Cómo vaciar la bandeja de entrada de tu correo electrónico de manera fácil

Hoy vamos a hablar de una forma de vaciar la bandeja de entrada de tu correo electrónico sin complicarse la vida.

¿Cuántos correos tienes en tu bandeja de entrada? Aproximadamente. Tampoco hace falta que seas exacto. Si lo que piensas es que hay muchos y yo ahora te digo que para empezar has de conseguir vaciar completamente tus bandejas de entrada, se producirá un cortocircuito en tu mente. ¿Cómo narices lo hago para eliminar todos esos correos, sin pasarme tres días que no tengo ni quiero dedicar a eso, para hacerlo? Por mi experiencia te diré que este suele ser un obstáculo muy grande en la implantación de tu propio sistema de organización personal. Es el primer filtro y muchos se quedan aquí. Son los que un día pensarán que hubieran tenido que dedicar esos tres días a vaciar su correo electrónico, pero ya estarán atrapados por el estrés. Te diré una cosa. Los entiendo. Yo tampoco me pasaría tres días mirando una pantalla llena de correos electrónicos de hace años. Por eso voy a contarte el sistema que utilizo para simplificar ese proceso de vaciado al máximo con mis clientes.

La importancia de vaciar completamente el correo electrónico.

Vaciar las bandejas de entrada es algo extraordinariamente importante en tu sistema de organización personal, por dos motivos. El primero es porque si queda algo en una bandeja de entrada es que no lo has procesado, lo has olvidado y algo había que hacer con ello que no has hecho. Aunque sea tirarlo a la papelera. El segundo es que si lo mantienes en la bandeja de entrada -la que sea, no solo el correo electrónico- lo tienes también en la mente. ¡Ojo con eso que quedó allá y que no sé qué hacer con ello! Esos recordatorios mentales son la mayor fuente de estrés que puedes tener en tu vida. Ya he hablado muchas veces en mis vídeos y en otros artículos de que intentar hacer que tu mente recuerde sin parar no es un ejercicio de memoria, es un obstáculo en tu calidad de vida.  Vaciar es vaciar completamente, tanto tus bandejas de entrada como tu mente. ¿Para qué? Para ganar eficacia personal, para entrenar tu autodisciplina, para centrarte en el presente y en estar al cien por cien por lo que has de estar que es, ni más ni menos, que vivir. Tu vida merece la máxima atención. Lo único que tienes en tu vida es el instante que estás viviendo ahora. Si lo ocupas en pensar lo que has de recordar, estás malgastando tu presente. ¡Vive! ¡Atiende al cien por cien con los cinco sentidos a lo que ahora estás haciendo! Sea lo que sea es lo más importante, no lo estropees haciendo que tu mente se vaya a lo que habrá que hacer -el futuro- o a lo que había que recordar -el pasado-.

¿Y si tengo la bandeja de entrada con más de mil emails?

Bueno, si tienes más de mil correos en esa bandeja de entrada, tienes un problema, eso está claro. Pero yo estoy aquí para resolverlo, no para que te agobies aún más. Así que tranquilo que voy a darte las claves para vaciarlos en  menos de diez minutos sin morir en el intento y sin perder nada por el camino.

En los cursos que doy sobre organización del tiempo y en mi TRAINING PRO que es un mentoring 1 a 1 para crear tu propio sistema de organización me he encontrado con bandejas de entrada absolutamente saturadas. No ya llenas, sino a punto de estallar de correos electrónicos. Recuerdo hace ya algunos años la de un ingeniero de obras con responsabilidad en diversos ayuntamientos que tenía 13.000 correos sin procesar y más recientemente la de un responsable de área de una multinacional de la formación que tenía más de 4.300. En ambos casos la mayor parte de esos correos estaban sin abrir y el 80% de los abiertos sin procesar de ninguna forma. En casos así, imagínate la cara que ponen cuando yo les digo que esa carpeta ha de estar completamente vacía. Ya se desconectan del curso o quieren que les devuelva el dinero del Training, porque piensan que eso no van a conseguirlo sin dedicarle un tiempo que no tienen y que si tuvieran no querrían dedicar a eso. Es normal. Yo también tendría esa sensación.

En el original sistema GTD ideado por David Allen, la recomendación sería Chico, es lo que hay. Si quieres eso vacío hay que vaciarlo y si hay que vaciarlo resérvate el fin de semana para hacerlo. Yo ya he dicho en mi vídeo GTD a Medida que el sistema de David Allen me parece demasiado rígido en algunos aspectos y esa rigidez hace que en el proceso de implantación de un sistema de organización personal perdamos a algunas personas que lo necesitan simplemente porque tienen en el camino obstáculos que les parecen insalvables y entonces lo dejan y sobreviven, o no, con lo que hacían antes de conocer GTD.

Mi experiencia y mi práctica me dice que los expertos estamos para dar soluciones fáciles y aplicables y que en esta fase inicial de un sistema de organización personal no te puedes encontrar con algo insalvable porque aún no estás entrenado para hacerlo tan bien. Ya sé que me caerán las bofetadas de parte de todos los puristas de GTD, pero paso mucho de los que ya tienen un muy buen sistema de organización personal, de los expertos. Yo trabajo para los que no lo son, para los que se estresan, para los que no saben de dónde sacar tiempo para pasarlo bien y que ni se saben ni quieren pasarse un finde entero procesando y organizando una bandeja de más de mil correos.

