Lo que debes tener en cuenta cuando comunicas lo que sea

 

Lo que tienes que tener en cuenta cuando te enfrentes a una situación en la que tengas que comunicar lo que sea.

 

Para que puedas hacer un buen análisis de la situación en la que te vas a encontrar cuando tienes que comunicar algo has de tener cuáles van a ser las circunstancias en que tendrás que hacerlo. Yo te recomiendo que, tanto como sea posible, controles esas circunstancias, pero algunas veces sé que no vas a poder hacerlo. Si es así, no le des vueltas; son solo circunstancias.

En cualquier caso, recuerda lo siguiente: lo más importante será tener muy claro cuál es el objetivo que tienes cuando vayas a comunicar algo. Siempre es interesante detenerse a pensar en el “para qué”. Una vez lo tengas claro, lo demás sale solo y de manera fácil.

Por ejemplo, supongamos que tengo una reunión con una persona de mi equipo para recordarle algunas cosas de las que habíamos pactado y que no se están cumpliendo. Yo tengo muchos planteamientos posibles de esa reunión, así que hay bastantes posibilidades de que entre todas elija una equivocada. Si me planteo antes cuál es el objetivo por el cual quiero hablar con esa persona, la cosa cambia, porque he limitado las posibilidades que tengo a unas pocas. Vamos a ver algunas preguntas que te ayudarán a formular el objetivo:

• ¿Es realmente muy importante lo que quiero decirle?
• ¿Quiero resolverlo definitivamente o puedo permitirme dedicar más tiempo al tema?
• ¿Cuál es la actitud que preferiría que tuviera esa persona cuando yo hablara con ella?
• ¿Cómo puedo facilitar que tenga esa actitud que me ayudará a mí?
• ¿Qué quiero dejar claro?
• ¿Cuánto tiempo llevamos con este problema?
• ¿He hablado antes con esta persona de este tema?
• ¿Cuál es la actitud que yo puedo tener para que se resuelva más fácilmente?
• ¿Cuál es la relación que me interesa tener con esa persona después de haber hablado?
• ¿Cuándo quiero tenerlo resuelto?
• ¿Qué y quién puede ayudarme a conseguirlo?

Las respuestas a estas preguntas te ayudarán a definir tu objetivo, que tendrás que acabar formulando de alguna manera. Puedes hacerlo a nivel mental y ya está, e intentar recordarlo o, si quieres asegurarte que no metes la pata, apuntarlo en tu agenda o en alguna parte. El hecho de escribir obliga a poner en orden las ideas, refuerza en nuestra mente el objetivo y encima no tenemos que invertir neuronas en recordarlo.

Supongamos que la definición del objetivo es la siguiente:

“Quiero conseguir que Patricia comprenda que no puede llegar más veces tardea las reuniones del equipo porque tiene un papel muy importante y eso envía el mensaje a los demás que no se puede confiar en ella.”

En la formulación he subrayado varias expresiones de las que he escrito. Son las pistas clave.

• Comprenda. Si quiero que comprenda no quiero que me obedezca. Son cosas distintas. Por tanto, eso ya condiciona el tono que toda nuestra conversación va a tener. Si ha de comprender, la tengo que convencer.
• Más veces tarde. Eso significa que ha llegado tarde más veces. ¿Cuántas? ¿Una? ¿Veinte? Si es una, puedo decírselo a la salida de la siguiente reunión o en un pasillo o mientras vamos a tomar un café. Si son veinte, en mi despacho, o en alguna cosa que se parezca a mi despacho. Si es una, pero yo le doy mucha importancia, no hace falta que pregunte los motivos. Dejando claro lo que quiero será suficiente y el tono será relajado y firme. Si son veinte, imprescindible preguntar por qué, no por la respuesta, que me da absolutamente igual, sino para que Patricia sea la que llegue a la conclusión de que no tiene veinte razones distintas. Si tiene una sola, por ejemplo, “no puedo dejar de llevar a mi hijo al cole a esa hora”. La solución es fácil y me afecta a mí: cambiaré la hora de la reunión o explicaré al resto del equipo que he permitido que Patricia llegue un poco tarde porque no puedo resolver su problema.
• Reuniones de equipo. Si voy a cuidar a todo mi equipo, debo cuidar de Patricia. Arrancarle la cabeza como a un langostino con una bronca no facilitará que entienda el mensaje “esto te lo pido por respeto a todos los que formamos el equipo”. En la escala del respeto no arrancarle la cabeza alguien es más importante que evitar un retraso.
• Papel muy importante. La clave. Si tiene un papel muy importante es que he confiado en que lo tuviera y por tanto lo merece. Si no refuerzo que Patricia tiene el valor suficiente para desempeñar ese papel tan importante en el equipo, la estoy debilitando ante ella misma y ante los demás. Eso hará de Patricia una persona menos valiosa y eso no me interesa.
• Confiar en ella. Quiero confiar en Patricia, quiero que los demás también confíen en Patricia, por tanto, la conversación estará dirigida a que Patricia tenga confianza en sí misma y en que podemos resolver el problema. Para que los que formamos el equipo podamos confiar en ella, la primera que tiene que confiar en ella misma es la propia Patricia.

Se trata solo de un ejemplo. Sé que podrás adaptarlo a cualquier circunstancia comunicativa y a cualquier objetivo que formules siguiendo el mismo procedimiento.

Vamos a ver las circunstancias que puedes tener en cuenta cuando comunicas con Patricia o con quien sea y los aspectos paralingüísticos que puedes utilizar a tu favor.

