Cómo identificar fácilmente lo más importante de todo lo que has de hacer.

Muchos de mis clientes y casi todas las personas a las que asesoro en los cursos que hago para empresas me dicen que su problema son los imprevistos.
Manejar imprevistos parece la cosa más difícil del mundo y parece que sea absolutamente incompatible con tener una agenda bien planificada y que, de verdad, te sirva para organizarte muy bien.
Pero no es así. Hoy voy darte algunas claves para que consigas, como dice Víctor Küppers, que…

Lo más importante es hacer que lo más importante sea lo más importante.

Víctor Küppers

No uses los imprevistos como una excusa.

Las excusas solo sirven para debilitarte y para que no te pongas a hacer lo que has de hacer. Si tu sistema de organización falla es que algo haces mal. Como te decía al inicio de este texto, imprevistos los hay siempre y en prácticamente todos los trabajos y además te diré que también dependen de tu vida personal. Por ejemplo, si tienes hijos pequeños o padres mayores tu porcentaje de imprevistos posibles a la semana aumenta. En cualquier caso, los imprevistos son inevitables y además, como su nombre indica, no se pueden prever, pero sí se pueden manejar correctamente para que no hagan que lo importante sea justamente lo que dejas de hacer.

Haz un cálculo aproximado del porcentaje que tu vida tiene de imprevistos.

En los cursos que doy y en los asesoramientos a profesionales que hago siempre propongo esta estrategia. Lo primero a lo que quiero que prestes atención es que he dicho que este cálculo lo hagas de tu vida, no solo de tu trabajo.

Para explicarlo de una forma sencilla te diré que debes decidir si tu vida es más de médico de urgencias o de médico de consulta. Si «eres médico en urgencias» no puedes programar prácticamente nada en el tiempo que estás al pie del cañón, no sabes si a las cinco tendrás a alguien que se ha roto la mano o a alguien que tiene un infarto, por tanto, adáptate; si eres «médico en consulta», podrás organizar muy fácilmente tu agenda dándoles tiempo a todos los que pidan hora.

Pero la realidad no es tan sencilla, todos tenemos parte de «médico de urgencias» y parte de «médico de consulta». Lo que te sugiero es que hagas un cálculo de qué porcentaje de urgencias tienes y qué porcentaje de consultas, es decir de imprevistos y de tareas que sí puedes fijar en un horario.

Hazlo aproximadamente, no se trata de hacer un cálculo matemático, si hace falta, ya lo modificarás.

Reserva ese porcentaje de tiempo en tu agenda.

Una vez tienes aproximadamente claro cuál es el porcentaje de imprevistos que hay en tu día a día (o en tu semana si te es más fácil), resérvalo en tu agenda.

Ya sé que ahora te parece muy complicado poder hacer eso, e incluso puede ser que pienses que te pasarás horas esperando a hacer algo. Eso no ocurrirá, te lo garantizo, porque en caso de que reserves un tiempo para imprevistos esa semana y, por lo que sea, no lo ocupes con sorpresas, podrás ocuparlo empujando con mucho menos estrés tus proyectos. Con ello mejorará tu calidad de vida y ganarás autoestima.

Lo que sí tengo muy claro es que si sabes que pueden ocurrir imprevistos y que esos suelen ser un 30% de tu tiempo, si no dejas libre ese 30% de tu tiempo para atenderlos, las «urgencias» devorarán el 30% de lo que has puesto en tu agenda que has de hacer y el 30% de tu calidad de vida ya que invadirán tu vida personal.

Ten muy claras cuáles son tus Finales de Champions del día y de la semana.

¿Verdad que si fueras un futbolista profesional tendrías muy presente el día y la hora a la que jugaras una final? Pues en tu vida hay finales constantemente. No puede ser que las relegues en importancia y que los imprevistos pasen por encima de ellas.