Es por eso que yo recomiendo a mis clientes un sencillo proceso extraordinariamente práctico que ahora te explicaré en unos pasos muy fáciles.

 6 pasos para vaciar completamente tu bandeja de correo electrónico.

Solo seis que son los siguientes. Especialmente indicado para personas que tienen en su bandeja de entrada una montaña de emails que no pueden manejar y que les hace perder tiempo.

Paso 1.

Crea una carpeta que se llame «Correos antes de -y aquí le pones la fecha de hoy-»

Paso 2.

Envía todo lo que tengas en la bandeja de entrada a esa carpeta. Sí, todo. No lo perderás, tranquilo.

Paso 3.

Mañana te levantarás con la bandeja de entrada vacía. Verás qué sensación. Solo estarán allí los que hayan llegado desde que enviaste la masa de correos a la carpeta que has creado. Poquitos comparado con los que había antes. Esos sí vas a procesarlos.

Paso 4.

Cuando quieras, tengas tiempo, te hayas entrenado más o lo necesites, te ocupas de esa carpeta «Correos antes de…«. Lo harás de la siguiente forma:

• Empieza por eliminar a lo bestia. Si en tu bandeja de entrada había tantos correos que no has necesitado procesar correctamente y aún no te han despedido o no estás ingresado en la unidad de atención mental es que allí había mucha porquería que no servía para nada. Así que líbrate de tu Síndrome de Diógenes del correo electrónico y tira la basura. Elimina a lo bestia, repito. Verás cuánto trabajo y cuánto tiempo te ahorras si empiezas por eliminar.
• Para lo que queda en esa carpeta «Correos antes de…» crea dos subcarpetas: una que se llame ARCHIVADOS y otra que se llame INCUBADOS. Muy fácil, a la primera envía todos los correos de cosas que has de guardar, que has de tener controladas que te han llegado, pero que no tienes que revisar si no pasa nada extraño. Se ARCHIVA lo que no hay que revisar; y a la segunda envías todo lo que te ha llegado que sí tienes que revisar. INCUBAR supone guardar aquello que tendrás que revisar, como los huevos de un nido, que has de cuidar para que, cuando nazcan, los polluelos estén bien.

Paso 5. 

Ya tienes todo mucho más organizado. Tienes menos correos que nunca en tu bandeja de entrada y has creado una carpeta a la que han ido los que tenías antes de la fecha que hayas elegido. Pero ahora no puedes volver a cometer el mismo error que ya cometiste cuando no sabías que podías hacer las cosas de una manera mejor. El truco de la carpeta «Correos antes de…» solo lo puedes utilizar una vez, a la segunda te gritará No seas vago y procesa. Estás avisado.  Para hacer las cosas de distinta forma y no volver a necesitar esa carpeta truco, empieza a procesar y organizar lo que llega a tu bandeja de entrada de correo electrónico a partir de hoy de manera correcta.

Solo tienes 6 acciones posibles que son:

1. Eliminar. La que más tiempo te dará. ¿Me interesa o no me interesa? ¿Lo necesito o no lo necesito? Respondes y eliminas lo que tenga por respuesta cualquiera de los dos NO.
2. Aplazar. Crea una carpeta «Esta semana no lo miro». Todas aquellas cosas que esta semana no vas revisar por el motivo que sea. Cuando uses bien esta carpeta, te sorprenderás de la cantidad de cosas que ni llegas a  a hacer solo por haberlo aplazado una semana. Recuerda que esta carpeta la revisas cada semana.
3. Delegar. Lo que es mejor para el resultado que hagan otros. Anotas en tu agenda una acción del tipo «Hablar con… para delegar…».
4. Archivar. Como te decía antes, todo aquello que has de guardar pero que no has de revisar. Puedes crearte carpetas en tu correo electrónico con el tema y se ordenarán alfabéticamente, no te compliques la vida.
5. Incubar. Todo lo que has de guardar porque lo tienes que revisar. Normalmente serán cosas relacionadas con proyectos que tienes, así que haz lo mismo; crea carpetas y se ordenarán alfabéticamente.
6. Hacer. Lo que has de convertir en una acción va a tu agenda directamente expresado de manera que sea claro y no te haga tener que recordar qué era eso. Invierte en formularlo de manera clara y te ahorrarás tiempo y dolores de cabeza.

Paso 6.

Ya solo te quedaría, para cuando tengas tiempo o ya estés más entrenado, organizar la subcarpeta de lo que has INCUBADO de los «Correos antes de …». Haces lo mismo que antes, vas creando subcarpetas según vayas necesitando para organizar lo que has incubado de manera que, si alguna vez lo necesitas, lo encuentres fácilmente.

Tu bandeja de entrada de correo electrónico vacía.

Manejar solamente los correos electrónicos que te llegan de manera regular a tu bandeja de entrada no es tan difícil ni te llevará tanto tiempo si no tienes añadidos a esa bandeja todos los del pasado. Ya verás cómo se convierte en un proceso muy sencillo que poco a poco irás dominando y que harás cada día de manera más sencilla.

Ya no tienes la excusa, es que tengo más de mil y no tengo tiempo para procesarlos.

Jaume Josa