Aquí tienes las circunstancias que yo te recomiendo controlar, pero sé que no siempre podrás hacerlo. No pasa nada si es así, pero entonces intenta que vayan a tu favor y para hacerlo tendrás que saber “leer” cómo condicionan tu comunicación esas circunstancias.

¿Qué voy a decir?

Ese es el primer condicionante. Si le voy a pedir a mi pareja que se case conmigo elijo un lugar especial, no se lo digo en el cine mientras estamos viendo El silencio de los corderos o Star Wars, la amenaza fantasma. Si lo hago, está claro que no lo olvidará nunca, pero estoy limitando mucho sus posibilidades de expresar lo que le ha parecido mi propuesta y de que me exprese con su cara que el fantasma de verdad no es Darth Vader sino yo.

Con el resto de comunicaciones ocurre lo mismo. Para un QUÉ hay que elegir lo demás.

Recriminaciones: al despacho. Lugares cerrados y privados.

Felicitaciones: lugares abiertos. Con cristal o en público.

Notificación de cambios: a todos a la vez, así evitamos la rumorología y en lugares habituales para los que vivirán esos cambios.

Éxitos: en lugares donde la puedan liar sin problemas. ¡Que hagan volar papeles!

Cuestiones personales: entornos más personales y cercanía.

Entrevistas de trabajo: sin mesa en medio, asientos iguales y no escondas los papeles que usas y lo que anotas. Si encima invitas a algo, mejor.

¿Cómo lo voy a decir?

De todas las posibilidades que tienes de decir algo, elige la que mejor conviene a tus intereses. Si quieres ahorrarte trabajo, no puedes elegir un CÓMO que lleva a más conflictos y a más reuniones y a implicar a más personas, con las que también te tendrás que reunir, … eso es una cadena de despropósitos infinita. Pierdes tiempo, buen rollo, energía, dinero y a tu equipo por el camino. Pregúntate en el plano profesional para qué te pagan. ¿Para resolver problemas o para crearlos? No conozco a nadie que haya contestado la segunda opción. Pero en el plano personal es lo mismo. Con tus amigos o tu familia qué quieres ser ¿el que no pone problemas o el que los crea?

¿Dónde lo voy a decir?

Una vez hagas eso que te he comentado antes, fijar tu objetivo, puedes facilitarlo eligiendo el lugar adecuado para comunicar en las mejores circunstancias o complicarte la vida eligiendo el lugar equivocado. Si puedes controlar eso, tu trabajo será más fácil.

Pregúntate si es mejor para lo que vas a decir una cafetería o un despacho; la sala de reuniones o el lugar donde habitualmente trabaja tu equipo; un paseo o un cara a cara delante de los demás; … En función de la respuesta, actúa.

En caso de que no puedas elegir. Haz una observación rápida del espacio. Estate muy atento a todo lo que influye en la comunicación y, si el espacio lo ha elegido la otra persona, cuáles son las intenciones conscientes o no, que pretende crear para influir en la comunicación entre ambos. Si las condiciones son adversas para ti, céntrate en el mensaje que tú darás, que es lo único que puedes controlar.

¿Cuándo lo voy a decir?

En los cursos que doy sobre comunicación, en las conferencias y especialmente en los asesoramientos a organizaciones este es el aspecto que más sorprende. Y a mí lo que me sorprende es que les sorprenda.

Una vez di un curso sobre comunicación para una empresa. La formación al grupo tenía 16 horas repartidas en dos jornadas maratonianas de 8 horas cada día. En medio, la empresa había programado una comida en un restaurante y había dejado una hora y media para comer. Yo intenté convencerlos de que eso era muy peligroso, de que las dos jornadas de ocho horas eran una burrada inútil y de que el aprovechamiento del curso en esas condiciones iba a bajar, por tanto, su inversión en formación se vería perjudicada. Me contestaron que siempre lo hacían así -gran argumento para los que no tienen ningún argumento-, no me hicieron caso y, como en aquella época yo estaba empezando, no insistí demasiado -sí, responsabilidad mía, ya lo sé-. En algunas empresas -muchas- un tío que tiene un despacho se cree que por poner su culo en una silla de piel ha hecho un máster en pedagogía; en otras, que también hacen cosas como estas, simplemente tienen que gastar en formación porque se lo exigen acuerdos con los sindicatos, pero la verdad es que les importa un cuerno el aprovechamiento de lo que se haga. En fin… El resultado de esa formación por la tarde era el mismo que si a mí se me hubiera ocurrido hacer un curso de comunicación a mi familia la tarde del día de Navidad después de comer tres platos y los turrones. La misma.

Yo suelo negarme a hacer formación en empresas los lunes y los viernes. Son días de bajísimo rendimiento para estas cuestiones. Lo sé y, por tanto, como no me gusta perder mi tiempo, que es lo más valioso que tengo, no las acepto. Yo me tomo muy en serio lo que hago y el primer mensaje que envío a mis clientes es “si no te va servir lo que yo hago, no quiero hacerlo”.

Por lo tanto, cuando puedas decidir el momento adecuado para hablar algo con alguien, elige también cuándo lo haces. Si tú eres al que convocan a una hora determinada, mira, escucha, lee bien las señales comunicativas que te mandan. No para amargarte, sino para comprender las condiciones en que estará el terreno de juego. ¿Qué mensaje te mandan cuando te convocan sí o sí a esa hora que saben que te va fatal? No lo ignores y eso hará que te prepares mucho mejor para lo que te vas encontrar, responderás mejor y comprenderás el tipo de juego que puedes hacer en esas condiciones. Vamos, que, si el campo está embarrado y con la hierba alta, olvídate de jugar el balón al primer toque y por el suelo, patadón, adelante y a rematar de cabeza.

Jaume Josa, mayo de 2016