cap a finals de desembre, entre Nadal i cap d’any, i en ella reviso els objectius que m’havia proposat al desembre de l’any anterior, analitzo si els he aconseguit o si no i veig per què ha passat tant una cosa com l’altra.

No analitzis només el que va malament, analitza també el que has fet bé i això potenciarà les teves mecanismes d’èxit.

També em plantejo els objectius de l’any que està a punt de començar. Sempre tenint en compte la perspectiva a cinc o deu anys vista. En aquest article anterior tens més detalls. Recorda que si no tens una brúixola que et guiï en el teu camí a la vida que vols fer d’aquí cinc o deu anys, arribaràs a una altra part a la qual potser no volies arribar. Això vol dir que els teus objectius a un any vista han d’estar en sintonia amb la forma en què vols viure a més llarg termini.

La revisió trimestral o mensual

O una o l’altra, no les dues. Jo només faig servir la trimestral perquè per a mi té molt més sentit. Una part de la meva feina s’estructura en trimestres, la de profe; cada tres mesos he de fer la comptabilitat de la meva empresa per qüestions d’impostos; tinc períodes de vacances cada tres mesos …. Això fa que per a mi no tingui cap sentit fer una revisió mensual quan la trimestral té tanta importància.

Altres…

Per a mi la d’estiu. Tinc molt de temps de vacances a l’estiu i no m’agrada estar fent el manta perquè sóc una persona molt activa, així que quan arriba el mes de juliol faig una revisió de vacances a la que em plantejo els projectes que vull tenir a punt quan arribi el mes de setembre . Des de lectures de llibres que no he pogut fer al llarg de la resta de l’any, a viatges, passant per la preparació de nous cursos, canvis a les meves pàgines web, projectes per a les meves classes …

Per què la revisió setmanal

Ja t’he dit a l’inici que per a mi és la més important i a la que li dono més importància. Especialment per dues raons:

• És la que em permet un major control sobre el que he de fer a curt termini i per tant té a ratlla la meva estrès i garanteix la meva qualitat de vida setmana a setmana.
• Em permet aprendre dels errors que he comès en la setmana anterior i evitar-los en la següent, de manera que cada setmana estic aprenent de mi i aplico el que descobreixo a la meva qualitat de vida a la setmana següent.

Si revisar fa mandra, fes-ho fàcil

Tots els que ens dediquem a l’organització del temps i tots els que utilitzen algun mètode d’organització personal coincidim que revisar fa mandra. Jo crec que al costat de la perspectiva és la part a la qual es dóna menys importància quan un aconsegueix recuperar el control i això és un error dels grossos.

Entenc que. quan algú arriba a una pàgina com aquesta o comença un curs com els que jo et proposo, el que necessita és recuperar el control de la seva vida que se li escapa totalment entre les coses professionals, les presses, l’estrès i els oblits. Per això, el primer que fem és insistir a recuperar el control, per exemple amb un Curs en Vídeo com CONTROL TOTAL. Un cop ja té això, pensa “ja està”. I allà està l’error. No està. Has après a recuperar el control, has baixat el teu nivell d’estrès, no dones prioritat al que professional per sobre del que personal, no t’oblides perquè la teva agenda treballa per a tu i saps el que has de fer amb el que arriba a les teves safates de entrada; però no has creat un sistema encara que funcioni en pilot automàtic. Això només ho aconsegueixes a partir del moment en què al control del que has de fer li afegeixes les revisions. Especialment quan converteixes les setmanals en un hàbit, en un ritual de la teva setmana.

Mateixa hora, mateix dia

Una de les claus és l’elecció del moment en què faràs la teva revisió setmanal. Medita-ho bé i tria el que millor s’ajusti a les teves circumstàncies.

Jo vaig provar diversos moments abans de decidir-me pels divendres. Vaig començar amb els dilluns a primeríssima hora i no em donava resultat perquè hi havia coses de la setmana que començava que ja eren el mateix dilluns i no havia pogut preparar-les; després vaig canviar al diumenge de tarda, però no em va acabar de convèncer; fins que al final vaig arribar al divendres. Primer de tarda, després de dinar; ara ja ho faig el divendres al matí a primera hora.

