Tot el que pot ser una safata d’entrada de coses a fer

En un mètode d’organització personal el primer és tenir el control sobre el que has de fer i això ho aconsegueixes tenint molt clares quantes i quines són les teves safates d’entrada. Tenir el control és el més urgent quan et planteges gestionar millor el teu temps. Ho sé. Per això sempre comencem per aquí en qualsevol curs, programa o recomanació sobre el tema. Si estàs atabalat, si dius moltes vegades “no tinc temps“, si penses que no arribaràs a tot, si se t’oblida el que havies de fer cada vegada amb més freqüència, si et canvies l’anell de dit i ni això serveix per recordar el que cal fer és que tot el que has de fer, o gran part, està descontrolat. Doncs anem a començar per tenir tot el que has de fer sota control.

Què vol dir “tenir-ho tot sota control”?

És fàcil. Vol dir que res del que has de fer deixi d’estar fet. No es tracta encara de saber tot el que faràs amb això, sinó només de tenir clar d’on surt el que al final has de fer. Avui dia fem servir moltíssima informació que hem de processar i convertir (o potser no) en coses que fer. Com estem en un món més complex que el que tenien els nostres pares, hem de buscar un sistema perquè, tot i que es torni molt més complex, això no ens porti a viure amb estrès tot el que hem de fer. A tenir clar d’on ens arriba el que hem de fer i després a processar-lo, organitzar-lo, revisar-lo i fer-ho, és al que anomenem CONTROL.

Què és una safata d’entrada?

La peça principal del CONTROL de tot. És un concepte que a mi m’agrada molt, que té el seu origen en el mètode GTD creat per David Allen i que s’adapta perfectament a la idea que fem servir avui en dia quan parlem del correu electrònic, que ens arriba a una safata d’entrada, i que és una de les fonts principals d’arribada de coses a fer que tenim avui dia. Una safata d’entrada és només això? No. Hi ha safates d’entrada que efectivament són safates físiques o virtuals, per exemple la que tenim a sobre d’una taula de despatx o la que ja esmentava del correu electrònic; però n’hi ha d’altres que no tenen pinta de safata i adopten formes molt diferents que veurem a continuació. Sigui quina sigui la forma de la safata d’entrada, el que has de tenir molt clar que serà qualsevol font de coses a fer que tinguis en la teva vida.

Les safates d’entrada més habituals.

  1. La del correu electrònic

    És per a mi la més significativa. En el meu cas és la més important perquè, per la meva feina, és la font de coses a fer més important que tinc. Gairebé tot el que m’arriba per fer arriba a través del meu correu electrònic.

  2. El telèfon

    Si ets dels que té moltes trucades al llarg del dia, aquesta és una de les teves safates d’entrada principals, segur. Quantes coses de les que has de fer t’arriben des del teu telèfon amb les trucades?

  3. Whatsapp

    Doncs sí. Una altra de les que està creixent a passos de gegant com a safata d’entrada és aquesta aplicació del teu mòbil per la qual, sense que te n’adonis, és més que probable que et arribin moltes coses que processar.

  4. La bústia de correus

    Substituida progressivament per la safata de correu electrònic, però que encara no el pots oblidar del tot. És probable que allà t’arribin factures, multes, impostos, notificacions, publicitat … és a dir “coses” que has d’arxivar -és a dir, guardar per si mai cal revisar-les; convertir en una cosa que fer -o pagues o recàrrec-; incubar -guardar per revisar, per exemple, quan improvises un sopar i demanes una pizza per telèfon-; o eliminar -enviar a les escombraries per sempre -…

  5. La teva bossa o la teva cartera

    On fiques aquests rebuts que després pot ser que necessitis, o les targetes de visita que et donen en aquesta reunió, o el bitllet aquest de loteria que no miraràs fins que ja hagi caducat …

  6. Altres safates

  • La guantera del cotxe on deixes els tiquets de la benzina que vols posar a la comptabilitat.
  • La tauleta del rebedor on hi ha aquest calaix que s’omple sol i que mai es buida.
  • La porta de la nevera que ha quedat amagada darrera tots aquests papers que se subjecten amb imants.
  • Les butxaques dels teus abrics on de vegades tens la sorpresa de trobar-hi fins i tot diners.
  • La llibreta d’idees on apuntes coses que algun dia t’agradaria fer o els teus propòsits de l’any.
  • L’agenda mateixa en la que apuntes allò que es va parlar ala reunió a la qual vas anar.
  • L’agenda escolar dels teus fills, on la tutora apunta el tema de la disfressa d’aquest any per Carnaval

En resum aquests llocs que tenen per a tu coses que processar són les teves possibles safates d’entrada.

Què passa quan no les tens controlades?

Doncs que t’oblides de coses que havies de fer. Això és el més greu que et pot passar. Però també passa que, com no saps que les tens, la teva ment també es converteix en la safata d’entrada més important. Si delegues en la teva ment el fet de recordar el que has de fer, el que t’han dit, el que hi ha en aquesta safata d’entrada que no revises … l’estàs obligant a fer un treball que el teu cap es resisteix a fer. Si intentes recordar tot el que podries apuntar en una agenda, la teva vida s’omplirà d’estrès per les coses que has de fer i guardes en algun racó de la teva ment que no saps quan s’activarà. Quantes vegades has pensat en aquesta idea genial que se’t havia passat pel cap i que, quan la necessites, no aconsegueixes trobar? Quantes vegades has cregut que no podries oblidar com d’important que era això que li havies de dir a algú i que després no saps ni què era? Tot això ens passa perquè volem que la nostra ment ens atengui quan a nosaltres ens vagi bé i això no és el que fa millor. Deixa que la teva ment gaudeixi de la vida i fes que una agenda faci la feina bruta de recordar-ho tot.

Per tant, què pots fer?

Ara que ja saps els avantatges que tindrà en la teva vida d’avui mateix tenir el CONTROL sobre el que has de fer i que no se t’escapi res, t’aconsello el següent:

  1. Fes una llista de les teves safates d’entrada. De totes. I fes-la en una llibreta, en un full de paper o en un tovalló, però no la facis mentalment. No omplis el teu cap de més coses, l’objectiu és buidar-la.
  2. Quan les tinguis totes apuntades, pensa quines són imprescindibles i quins no cal que les tinguis en compte.
  3. Mai  no oblidis revisar les imprescindibles i elimina les altres de la teva vida. Menys safates d’entrada significa menys feina i menys temps per controlar-ho tot.

El que faràs amb el que hi ha en aquestes safates d’entrada t’ho explicaré en un proper post, però per fer un next del que passarà en el pròxim capítol -com en les bones sèries- ja t’avanço una cosa que pot facilitar-te la vida moltíssim . Et dono una pista: compra una paperera. Anem a eliminar tot el que és eliminable.

To be continued

Jaume Josa