¿Cómo debe ser la agenda perfecta?

En mis cursos presenciales y en los programas on line siempre insisto mucho en la importancia de utilizar la agenda perfecta. Es curioso, que muchas personas tienen agenda, pero muy pocas son las que la utilizan bien. Cuando doy un curso presencial sobre Organización del tiempo en una empresa y pido a los participantes que la traigan, lo hacen la mayoría, algunos me dicen, yo lo apunto en el móvil y otros vienen sin nada y me dicen, yo lo guardo en mi mente. Los que dicen esto último son los que hacen peor cara, aunque lo digan con una sonrisa. Voy a empezar por desmontar la idea de que es mejor recordarlo todo en la mente que apuntárselo. Tu mente no está creada para recordarlo todo. Eso lo hace muy mal. ¿Cuántas veces te ha ocurrido que lo que era tan importante que tuvieras en cuenta, esa idea brillantísima que habías tenido, eso que era imposible que se te olvidara porque era decisivo cuando lo pensaste, luego, cuando lo necesitas, no sabes dónde está? Muchas veces. Estoy seguro. La mente es para vivir, es para dejarse impresionar, para relacionar lo que sabes con lo que vives, para emocionarse o para decidir, para procesar lo que ves, escuchas, tocas, saboreas y sientes… pero no para recordar lo que has de hacer. Como tu mente no para de procesar todo eso sin descanso, es normal que cuando le pides “recuerda eso” no te responda, porque por ella han pasado tantas y tantas cosas consciente o inconscientemente que no sabe ya dónde está eso que ahora justamente tú quieres recordar.

Desmontada, pues, la teoría de que es mejor recordar que anotar.

¿Agenda o móvil?

Aquí está la primera discusión. Vaya por delante que soy muy fan de todos los dispositivos móviles, tengo móvil, evidentemente, tengo tablet, tengo dos ordenadores portátiles, en casa hay cuatro más y un ordenador de sobremesa en el despacho (¡Y somos cuatro de familia!). Me gusta estar al día de apps y gadgets que pueda tener en mis dispositivos y me gusta utilizarlas en mi trabajo y en mi vida a diario. Así que de anti-tecnología nada de nada. Pero siempre pienso en que las cosas que hago sean prácticas, siempre tengo en cuenta qué es lo que en cada momento me permite que mi vida sea más práctica, útil y divertida, como las clases que doy.

Para hacer algo siempre has de tener en cuenta lo siguiente:

  • Que tengas el tiempo para hacerlo.
  • Que tengas los recursos para hacerlo.
  • Que tengas el ánimo adecuado para hacerlo.

Pues bien, para mí no puede ser que si no hay wifi no pueda consultar mi agenda o actualizarla; no puede ser que tenga que escribir tecleando una pantallita minúscula en la que me dejo la vista; no puede ser que no pueda tener una panorámica de una semana entera y de la siguiente con una ojeada.

Por tanto, yo soy más partidario de la agenda en papel, aunque luego complementes su funcionamiento con herramientas como Google Calendar, los avisadores que quieras en el calendario o una que me gusta mucho porque integra todos los dispositivos que es Evernote. Todo eso me gusta y lo uso, pero no sustituye a mi agenda en papel que me da muchas más soluciones y simplifica mi vida ahorrándome tiempo.

Razones para usar una agenda en papel.

  • Esperando en un lugar sin wifi puedo hacer mi revisión diaria en un segundo.
  • Me sirve también de libreta de grandes ideas.
  • Tengo allí mis listas de proyectos que puedo revisar fácilmente.
  • Me permite una visión panorámica de cómo ha sido mi semana y puedo así revisar lo que he hecho mal o regular para no repetir el error en la semana siguiente, con lo cual, gracias a mi agenda, mejora mi vida ¡a ritmo semanal!
  • Puedo marcar con cruces lo que he hecho, lo que me provoca un placer indescriptible porque soy adicto a tachar lo que ya he hecho y así cargo las baterías de mi autoestima.
  • Puedo anotar lo que surge de manera muy fácil y en distintos colores según si se trata de un tema o de otro.
  • Puedo guardar las agendas de años anteriores para revisarlas si hace falta.

