Centrarse en el problema o enfocarse a la solución

Cinco pasos para enfocarse a las soluciones en las reuniones de trabajo en la empresa.

Como todos los que trabajamos en equipo he estado en un montón de reuniones, más de 25 años de reuniones, así que las he visto de todos los colores. No hablaré hoy de la dinámica de las reuniones, de la que ya tienes un vídeo que colgué hace unos días voy a hablar de ser eficaces y acabar resolviendo problemas, no engordándolos y convirtiéndolos en monstruos.

Cuando en una reunión de trabajo hablamos y hablamos del problema, tanto si es en grupo de muchos como si se trata de una reunión a dos, lo único que hacemos es darle vueltas a eso, al problema. Vamos a tener en cuenta lo siguiente:

• Lo más probable es que los que nos reunimos ya conocemos el problema.
• Hablar del problema no lo soluciona, como mucho nos consuela o seguramente solo sirve para hacer una especie de «Sálvame, especial empresa» (Sálvame es un programa de chismorreos del mundo del famoseo, para los que no lo sepan).
• Cuanta más importancia demos al problema, menos tiempo dedicaremos a la solución.
• Hablando y hablando del problema lo convertimos en un monstruo gigante, cuando a lo mejor solo es algo normal que ocurra.
• Si dedicamos casi todo el tiempo al problema, ¿cuánto tiempo pensamos dedicar a la solución? ¿Los últimos cinco minutos

Esta manera de tratar los problemas la he visto no solo en empresas educativas, sino en cualquier tipo de empresa. He asistido a reuniones en que, si hay cinco personas, las cinco tienen la necesidad de contarte su punto de vista del problema, con lo cual se multiplica el tiempo por cinco o más, porque cada uno añade detalles que no aportan nada sustancial y que solo sirven para engordar a la bestia.

Mi recomendación y lo que yo hago en mis equipos de trabajo, tanto de alumnos como de profesionales, se puede definir con estos puntos:

1. Una persona -y solo una- explica el problema en un máximo de diez minutos, reloj en mano. No me interesan los detalles menores y mucho menos los chismorreos. Si el que lo explica no está implicado directamente en lo ocurrido, mucho mejor; pero reconozco que a veces no es posible. Cuando el que te lo cuenta es parte afectada, le pido repetidamente que se ciña a los hechos y no me cuente el daño emocional que eso le ha hecho. Mucho mejor decir «El problema que sea me perjudica en esto y en esto otro«, que decir «yo me siento horrible cuando pasa eso«. Los hechos suelen ser más fáciles de explicar que lo que uno siente y se exageran mucho menos
2. El resto del tiempo de reunión lo vamos a dedicar a encontrar soluciones.
3. Ya hemos definido el objetivo, el PARA QUÉ de que alguien me cuente un problema, que no es otro que encontrar una solución. Los para qué de cualquier cosa son extraordinariamente importantes. Como ya tenemos el objetivo claro, de la reunión no saldremos sin una posible solución, sin algo que HACER. Las reuniones no son para hablar, son para HACER.Eso es lo que cambiará las cosas. Así que hay que salir con algo que alguien tendrá que hacer.
4. Ponemos en marcha un brainstorming de soluciones, que no es lo mismo que un brainstorming a secas. En este caso lo que hacemos es

• Alguien propone una solución posible.
• Sondeamos cuáles serían los primeros pasos de esa solución.
• Nos planteamos si en algún momento esa posible solución chocará con un obstáculo insalvable.
• Si no vemos que exista ese «muro» en el proceso de la solución, vamos a muerte con ella (Sin que luego nadie diga, «ya os lo dije», si no funciona).
• Si observamos que sí hay un «muro», empezamos con otra posible solución.

5. Alguien, la persona más adecuada, se encargará de hacer algo -ese algo es el primer paso de la solución posible en la que hemos decidido creer-. Luego ya vendrán otros pasos.

Seguir este guion cuando tenemos delante un problema nos permite enfocarnos a la solución posible -no sabremos si es la verdaderamente definitiva hasta que la probemos-, eso genera un ambiente de trabajo mucho más positivo en el equipo ya que no nos pasamos el rato llorando sobre el pasado, sino proyectándonos al futuro con el problema resuelto. Además, ahorramos tiempo y nos convertimos en un equipo más eficaz.

No olvidéis que nos pagan para encontrar soluciones, no para darnos un baño en los problemas.

Jaume Josa, abril 2016