Las claves para que lo que has de hacer lo hagas muy bien
Hacer es uno de los pasos clave del control de tu sistema de organización personal, además es una de las 6 acciones que puedes hacer con lo que llega a tu bandeja de entrada. Es verdad. Pero ¿ya tienes muy claro lo que significa de verdad hacer? ¿Sabes cómo organizarte para lo que has de hacer de la forma más eficaz posible? Hoy es justamente de eso de lo que voy a hablarte.
Índice
¿Dónde ubicamos HACER en nuestro sistema de organización personal?
Exactamente es el quinto paso del proceso de control de todo lo que tenemos que hacer, el que lo cierra. Primero empezamos por Recopilar todo lo que hay que hacer a partir de tener muy claras cuántas y cuáles son nuestras bandejas de entrada; en segundo lugar Procesamos lo que hay en ellas y luego Organizamos, que en mi sistema son pasos que aconsejo hacer de manera simultánea para ahorrar tiempo, eso es lo que haces con solamente seis acciones que explico en este sencillo vídeo; una vez ya has procesado y organizado lo que hay en tus bandejas de entrada, toca Revisar, que es lo que haces cada vez que, por ejemplo, miras tu agenda o tus listas de proyectos o esa carpeta que tienes abierta en la que está tu proyecto profesional más apasionante. En este vídeo puedes ver lo que eso significa cuando hablamos de tu revisión diaria y semanal. Y finalmente llegamos al último paso: Hacer. Ya tienes todo bajo control, ahora lo que toca es sacarse el trabajo de encima siendo lo más eficaz posible.
¿Cómo podemos ser muy eficaces a la hora de hacer?
Ya sabes que yo soy muy fan de usar la agenda. Te recomiendo que le des vueltas a porque lo soy y porque lo son todos los que podemos considerar expertos en gestión del tiempo. Te diría que para formar parte de El Club de los que Tienen Tiempo más que un carnet, lo que hace falta es tener una agenda a tu medida. La agenda perfecta, desde mi punto de vista es la que ya expliqué en un anterior post. Pero ¿es suficiente con anotar todo en la agenda? ¿La agenda perfecta te resuelve todo lo que has de hacer? La respuesta es NO. Debes dominar la técnica de hacer para que te conviertas en alguien que sube de categoría en su eficiencia y su eficacia personal. Si quieres ser un crac de la productividad atiende que esto te interesa.
Define muy bien lo que has de hacer.
En el siglo XXI la mayor parte de tareas no nos llegan definidas de antemano y eso es un problema. Es más que probable que la forma en que te llega lo que finalmente tendrás que hacer no sea nada concreta. Un correo, una llamada de un cliente, una conversación con otra persona, una reunión, una cena familiar, una nota del colegio de tus hijos, un anuncio de televisión, un flyer que ha llegado a tu buzón… De cualquiera de estas cosas y de muchas más puede surgir algo que luego tendrás que hacer o querrás hacer, pero es evidente que no te llegará perfectamente definido sino que tendrás que ser tú el que lo defina para luego evitar que esté en tu mente escondido de forma poco concreta y vaya generando estrés en tu vida.
Te contaré lo que yo hago que me parece la forma más fácil de explicarlo.
Cuando, por ejemplo, voy a una reunión tomo nota de lo más importante que en ella ocurre. Lo hago en una libreta de las que siempre llevo y que habrás visto en alguno de mis vídeos. Esa libreta se ha convertido en una bandeja de entrada. Cuando llego a casa o a mi despacho o en una cafetería Proceso y Organizo lo que he anotado de esa reunión. Lo que me interesa y decido convertir en una acción que acabará en mi agenda con fecha y hora para hacerla lo defino como una acción concreta. Por ejemplo, contactar por mail con Jordi Valls de la empresa HC para concretar visita a su empresa. Eso es lo que acabará en mi agenda. No me sirve escribir solo Jordi Valls HC. Eso no significa hacer nada. Un mensaje de ese tipo obliga a mi mente a recordar qué es lo que tenía que hacer con Jordi Valls de HC y mi mente no está para eso cuando puede hacerlo mucho mejor mi agenda. Ya sé que te parece muy largo, pero es la forma de que la formulación de lo que hay que hacer sea concreta y clara.