En el meu cas, com que ja no dono cursos els divendres i per tant el meu cap de setmana és de tres dies sencers -No em tinguis enveja, si ho vols, comença a tenir perspectiva de com vols viure d’aquí a dos, tres o cinc anys i comença a fer coses avui per aconseguir-ho. És el que jo vaig fer ja fa temps.-, em permet repassar el que he fet en els quatre dies de la setmana i el que faré en els tres del cap de setmana, a més del que faré a la setmana que començarà dilluns. Al final d’aquest article, en l’últim apartat, t’explico com.

Tot a prop

Segona clau per fer-ho fàcil. Tot el que necessitis revisar que estigui a prop d’on faràs la teva revisió setmanal. Jo abans no ho tenia en compte i em passava molt de temps per fer-la. Ho feia en un sofà o en una taula que no era la del meu despatx o fins i tot en una taula al jardí a l’estiu. Fins que vaig descobrir que això era un error perquè em portava molt de temps anar i venir a buscar el que necessitava per fer la revisió ben feta. Això augmentava la meva sensació de “quina mandra aixecar-me ara” i facilitava que fes una revisió setmanal molt pobre i gens eficaç.

Em vaig adonar i vaig decidir que res de trobar un lloc més “guai” per fer la meva revisió setmanal si el millor lloc era el meu despatx. Vaig canviar alguns arxius de lloc, vaig buidar alguns calaixos de la meva taula, vaig canviar fins i tot de taula perquè fos més gran, vaig alliberar alguns prestatges i vaig buidar també alguns espais ocupats per coses que no necessitava tenir a prop. D’aquesta manera tinc tot el que necessito per a la meva revisió setmanal a menys d’un metre de distància. Com a més la meva cadira té rodes, no tinc ni que aixecar-me per arribar a tot el que puc necessitar. Resultat, estalvi de temps i eficàcia màxima, a més que no dono la més mínima oportunitat a la mandra.

Allò que necessites per fer-la

Què és això que has de tenir a menys d’un metre per fer la teva revisió setmanal?

La teva agenda

Que és la teva eina principal de revisió si compleix amb les condicions que ha de tenir.

Carpetes i arxivadors

Tot allò que fas servir per INCUBAR els teus projectes. El que arxives no és important que estigui a prop, així que això pots portar-lo a un altre espai més allunyat de la taula. No arxivis en el teu espai de treball si tens poc lloc, fes-ho a una altra banda que actuï a manera de magatzem, perquè recorda que el que arxives no ho has de revisar a menys que passi alguna cosa imprevista.

Calma i tranquil·litat

Per fer la revisió setmanal tan important com tots els papers i la teva agenda són aquestes dues coses. Com veuràs en el següent apartat, el que faràs és clau per a la millora de la qualitat de vida, així que si per fer una cosa tan important no tens la màxima atenció, anem malament.

La revisió setmanal millorarà la teva vida cada setmana. Encara et sembla poc important? No creus que mereix tota la teva atenció? Doncs, tria un moment de calma i tranquil·litat, sense interrupcions ni distraccions.

Espai

Si la teva taula és un caos, la teva revisió serà un caos, la teva vida serà un caos, la teva ment és un caos. O li dones importància o no li’n dónes. Si t’estàs plantejant com serà la teva vida la setmana que comença, no pots fer-ho en una zona de combat entre temes pendents, papers inútils que haurien d’estar a la paperera, mòbils, bolis que no pinten i el diari d’ahir.

Per fer una bona revisió setmanal has d’haver demostrat que tens el control, això vol dir que has d’haver PROCESSAT les teves safates d’entrada perquè el que has de fer sigui ja a la teva agenda o incubat en les teves carpetes i arxivadors. L’espai lliure a la teva taula de treball i les teves safates d’entrada completament buides serà l’indicador clau perquè sàpigues si faràs una bona revisió setmanal o només alguna cosa per cobrir l’expedient que no millorarà en res la teva vida.

