La revisión semanal. Mejora tu vida cada siete días.

Revisar es una de las herramientas clave de tu sistema de organización personal. De entre todas las revisiones que puedes hacer, la que más impacto tendrá en la mejora constante de tu organización y, por tanto, de tu vida es la revisión semanal. Si además la consigues simplificar al máximo, te entrenará a pensar siempre cómo puedes hacerlo mejor a la semana siguiente aprendiendo de los errores que hayas podido cometer en la semana anterior de una forma mucho más fácil.

Vamos a ver cómo lo hacemos.

Las revisiones de las que no puedes prescindir

Te voy a explicar las que yo utilizo y las que tú puedes necesitar en función de tus circunstancias.

Las revisiones diarias

Sí, en plural. Son todas esas veces que miras tu agenda a lo largo del día para confirmar lo que tienes que hacer. Por eso son varias al día. Imprescindible hacer una cuando empiezas tu jornada -yo la hago después de desayunar, así me da una perspectiva del día que tengo por delante. Si eres de los que se levanta y no desayuna hasta más tarde, hazla antes de salir de casa, verás como tienes una mayor sensación de control.- y otra cuando terminas tu jornada. ¡Ojo! Eso no significa cuando te vas de tu lugar de trabajo, porque es más que probable que allí no acabe tu vida. Tu agenda no solo te ayuda a organizar tu trabajo, sino toda tu vida, también la personal. No la utilices solo para lo profesional o estarás enviándote el mensaje de que solo lo que es trabajo es importante y eso es un error que no te puedes permitir. Yo hago la revisión de final del día antes de cenar. Normalmente porque después de cenar ya no hago nada más que desconectar, veo alguna serie, algún programa en televisión, algún partido de fútbol o leo alguna novela.

Además de esas dos habré mirado mi agenda una decena de veces a lo largo del día. Para mí eso es un indicador muy interesante de si mi mente está para vivir o para recordar lo que tengo que hacer. Si la tengo que mirar poco, es que estoy utilizando mi mente para recordar; si, en cambio, tengo que recurrir a mi colaborador principal para que me diga lo que tengo que hacer, es que lo estoy haciendo muy bien porque mi mente la dedico a otras cosas más interesantes que la de recordar, como te explicaba en el post anterior.

¡Nunca revises tu agenda antes de ir a dormir! Si quieres descansar bien, no le envíes a tu mente el mensaje de que se conecte a lo que tendrás que hacer mañana.

La revisión semanal

Para mí la más importante de todas y a la que dedico el resto de este post. Ya verás como se convierte en la herramienta clave de la mejora constante de tu vida. No prescindas de ella ni bajo tortura.

La revisión anual

Es la revisión que me da más perspectiva a medio plazo. La suelo hacer a finales de diciembre, entre Navidad y final de año y en ella reviso los objetivos que me había propuesto en diciembre del año anterior, analizo si los he conseguido o si no y veo porqué ha ocurrido tanto una cosa como la otra.

No analices solo lo que va mal, analiza también lo que has hecho bien y eso potenciará tus mecanismos de éxito.

También me planteo los objetivos del año que está a punto de empezar. Siempre teniendo en cuenta la perspectiva a cinco o diez años vista. En este artículo anterior tienes más detalles. Recuerda que si no tienes una brújula que te guíe en tu camino a la vida que quieres hacer de aquí cinco o diez años, llegarás a otra parte a la que a lo mejor no querías llegar. Eso significa que tus objetivos a un año vista han de estar en sintonía con la forma en que quieres vivir a más largo plazo.

La revisión trimestral o mensual

O una o la otra, no las dos. Yo solo utilizo la trimestral porque para mí tiene mucho más sentido. Una parte de mi trabajo se estructura en trimestres, el de profe; cada tres meses tengo que hacer la contabilidad de mi empresa por cuestiones de impuestos; tengo períodos de vacaciones cada tres meses…. Esto hace que para mí no tenga ningún sentido hacer una revisión mensual cuando la trimestral tiene tanta importancia.