No está mal para empezar y sin darle demasiadas vueltas.

¡Ah! Otra opción es el calendario de pared. Muy habitual en mujeres que piensan con mentalidad ama de casa aunque sean superprofesionales. Repito lo dicho, tener un calendario es una herramienta complementaria, puede proporcionártelo Google o puede dártelo “Pollería Los Pollos Hermanos”, pero no sustituye a tu agenda ni de lejos, no te engañes. Para lo que sí reconozco que va muy bien un calendario de pared es para anotar lo que quieres que otros de tu entorno vean. Aunque si anotas “Comprar suavizante” esperando que a tu hijo le dé la revelación de bajar al súper y comprarlo, más vale que vuelvas a la realidad y dejes de imaginar que vives en Mátrix. O te lo anotas en tu agenda y entonces tendrás suavizante o vas a tu hijo y le dices “Hoy compras suavizante. Toma el dinero.” El mensaje “Comprar suavizante” en el calendario no resuelve casi nada aunque te sirve de recordatorio de que no hay suavizante. Yo aconsejo una lista en el frigorífico para eso. Es más práctica ya que además del suavizante, apuntarás todo lo demás que se vaya terminando, así cuando tú, o tu hijo, vayas a comprar no te olvidarás de nada y no tendrás que pedirle a tu mente que recuerde lo que sabes que se ha acabado y que esperas encontrar dando vueltas por el súper mientras miras estantes y esperas la inspiración.

¿Qué tamaño debe tener tu agenda?

Yo siempre digo que tu agenda ha de ser tan grande como tu vida. Ha de caber toda tu vida en ella. Si usas una agenda de bolsillo, tienes una vida de bolsillo; si usas una agenda grande, tienes una vida en grande. Si tienes una agenda escolar -cosa que le pasa a muchos profes- tu vida gira al entorno de lo escolar. ¿O no?

Cuando planteo esto suelen decirme que una agenda pequeña es más cómoda de llevar encima. Ya, pero es que tu agenda no es necesariamente para llevarla encima. Cuando voy a la playa no me llevo la agenda metida en el bañador, pero no porque la mía sea muy grande -la agenda, claro-, porque, aunque fuera pequeña -la agenda-, tampoco la llevaría en el bañador. Cuando voy a esquiar, que llevo una mochila a la espalda, lo que llevo en ella no es la agenda. Por tanto, ten muy claro que eso no explica el tamaño de tu agenda ni lo justifica, tu vida sí.

¿De qué tipo debe ser tu agenda?

Sin duda, de semana vista. Tienes toda la semana en dos páginas cuando la abres. Esas son, con mucha diferencia las mejores. Las de una hoja por día te dan una visión muy limitada de tu vida. Te centrarás en el día a día, tendrás un gran control sobre lo que haces pero pierdes perspectiva y posibilidades de revisar lo que haces y de mejorarlo. Centrarse en el día a día está bien y, para empezar a organizarse cuando alguien ha sido un desastre en eso está muy bien, pero tarde o temprano tienes que empezar a elevarte del suelo para mirar con más perspectiva lo que haces y para eso has de tener una visión más amplia de tu vida, la de una semana vista.

Imagina un sistema cualquiera de funcionamiento que cada semana tuviera la oportunidad de ser mucho mejor que la anterior. Sería impresionante mejorar algo cada semana ¿verdad?. Pues eso es lo que tú puedes hacer sin esfuerzo si tienes una agenda de semana vista y revisas cada semana lo que has hecho, lo que has dejado de hacer, lo que ha sido un desastre, lo que ha sido un día de éxito, lo que has aplazado, lo que has delegado y lo que has hecho finalmente. Si extraes conclusiones sobre todo eso que te has planteado y te propones no hacer lo que no ha funcionado de la misma forma en que lo has hecho, te aseguro que la semana que viene será mejor que la anterior. ¡Garantizado! Y la próxima aún será mejor y en dos meses, ocho semanas revisadas a fondo, tienes un sistema prácticamente perfecto. No está nada mal, ¿no te parece? Eso sí, necesitas una agenda semana vista y darte cuenta de qué es lo que no has de repetir. 

