Cómo gestionar los imprevistos en tu sistema de organización

Muchas veces me encuentro con personas que me plantean cómo gestionar los imprevistos que asaltan la agenda en el día a día. Es un clásico tanto en el Curso Control Total como en el Programa Organización Total y también en los asesoramientos 1 a 1 con profesionales de cualquier sector. No sufras le pasa a mucha gente y tiene solución si, como siempre digo, sabes lo que puedes hacer distinto de lo que haces.

Estamos en la época de los imprevistos, de las urgencias, de los asaltos a la agenda sin previo aviso, así que más vale que nos vayamos haciendo a la idea de que manejar estas circunstancias va a ser clave en nuestra vida personal y en nuestra vida profesional. En ambas sí, porque, como digo también siempre, no has de separar lo que pasa en tu vida privada de lo que pasa en tu vida personal.

¿Eres médico de urgencias o tienes una consulta?

Ya sé que no eres ni una cosa ni la otra (o sí…). La reflexión que te hago es qué porcentaje de tu vida está formado por imprevistos. Aunque sea algo aproximado te aconsejo que reflexiones sobre ello. Piensa que no vas a poder organizarte igual si estás de urgencias que si estás sentado esperando que entre la siguiente visita. No se hace la misma vida en ambos casos, así que más vale que tengas claro que no puedes envidiar la vida del otro. No sirve para nada.

Es bastante habitual que me encuentre a personas cuya vida tiene un alto porcentaje de imprevistos y que su trabajo es resolver cosas que no pueden ser previstas, deseando una vida de alguien que puede tenerlo todo planificado. Si eres de esos, solo conseguirás aumentar tu ansiedad y sentirte un desgraciado. No te sirve para mejorar tu vida. Si quieres la vida del que no tiene urgencias, quizás tengas que atreverte a cambiar de trabajo. Pero si lo que hace que en tu vida haya muchos imprevistos son causas personales, como por ejemplo que tus hijos son pequeños o que tus padres sean muy mayores, paciencia, ambas circunstancias pasarán, por suerte, por desgracia y por ley de vida.

Una vez hayas hecho la reflexión sobre el porcentaje de imprevistos que hay en tu vida, vamos a empezar a ver lo que puedes hacer. Un último consejo antes de entrar en esas herramientas que yo uso y que te paso para que a partir de ahora las uses tú: revisa a un plazo medio como varias semanas, dos o tres, no a un día concreto, no a una sola semana. En varias semanas podrás extraer conclusiones más fiables sobre ese porcentaje, repito, aunque sea de manera aproximada.

¿Qué porcentaje de imprevistos manejas en tu vida?

Cosas que puedes hacer para manejar con eficacia los imprevistos

Reserva tiempo para ellos en tu agenda

Cada cosa que has de hacer supone tiempo, eso ya lo tienes claro, por tanto, a cada cosa que le digas SÍ, sea prevista o imprevista, vas a tener que dedicarle tiempo para resolverla. Si no tienes ese tiempo, no podrás hacerlo.  Es una simple cuestión matemática. Recuerda que solamente tienes al día 1440 minutos, por tanto, si necesitas más tiempo que ese, no lo tienes y no podrás hacerlo. Si has calculado que en tu vida hay un 30% de imprevistos, deja un 30% del tiempo para resolverlos.

Ya sé que los imprevistos tienen la característica de que no avisan ni piden hora, lo que significa que habrá días que serán más de un 30% y otros en que puede que estés muy tranquilo. No pasa nada. Tu vida es así.  Vamos a pensar en el tiempo de solución de eso que te llega sin avisar. Plantéate las siguientes preguntas:

¿Puedo resolverlos a lo largo de más tiempo que un día, por ejemplo, una semana?

¿Quién los marca? ¿Las circunstancias? ¿Otra persona? ¿Yo mismo?

¿Quién o qué decide si los imprevistos son urgentes?

¿Tienen algún tipo de patrón? Por ejemplo, ¿ocurren más frecuentemente en días concretos, cuando intervienen factores o personas determinadas?

Conócete más de lo que crees que te conoces

Ya sabes que en tu vida hay imprevistos, ahora vamos a aprender lo más posible de lo que esas cosas a resolver nos pueden enseñar. El factor clave para hacer todo lo que hay que hacer es el tiempo, pero el coprotagonista de la película eres tú. Cuanto más te conozcas, menos angustia tendrás. Más preguntas:

¿Qué tipo de imprevistos son los que más te cuesta manejar?

¿Qué necesitas aprender para manejarlos mejor?

¿Qué persona necesitas ser para que no te cueste tanto manejarlos?

¿Quién puede ayudarte a aprender a manejarlos?

Esta reflexión es útil porque te enfoca a las soluciones, no al problema. Conocerte te ayudará a estar alerta cuando aparezcan los tres o cuatro tipos de imprevistos que más te cuesta manejar, pero en cambio, te relajará un poco cuando no se trate de estos.

Los imprevistos son síntomas de problemas. Si te quedas con los síntomas, no estás tratando la raíz del problema. Por tanto, cuanto más profundices en la causa de lo que ocurre, más posibilidades tienes de resolverlo a la próxima.

No se trata de evitar los imprevistos al cien por cien, se trata de manejarlos sin estrés, sin tensión, sin dejar de lado lo importante por lo urgente y de no permitir que lo profesional invada tu vida personal o viceversa.

Delega mucho más.

No sé cuanto delegas en tu vida, pero nunca es poco. Es muy importante que no veas lo de delegar como pasarle a otro el muerto. No tiene nada que ver con eso. Delegar tiene que ver solamente con encontrar a la persona que obtendrá el mejor resultado. Es así de objetivo.