Otras…

Para mí la de verano. Tengo mucho tiempo de vacaciones en verano y no me gusta andar vagueando porque soy alguien muy activo, así que cuando llega el mes de julio hago una revisión de vacaciones en la que me planteo los proyectos que quiero tener a punto cuando llegue el mes de septiembre. Desde lecturas de libros que no he podido hacer a lo largo del resto del año, a viajes, pasando por la preparación de nuevos cursos, cambios en mis páginas web, proyectos para mis clases…

Para qué la revisión semanal

Ya te he dicho al inicio que para mí es la más importante y a la que le doy más importancia. Especialmente por dos razones:

  • Es la que me permite un mayor control sobre lo que tengo que hacer a corto plazo y por tanto tiene a raya mi estrés y garantiza mi calidad de vida semana a semana.
  • Me permite aprender de los errores que he cometido en la semana anterior y evitarlo en la siguiente, con lo cual cada semana estoy aprendiendo de mí y aplico lo que descubro a mi calidad de vida a la semana siguiente.

Como revisar da pereza, hazlo fácil

Todos los que nos dedicamos a la organización del tiempo y todos los que utilizan algún método de organización personal coincidimos en que revisar da pereza. Yo creo que junto a la perspectiva es la parte a la que se da menos importancia cuando uno consigue recuperar el control y eso es un error de los gordos.

Entiendo que cuando alguien llega a una página como esta en la que estás o empieza un curso como los que yo te propongo lo que necesita es recuperar el control de su vida que se le escapa totalmente entre lo profesional, las prisas, el estrés y los olvidos. Por eso lo primero que hacemos es insistir en recuperar el control, por ejemplo con un Curso en Vídeo como CONTROL TOTAL. Una vez ya tiene eso, piensa “ya está”. Y allí está el error. No está. Has aprendido a recuperar el control, has bajado tu nivel de estrés, no das prioridad a lo profesional por encima de lo personal, no te olvidas porque tu agenda trabaja para ti y sabes lo que has de hacer con lo que llega a tus bandejas de entrada; pero no has creado un sistema todavía que funcione en piloto automático. Eso solo lo consigues a partir del momento en que al control de lo que has de hacer le añades las revisiones. Especialmente cuando conviertes las semanales en un hábito, en un ritual de tu semana.

Por tanto, como partimos de la idea de que pensarás que revisar da pereza y que a ti no te hace falta, vamos a ver la forma de hacer esa revisión semanal automáticamente y de la manera más sencilla posible:

Misma hora, mismo día

Una de las claves es la elección del momento en que harás tu revisión semanal. Medítalo bien y elige el que mejor se ajuste a tus circunstancias.

Yo probé varios momentos antes de decidirme por los viernes. Empecé con los lunes a primerísima hora y no me daba resultado porque había cosas de la semana que empezaba que ya eran ese mismo lunes y no había podido prepararlas; luego cambié al domingo de tarde, pero no me acabó de convencer; hasta que al final llegué al viernes. Primero de tarde, después de comer; ahora ya lo hago el viernes por la mañana a primera hora.

En mi caso, que ya no doy cursos los viernes y por tanto mi fin de semana es de tres días enteros -No me tengas envidia, si lo quieres, empieza a tener perspectiva de cómo quieres vivir de aquí a dos, tres o cinco años y empieza a hacer cosas hoy para conseguirlo. Es lo que yo hice.-, me permite repasar lo que he hecho en los cuatro días de la semana y lo que voy a hacer en los tres del fin de semana, además de lo que haré en la semana que empezará el lunes. Al final de este artículo, en el último apartado, te explico cómo.

Todo cerca

Segunda clave para hacerlo fácil. Todo lo que necesites revisar que esté cerca de donde vas a hacer tu revisión semanal. Yo antes no lo tenía en cuenta y me pasaba mucho tiempo para hacerla. Lo hacía en un sofá o en una mesa que no era la de mi despacho o incluso en una mesa en el jardín en verano. Hasta que descubrí que eso era un error porque me llevaba mucho tiempo ir y venir a buscar lo que necesitaba para hacer la revisión bien hecha. Eso aumentaba mi sensación de “que pereza levantarme ahora” y facilitaba que hiciera una revisión semanal muy pobre y nada eficaz.

Me di cuenta y decidí que nada de encontrar un lugar más “guay” para hacer mi revisión semanal si el mejor lugar era mi despacho. Cambié algunos archivos de lugar, vacié algunos cajones de mi mesa, cambié incluso de mesa para que fuera más grande, liberé algunos estantes y vacié también algunos espacios ocupados por cosas que no necesitaba tener cerca. De esta forma tengo todo lo que necesito para mi revisión semanal a menos de un metro de distancia. Como además mi silla tiene ruedas, no tengo ni que levantarme para llegar a todo lo que puedo necesitar. Resultado, ahorro de tiempo y eficacia máxima, además de que no doy la más mínima oportunidad a la pereza.