 La millor forma de fer la teva revisió setmanal

Un cop ja tens en compte el que t’he dit abans, què és el que cal fer?

Bàsicament es tracta de començar fent dos camins. Un cap enrere i un altre cap endavant. Enmig has de fer una parada per reflexionar.

El camí cap enrera

A la teva agenda hi ha la teva vida de la setmana que està a punt d’acabar. No oblidis que tant el que és professional com el que és personal són la teva vida, per tant, han de ser a la teva agenda. Tot és important, repeteixo que no li enviïs a la teva vida el missatge que fer la comptabilitat és molt important i fer la compra no. Si arriba a casa teva família i mai hi ha menjar acabaran odiant-te; si no tens la teva comptabilitat al dia et posaran una multa. Què és pitjor?

Un cop tens la certesa que la teva agenda és una bona imatge de la teva vida en la setmana que acaba, fes-te les preguntes següents:

Algun dia ha estat esgotador? Què és el que vaig fer malament aquest dia?

Algun dia ha estat perfecte? Què és el que vaig fer molt bé aquest dia?

Què és el que he fet millor aquesta setmana? Què faré en la propera per repetir-ho?

Quins han estat els tres errors clau que he comès aquesta setmana?

Quin ha estat el meu èxit aquesta setmana?

Què era el més important de la setmana que ha acabat? Com ha sortit? Per què?

Hi ha hagut equilibri entre el que és personal i el que és professional?

El camí endavant

Un cop ja has revisat amb aquestes preguntes el que has fet en la setmana que acaba, anem a veure com pinta la que ve. Seguim amb les preguntes.

Què és el més important que has de fer a la setmana que ve? Com li donaràs aquesta importància?

Quin dia té pinta de ser el més complicat? Com et prepararàs per enfrontar-t’hi?

Quines coses de les que et donen plaer o satisfacció personal no deixaràs de fer?

Què faràs per evitar els tres errors que has comès en la setmana anterior?

Què faràs per repetir l’èxit de la setmana anterior?

Com equilibraràs encara més que la setmana anterior el que és personal i el que és professional?

Enmig recorda fer aquesta parada per donar-li voltes al que has fet i així prendre decisions tant concretes  com sigui possible per tal de decidir allò que faràs. Anota-ho a la teva agenda.

Seguiment dels teus projectes

Si la teva agenda funciona bé, allà hi tindràs anotats els teus projectes a tres mesos o a un any. En la revisió setmanal és el moment de visitar-los. Com tens a prop les carpetes o arxivadors en què hi són, obre’ls.

Has fet alguna cosa a la setmana anterior per aconseguir-los?

Què faràs -concretamente- per apropar-te als teus projectes la setmana que ve? -Posa-ho a la teva agenda-

Hi ha algun projecte que no estiguis fent avançar? Et segueix interessant?

S’acosten les dates d’alguns dels teus projectes? Quin pas estàs obligat a fer aquesta setmana que ve? -Posa’l a la teva agenda-

Hi ha algun projecte nou que hagi aparegut aquesta setmana? Com el formularàs? -Obre una carpeta nova per a aquest projecte i defineix el primer pas que pots fer aquesta setmana que comença-

A dues setmanes…

Hi ha alguna cosa a la teva agenda a dues setmanes vista que hagis de començar a preparar a la pròxima?

Tenir una visió a menys curt termini que una setmana et permetrà evitar l’estrès i que no t’assaltin els imprevistos que les teves decisions poden evitar. Ja que no podràs evitar els que apareixen de manera impensable, dels quals parlem en un altre post, almenys evita els que tu pots tenir sota control si planifiques a mig termini, a dues o tres setmanes vista.

_______________

T’asseguro que, si converteixes les teves revisions setmanals en un hàbit, la teva qualitat de vida millorarà setmana a setmana i això t’animarà moltíssim a seguir fent-ho, perquè veuràs els beneficis de forma tan evident que no només serà un hàbit, sinó que et convertirà en un addicte a les revisions.

El primer que has de fer ara és fixar a la teva agenda el moment en què faràs la teva propera revisió setmanal. FES-HO.

Jaume Josa, abril de 2018