Repetir lo que sale mal y esperar resultados distintos es de imbéciles… pero lo hacemos a diario.

Yo además te aconsejaría aquellas agendas en que cada día de la semana ocupa una columna y el día está organizado en horas. Facilita mucho tu organización del tiempo de cada día. Normalmente esas agendas tienen una parte a derecha o izquierda que te permite anotar lo que has de hacer en esa semana, pero que no tiene un día fijo, lo cual aún simplifica más tu organización.

Si encima tienes páginas a principio y final que están en blanco, ya tienes la agenda perfecta. Porque en esas páginas en blanco puedes anotar tus listas de proyectos y revisar fácilmente si los vas empujando o se han quedado parados; puedes anotar tus listas de libros que leer, películas o series que ver, lugares que visitar; puedes anotar tus ideas brillantes de la semana; puedes plantearte los objetivos del mes, del trimestre o del año; puedes ponerte recordatorios -si además te avisa una alarma del móvil, pues mejor, pero lo tendrás en algo que revisarás cada día-.

¡Ah! y la portada o el diseño que te guste mucho. Yo explico muchas veces que durante años mi agenda fue la de Quino, el dibujante argentino “padre” de Mafalda. ¿Por qué? Pues porque yo llegué a la conclusión de que mi vida y yo mismo eramos muy serios, demasiado. Yo me propuse divertirme más con lo que hacía. Esa agenda fue mi estrategia para recordármelo cada día porque cada página de la agenda -que es de semana vista, por supuesto- estaba llena de viñetas de humor y porque las tapas eran de colores muy llamativos. Me encantaba ver la cara de mis clientes, de los directores de colegios con los que coincidía en aquella época, los inspectores de enseñanza, las familias que atendía… cuando sacaba la agenda y era de color rojo, verde pistacho, rosa, naranja, azul cielo… Te garantizo que esa agenda fue la clave de mi transformación en esos años hacia la vida divertida que hago ahora.

Usa el diseño que más te guste, pero que diga cosas de ti o que te diga cosas a ti. De esa forma le darás a tu agenda una utilidad más que ni siquiera sabías que podía tener.

En conclusión…

Una agenda a tu medida puede convertirse en tu principal colaborador, en tu socio principal, en tu esclavo, en tu criado, en tu mayordomo e incluso en tu médico antiestrés. No hace vacaciones, no descansa los fines de semana, no duerme, no se olvida de nada, no te grita, no pide aumento de sueldo, está siempre disponible, puedes mirarla siempre que quieras y siempre te dirá verdad. ¿Dónde consigues algo así?

Hace unos años aparqué el coche delante de un supermercado un viernes al mediodía para ir a hacer la compra de la semana. Mi coche se cierra y se abre con un sensor así que solo tocar el tirador se cierra y se abre sin llave. Era nuevo y algo no debí tocar bien porque el coche quedó abierto. En el maletero llevaba mi maletín con el ordenador portátil, la agenda, mi libreta de ideas, un juego de bolígrafos y algunas cosas más. Cuando regresé con la compra en una bolsa, la dejé en el asiento de atrás del coche y al llegar a casa y entrar me di cuenta de que el capó del motor estaba abierto. ¡Qué raro! El portaequipajes de atrás estaba cerrado. Lo abrí y el maletín había desparecido. Me habían robado por un error mío. De todo lo que llevaba en ese maletín lo que más me costó reemplazar fue la agenda, lo demás valía más dinero, pero lo que tenía más valor para mí era mi agenda.

Jaume Josa

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