Lo que necesitas para hacerla

¿Qué es eso que has de tener a menos de un metro para hacer tu revisión semanal?

Tu agenda

Que es tu herramienta principal de revisión si cumple con las condiciones que debe tener.

Carpetas y archivadores

Todo aquello que utilizas para INCUBAR tus proyectos. Lo que archivas no es importante que esté cerca, así que eso puedes llevarlo a otro espacio más alejado de tu mesa. No archives en tu espacio de trabajo si tienes poco espacio, hazlo en un lugar que actúe a modo de almacén, porque recuerda que lo que ARCHIVAS no lo tienes que revisar a menos de que ocurra algo imprevisto.

Calma y tranquilidad

Para hacer la revisión semanal tan importante como todos los papeles y tu agenda son estas dos cosas. Como verás en el siguiente apartado, lo que vas a hacer es clave para la mejora de tu calidad de vida, así que si para hacer algo tan importante no tienes la máxima atención, vamos mal.

La revisión semanal va a mejorar tu vida cada semana. ¿Todavía te parece poco importante? ¿No crees que merece toda tu atención? Pues entonces elige un momento de calma y tranquilidad, sin interrupciones ni distracciones.

Espacio

Si tu mesa es un caos, tu revisión será un caos, tu vida será un caos, tu mente es un caos. O le das importancia o no se la das. Si vas a plantearte cómo será tu vida la semana que empieza, no puedes hacerlo en una zona de combate entre temas pendientes, papeles inútiles que deberían estar en la papelera, móviles, bolis que no pintan y el periódico de ayer.

Para hacer una buena revisión semanal has de haber demostrado que tienes el control, eso significa que has de haber PROCESADO tus bandejas de entrada para que lo que has de hacer esté ya en tu agenda o incubado en tus carpetas y archivadores. El espacio libre en tu mesa de trabajo y tus bandejas de entrada completamente vacías será el indicador clave para que sepas si vas a hacer una buena revisión semanal o solo algo para cubrir el expediente que no va a mejorar en nada tu vida.

 La mejor forma de hacer tu revisión semanal

Una vez ya tienes en cuenta lo que te he dicho antes, ¿qué es lo que hay que hacer?

Básicamente se trata de empezar haciendo dos caminos. Uno hacia atrás y otro hacia adelante. En medio vas a hacer una parada para reflexionar.

El camino hacia atrás

En tu agenda está tu vida en la semana que está a punto de acabar. No olvides que tanto lo profesional como lo personal son tu vida, por tanto, deben estar en tu agenda. Todo es importante, repito lo de que no le mandes a tu vida el mensaje de que hacer la contabilidad es muy importante y hacer la compra no. Si llega a casa tu familia y jamás hay comida acabarán odiándote; si no tienes tu contabilidad al día te pondrán una multa. ¿Qué es peor?

Una vez tienes la certeza de que tu agenda es una buena imagen de tu vida en la semana que termina, hazte las preguntas siguientes:

¿Algún día ha sido agotador? ¿Qué es lo que hice mal ese día?

¿Algún día ha sido perfecto? ¿Qué es lo que hice muy bien ese día?

¿Qué es lo que he hecho mejor esta semana? ¿Qué voy a hacer en la próxima para repetirlo?

¿Cuáles han sido los tres errores clave que he cometido esta semana? 

¿Cuál ha sido mi éxito esta semana?

¿Qué era lo más importante de la semana que ha acabado? ¿Cómo ha salido? ¿Por qué?

¿Ha habido equilibrio entre lo personal y lo profesional?

El camino hacia adelante

Una vez ya has revisado con esas preguntas lo que has hecho en la semana que acaba, vamos a ver cómo pinta la que viene. Seguimos con las preguntas.

¿Qué es lo más importante que has de hacer en la semana próxima? ¿Cómo le vas a dar esa importancia?

¿Qué día tiene pinta de ser el más complicado? ¿Cómo te prepararás para afrontarlo?

¿Qué cosas de las que te dan placer o satisfacción personal no vas a dejar de hacer?

¿Qué harás para evitar los tres errores que has cometido en la semana anterior?

¿Qué harás para repetir el éxito de la semana anterior?

¿Cómo equilibrarás aún más que la semana anterior lo personal y lo profesional?