El principal problema con los imprevistos no está en que desplacen cosas que podemos hacer en otro momento sin consecuencias graves, el principal problema es que desplacen aquello que es realmente importante para ti. Entonces sí que empieza a complicarse tu vida, porque dejar lo importante de lado suele tener consecuencias. Dos, sobre todo: más problemas y, por tanto, más tiempo.

¿Imaginas que una estrella del fútbol no se acordara de una final? Imposible. ¿Imaginas que no se presentara a jugar porque ha ocurrido un imprevisto tonto en su vida? Vaya escándalo que se montaría. Pues bien, nuestra vida está llena de finales mucho más importantes para nosotros que la de la Champions League. No cometas el error de no tenerlas muy claras.

Así que cada semana (incluso cada día) cuando revises tu agenda marca de alguna forma cuáles son esas finales. Hacer eso te ayudará mucho a tener claro que eso no puede saltar a otro día o a otra semana -salvo un caso de fuerza mayor, evidentemente- porque te supondrá más problemas y más tiempo.

Prepara muy bien tus Finales.

La ventaja de tenerlas muy claras en tu agenda no es solamente que los imprevistos no les pasen por encima y las desplacen a otro día o a otra semana con lo que eso pueda suponer de problemas, explicaciones, excusas, tiempo… La gran ventaja es que, si las tienes claras, las podrás preparar mucho mejor que si te ni siquiera tienes claras cuáles son.

Por ejemplo, si yo tengo una conferencia a las ocho de la tarde y no tengo en cuenta de que eso es una final para mí, podría ocurrir que yo me pase el día hablando y cuando llegue a esa hora mi voz esté fatal. Si eso pasa, mi conferencia será un suplicio para los asistentes y también para mí porque más que disfrutarlo, sufriré durante una hora. No es agradable estar una hora con un tío afónico que intenta esforzarse por hacer llegar su voz a la fila tres.

Si ocurriera eso, sería un desastre para mí ya que es imposible que vuelvan a contratarme.

Si, en cambio, la preparo bien, le doy tiempo, cuido mi voz y mi ánimo, elijo la mejor actitud para trasmitir lo que tengo que explicar y me siento en forma para «jugar esa final» lo más probable es que las personas que asistan se conviertan en potenciales clientes míos, se interesen por mi trabajo y los que me han contratado piensen «a este tío hay que volverlo a llamar».

Eso es lo que tiene de bueno preparar muy bien tus finales. ¿Cuál es un ejemplo para ti de final?

Tus finales no son solo profesionales.

Ya me conoces y sabes que jamás recomiendo separar vida personal de vida profesional. Todo es tu vida. Así que la mejor manera es darle la misma importancia a lo personal que a lo profesional.

Por ello mi consejo más importante es que cuando marques en tu agenda lo más importante de tu semana o de tu día, no olvides incluir aquellas cosas personales que para ti son importantes. Tus finales pueden ser personales. date permiso para darles mucha importancia y prepararlas muy bien.

Te aseguro que las consecuencias de preparar mal tus finales personales son peores aún que las de preparar mal tus finales profesionales.

Imagina dormirte yendo con tu pareja al teatro… Un día no pasa nada, pero imagina que eso pasa cuatro veces.

Imagina olvidarte del cumpleaños de tu hija… No sabes la pasta que te costará eso en psicólogos dentro de unos años.

Imagina ir a un finde con tu pareja agotado por una semana en que te has puesto demasiadas cosas… ¿Has calculado el coste en problemas, preocupaciones, abogados y todo lo demás de tu separación?

Puedes pensar que estoy exagerando. Lo sé. Pero te aseguro que cuando alguien se separa o cuando su hijo se siente abandonado nunca es por una cosa solamente, es porque alguien dejó de darle importancia a lo que verdaderamente la tenía. Dejó de tener claras cuáles eran sus finales de cada semana y las preparó mal.

Ahora solo te queda sacar tu agenda y empezar a cambiar. ¿Cuáles son tus finales de la próxima semana?

Jaume Josa