Formular claramente lo que has de hacer es una parte fundamental de hacer y si no la haces estás dejando en el aire en qué consiste eso que al final acabarás teniendo que hacer.
Planifica lo que supone hacer lo que ya has definido.
Ya has definido lo que tienes que hacer a partir de lo que te ha llegado a cualquiera de tus bandejas de entrada. Ahora toca darle el tiempo, elegir y preparar los recursos y provocar el ánimo adecuado para que lo hagas de la mejor forma posible, con el mejor resultado que nadie pueda esperar. Para ello lo que yo te recomiendo hacer es que calcules lo que eso supone. Te pondré un ejemplo que me gusta mucho usar del mundo escolar y que seguramente a todos nos sirve porque todos hemos pasado por ello.
La profe de Historia decide que el martes día 20 en su hora de clase a las 12 de la mañana pondrá un examen de los temas 12, 13 y 14. La mayor parte de los alumnos lo que hacen inmediatamente es anotar en su agenda escolar en la casilla del martes 20, «Examen de Historia». Y ya está. Con eso solamente no hacemos nada de nada. Se avecina el caos. Las farmacéuticas que fabrican píldoras contra el estrés ya están babeando porque allí hay clientes potenciales a medio y largo plazo. Pero no te preocupes que eso no te va a ocurrir porque tú lo harás muy bien. Sigue estos pasos:
- Anota la fecha y la hora del examen
- Mira la cantidad de trabajo que ese examen supone y cuantifícalo en tiempo. ¿Cuántas horas?
- Haz una lista de los recursos que necesitas para estudiarlo. ¿Tienes los apuntes? ¿Necesitas algún material de internet? ¿Has de hacer alguna pregunta a la profe para resolver dudas?
- Decide cuál es el mejor estado de ánimo que necesitas para afrontar el examen. ¿Cómo te ha ido ese tipo de examen en anteriores ocasiones? ¿Qué has hecho antes? ¿De quién te has rodeado para prepararlo? Si ha funcionado, repite el mismo patrón; si ha ido mal, cámbialo completamente.
- Fija en tu agenda cuando buscarás y encontrarás los recursos que necesitas.
- Fija en tu agenda cuándo preguntarás las dudas a la profesora
- Sitúa las horas que necesitas para prepararlo en tu agenda.
- Cumple lo que tú mismo has puesto en tu agenda.
Nada puede fallar si haces lo anterior. Si eres de los que piensa «Uf esto es muy complicado», tienes un problema. No es complicado, es lógico, es eficaz, es práctico. ¿Cuál es la otra opción? ¿Dejarlo hasta el último día? ¿Improvisar? ¿Quedarte con las dudas? ¿Llegar al examen habiendo dormido dos horas? Tú eliges.
Este ejemplo del examen te sirve para cualquier cuestión profesional, para cualquier tarea, para cualquier cosa que tengas que hacer. Un examen, un presupuesto para un cliente, la fiesta de cumpleaños de tu hija o el viaje que harás con tu pareja en vacaciones.
Elige muy bien a lo que dices SÍ y a lo que has de decir NO.
Mi último consejo para manejar lo que has de hacer es que elijas muy bien tus SÍ. Parece más cómodo decir Sí que decir No, pero para tu vida no es así. Lo explico en otro post que tienes en este blog, te aconsejo que lo repases y te darás cuenta de que decir NO es una de las cosas que más productivo y más eficaz te hará ya que te ayudará a centrarte en aquello a lo que has dicho SÍ. Si siempre dices Sí, no olvides que estás diciendo NO a la mayor parte de cosas a las que ya habías dicho SÍ o a las que hacen que tu vida sea viable… como por ejemplo a dormir 7 horas que es lo que hará que tu salud no se resienta lo más mínimo por falta de tiempo de descanso que necesitas.
Jaume Josa
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