En medio recuerda hacer esa parada para darle vueltas a lo que has hecho y así tomar decisiones lo más concretas posibles para lo que harás. Anótalo en tu agenda.

Seguimiento de tus proyectos

Si tu agenda funciona bien, en ella tendrás anotados tus proyectos a tres meses o a un año. En la revisión semanal es el momento de visitarlos. Como tienes cerca las carpetas o archivadores en las que están, ábrelas y tenlas delante.

¿Has hecho algo en la semana anterior para conseguirlos? 

¿Qué harás -concretamente- para acercarte a tus proyectos en la semana próxima? -Ponlo en tu agenda-

¿Hay algún proyecto que no estés empujando? ¿Te sigue interesando?

¿Se acercan las fechas de algunos de tus proyectos? ¿Qué paso estás obligado a hacer esta semana próxima? -Anótalo en tu agenda-

¿Hay algún proyecto nuevo que haya aparecido esta semana? ¿Cómo lo vas a formular? -Abre una carpeta nueva para ese proyecto y define el primer paso que puedes hacer esta semana que empieza-

A dos semanas…

¿Hay algo en tu agenda a dos semanas vista que debas empezar a preparar en la próxima?

Tener una visión a menos corto plazo que una semana te permitirá evitar el estrés y que no te asalten los imprevistos que tus decisiones pueden evitar.  Ya que no podrás evitar los que aparecen de manera impensable, de los que hablamos en otro post, al menos evita los que tú puedes tener bajo control si planificas a medio plazo, a dos o tres semanas vista.

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Te aseguro que, si conviertes tus revisiones semanales en un hábito, tu calidad de vida mejorará semana a semana y eso te va a animar muchísimo a  seguir haciéndolo, porque verás los beneficios de forma tan evidente que no solo será un hábito, sino que te convertirá en un adicto a las revisiones.

Lo primero que has de hacer ahora es fijar en tu agenda el momento en que harás tu próxima revisión semanal. HAZLO.

Jaume Josa, abril de 2018

Aquí tienes el vídeo en el que encontrarás mi explicación de lo que te cuento en el artículo

2 comentarios sobre “La revisión semanal. Mejora tu vida cada siete días.

  • el 11 abril, 2018 a las 15:08
    Permalink

    Hola, hace tiempo ví de casualidad tu video del método GTD a medida y me encantó. Tardé mucho en volver a encontrarlo y suscribirme a tu canal y ahora estoy aquí en tu web. Te escribo desde México. Me gusta mucho cómo explicas los temas y aunque algunos consejos pudieran parecer obvios, la verdad es que pocas veces nos detenemos a pensar así las cosas y tomar acción. Espero poder aprender mucho con tus videos y blog.
    De este tema en especial de la revisión periódica del sistema, trabajo en una Notaría y entenderás que los "proyectos" del trabajo son muchísimos, algunos se resuelven en un día y otros pueden tomar varias semanas. Estoy lidiando un poco en cómo organizarme para hacer, en principio, la revisión semanal de lo laboral y lo personal. 20 minutos no creo que me sean suficientes, tal vez no deba desglosar cada tema como un proyecto. ¿qué me recomiendas? Te aclaro que no he podido ver todos tus videos. Mi compromiso es ver uno diario antes de empezar mi jornada laboral, y los voy viendo según el título y tema que en ese momento me inquieta. ¿Sugerencias? Mil gracias!!!

    Respuesta
    • el 12 abril, 2018 a las 16:11
      Permalink

      Hola, Sonia

      Estoy de acuerdo contigo que en un caso profesional como el tuyo, la revisión semanal no se puede resolver en esos 20 minutos, y mucho menos si hay tantos proyectos abiertos. Pero eso nos indica justamente la importancia que tiene, así que va a ser importante incluirla entre as actividades y tareas semanales con el espacio de tiempo adecuado. Calcula tú el tiempo que necesitas y encuéntralo en tu agenda.

      No todo lo que debes resolver han de ser proyectos, eso es cierto también. Técnicamente, un proyecto es algo que tiene varios pasos. Lo demás son acciones que se agendan y se hacen cuando uno se propone o necesita hacerlas. Tampoco todos los proyectos se han de revisar de la misma manera ni a todos habrá que dedicarles el mismo tiempo.

      Gracias a ti por tu comentario.

      Jaume Josa

      Respuesta

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