¿Cuál es el mejor resultado posible de eso que hay que hacer?

Con todas las responsabilidades que tienes, con tu preparación, con el tiempo que te queda, ¿eres tú la persona ideal para conseguirlo?

Si la respuesta es no, ¿quién sería la persona que mejor podría conseguir ese resultado que has definido?

Contacta con ella, explícale que delegas en ella solamente por eso, porque la consideras la mejor para conseguir el resultado esperado y déjalo en sus manos. Confía en esa persona plenamente y verás como a la próxima aún lo hará mejor. Si quieres, ofrécete para hacer un seguimiento, pero no invadas su responsabilidad porque sino enviarás el mensaje de «si lo hiciera yo seguro que lo hacía mejor»; dale autonomía en la gestión de aquello que has delegado y confía.

¡Ah! y si eres de los que piensa que tú eres quien lo hace mejor siempre, baja un poquito los humos que al final tu ego no va a caber ni en en estadio de fútbol.

No te envíes mensajes negativos.

Cuando hablo con personas que están superadas totalmente por los imprevistos el lenguaje que utilizan con ellas mismas es absolutamente demoledor. Frases como «No paran de pasarme marrones», «A mi jefe todo le importa una mierda», «Soy el bombero de esta empresa (¡y no por los abdominales ni los bíceps!)», «Todo me toca a mí», «Hago más horas que un reloj»… Mi pregunta cuando alguien hace esto es siempre la misma:

¿Te ayuda enviarte esos mensajes? ¿Hablarte así a ti mismo va a hacer que afrontes lo que has de hacer con mejor ánimo?

Seguro que no. Por tanto, no lo hagas. El mundo no se ha confabulado en tu contra para enviarte todas las maldiciones habidas y por haber. Lo que ocurre es que hasta ahora no has sabido hacerlo mejor. Pero si has llegado hasta aquí ya tienes más información sobre lo que puedes hacer distinto hoy. En tus manos está hacerlo. Como poco, esto sí puedes dejar de hacerlo: basta de enviarte mensajes negativos que no te ayudan en nada.

No digas a todo que sí.

Tu capacidad de «producción» es limitada. Si fueras una fábrica de coches tendrías clarísimo eso. Por más demanda que haya solo puedes «fabricar un número limitado de automóviles». Pensar que tú eres distinto de una fábrica en eso es tu principal error. Si a todo lo que te llega le dices SÍ sin pensar si tienes los recursos para resolverlo, estás condenado al estrés y a la insatisfacción.

¿Qué ocurriría si una fábrica intentara fabricar 1000 coches más sin los recursos humanos, materiales, económicos y de tiempo que necesita?

La respuesta es fácil: o no podría fabricar esos mil coches más o los fabricaría con defectos graves que pondrían en peligro a sus ocupantes. Si tú sobrepasas tu capacidad de producción por encima de tus recursos, el resultado será exactamente el mismo: la calidad de lo que haces será un desastre. No eres superman ni superwoman y lo sabes. Así que cuando digas SÍ, que sea un SÍ que garantice la calidad de lo que harás, no que sea un SÍ peligroso para el resultado final de lo que harás.

En este post anterior que he revisado hace poquísimo sobre Decir NO para vivir mejor encontrarás muchas más ideas para darte cuenta del poder que tienes con una palabra.

Ten claro qué es lo importante.

Gran parte de nuestro trabajo si manejamos imprevistos constantemente es discernir claramente qué es urgente y qué es importante. No es lo mismo. Si tienes claro lo que es importante, por ejemplo en tu semana o en tu día, será mucho más fácil que sepas que eso -lo importante- no puedes dejar de hacerlo. Ese espacio no pueden ocuparlo los imprevistos, a no ser que superen en importancia a lo que tú habías fijado como lo más importante en tu agenda.

Vamos a verlo con un ejemplo. Lo más importante que tengo que hacer hoy a nivel personal y profesional es una sesión presencial de mi Programa Liderazgo y Comunicación SXXI que hago para una empresa en una población a unos 70 km de Barcelona. Está programada desde hace varios meses y complementa un trabajo muy interesante que estamos haciendo con el equipo directivo de la empresa. Llevo semanas preparándolo, así que no quiero que nada le quite importancia. Esta mañana ya he tenido que resolver varios imprevistos, pero ninguno va a afectar que yo a las 16h tengo que salir hacia la empresa para llegar con tiempo. Nada puede invadir ese espacio de tiempo y mi atención si yo tengo claro que eso es muy importante. ¿Nada? Solamente algo más importante, pero no más urgente. Por ejemplo, un accidente de alguien de mi entorno podría cambiar eso. Por debajo de eso, nada puede cambiar el nivel de importancia que yo le he dado.

Si tengo claro el grado de importancia, las urgencias van después. Si, por el contrario, no lo tengo claro, podría ocurrir que por atender urgencias de otros, llegara tarde a mi reunión, no la preparara como se merece esa empresa y yo hiciera mi trabajo con peor resultado del que yo mismo espero de mí y por el que me pagan.

Una simple reflexión ante tu agenda, un simple guion de color rojo al lado de eso que es verdaderamente importante te envía un mensaje de claridad y te ayudará a tomar las decisiones correctas.

Otra pequeña herramienta que desde ahora mismo ya puedes poner en práctica en colaboración con tu agenda perfecta.

Las herramientas que te he dado no harán que dejes de tener imprevistos, lo sé. Pero te ayudarán a manejarlos mucho mejor y a conocerte a ti mismo aún más, lo cual te permitirá decir SÍ o NO con más conocimiento de las consecuencias que eso supone. Y te aseguro que eso es mucho más de lo que haces ahora.

Jaume Josa, marzo de 2018.