Com ha de ser l’agenda perfecta?

En els meus cursos presencials i en els programes on line sempre insisteixo molt en la importància d’utilitzar l’agenda perfecta. És curiós, que moltes persones tenen agenda, però molt poques són les que la utilitzen bé. Quan dono un curs presencial sobre Organització del temps en una empresa i demano als participants que la portin, ho fan la majoria, alguns em diuen, jo ho apunto al mòbil i altres vénen sense res i em diuen, jo ho guardo a la meva ment. Els que diuen això últim són els que fan pitjor cara, encara que ho diguin amb un somriure.  Començaré per desmuntar la idea que és millor recordar-ho tot a la ment que apuntar-s’ho. La teva ment no està creada per recordar-ho tot. Això ho fa molt malament. Quantes vegades t’ha passat que el que era tan important que tinguessis en compte, aquesta idea brillantíssima que havies tingut, això que era impossible que se’t oblidés perquè era decisiu quan ho vas pensar, després, quan el necessites, no saps on és? Moltes vegades. N’estic segur. La ment és per viure, és per deixar-se impressionar, per relacionar el que saps amb el que vius, per emocionar o per decidir, per processar el que veus, escoltes, toques, assaboreixes i sents … però no per recordar el que has de fer. Com la teva ment no para de processar tot això sense descans, és normal que quan li demanes “recorda això” no et respongui, perquè per ella han passat tantes i tantes coses conscient o inconscientment que no sap ja on està això que ara justament tu vols recordar.

Desmuntada, doncs, la teoria que és millor recordar que anotar.

Agenda o mòbil?

Aquí hi ha la primera discussió. Vagi per endavant que sóc molt fan de tots els dispositius mòbils, tinc mòbil, evidentment, tinc tablet, tinc dos ordinadors portàtils, a casa n’hi ha quatre més i un ordinador de sobretaula al despatx (I som quatre de família!). M’agrada estar al dia d’apps i gadgets que pugui tenir en els meus dispositius i m’agrada utilitzar-les en el meu treball i en la meva vida diàriament. Així que d’anti-tecnologia res de res. Però sempre penso en què les coses que faig siguin pràctiques, sempre tinc en compte què és el que en cada moment em permet que la meva vida sigui més pràctica, útil i divertida, com les classes que dono.

Per fer alguna cosa sempre has de tenir en compte el següent:

Que tinguis el temps per fer-ho.
Que tinguis els recursos per fer-ho.
Que tinguis l’ànim adequat per fer-ho.

Doncs bé, per a mi no pot ser que si no hi ha wifi no pugui consultar la meva agenda o actualitzar-la; no pot ser que hagi d’escriure teclejant una pantalleta minúscula en la qual em deixo la vista; no pot ser que no pugui tenir una panoràmica d’una setmana sencera i de la següent amb un cop d’ull.

Per tant, jo sóc més partidari de l’agenda en paper, encara que després complementi el seu funcionament amb eines com Google Calendar, els avisadors que vulguis en el calendari o una que m’agrada molt perquè integra tots els dispositius que és Evernote. Tot això m’agrada i ho faig servir, però no substitueix a la meva agenda en paper que em dóna moltes més solucions i simplifica la meva vida estalviant-me temps.

Raons per usar una agenda en paper.

  • Esperant en un lloc sense wifi puc fer la meva revisió diària en un segon.
  • Em serveix també de llibreta de grans idees.
  • Tinc allà les meves llistes de projectes que puc revisar fàcilment.
  • Em permet una visió panoràmica de com ha estat la meva setmana i puc així revisar el que he fet malament o regular per no repetir l’error en la setmana següent, amb la qual cosa, gràcies a la meva agenda, millora la meva vida ‘a ritme setmanal!
  • Puc marcar amb creus el que he fet, el que em provoca un plaer indescriptible perquè sóc addicte a ratllar el que ja he fet i així càrrego les bateries de la meva autoestima.
  • Puc anotar el que sorgeix de manera molt fàcil i en diferents colors segons si es tracta d’un tema o d’un altre.
  • Puc guardar les agendes d’anys anteriors per revisar-les si cal.

No està pas malament per començar i sense donar-li massa voltes.

Ah! Una altra opció és el calendari de paret. Molt habitual en dones que pensen amb mentalitat mestressa de casa encara que siguin superprofessionals. Repeteixo el que  ja he dit, tenir un calendari és una eina complementària, pot proporcionar-lo Google o pot donar-te’l “Polleria Los pollos hermanos”, però no substitueix la teva agenda ni de lluny, no t’enganyis. Per al que sí reconec que va molt bé un calendari de paret és per anotar el que vols que altres del teu entorn vegin. Encara que si anotes “Comprar suavitzant” esperant que al teu fill li doni la revelació de baixar al súper i comprar-lo, més val que tornis a la realitat i deixis d’imaginar que vius a Màtrix. O t’ho anotes a la teva agenda i llavors tindràs suavitzant o vas al teu fill i li dius “Avui compres suavitzant. Agafa els diners.” El missatge “Comprar suavitzant” al calendari no resol gairebé res encara que et serveix de recordatori que no hi ha suavitzant. Jo aconsello una llista a la nevera per això. És més pràctica ja que a més del suavitzant, apuntaràs tota la resta que es vagi acabant, així quan tu, o el teu fill, vagis a comprar no t’oblidaràs de res i no hauràs de demanar-li a la teva ment que recordi el que saps que s’ha acabat i que esperes trobar donant voltes pel súper mentre mires prestatges i esperes l’arribada de la inspiració.

Quina mida ha de tenir la teva agenda?

Jo sempre dic que la teva agenda ha de ser tan gran com la teva vida. Ha de cabre-hi tota la teva vida en ella. Si fas servir una agenda de butxaca, tens una vida de butxaca; si fas servir una agenda gran, tens una vida d’allò més completa. Si tens una agenda escolar -cosa que li passa a molts profes- la teva vida gira a l’entorn del que és escolar. O no?

Quan plantejo això solen dir-me que una agenda petita és més còmoda de portar-la a sobre.  Cert, però és que la teva agenda no és necessàriament per portar-la a sobre. Quan vaig a la platja no porto l’agenda ficada en el banyador, però no perquè la meva sigui molt gran -l’agenda, és clar-, perquè, encara que fos petita -l’agenda-, tampoc la portaria al banyador. Quan vaig a esquiar, que porto una motxilla a l’esquena, el que porto dins no és l’agenda. Per tant, tingues molt clar que això no explica la grandària de la teva agenda ni ho justifica, la teva vida sí.

De quina mena ha de ser la teva agenda?

Sens cap mena de dubte, de setmana vista. Tens tota la setmana en dues pàgines quan l’obres. Aquestes són, amb molta diferència les millors. Les d’un full per dia et donen una visió molt limitada de la teva vida. Et centraràs en el dia a dia, tindràs un gran control sobre el que fas, però perds perspectiva i possibilitats de revisar el que fas i de millorar-ho. Centrar-se en el dia a dia està bé i, per començar a organitzar-se quan algú ha estat un desastre en això està molt bé, però tard o d’hora has de començar a elevar-te del terra per mirar amb més perspectiva el que fas i per això has de tenir una visió més àmplia de la teva vida, la d’una setmana vista.

Imagina un sistema qualsevol de funcionament que cada setmana tingués l’oportunitat de ser molt millor que l’anterior. Seria impressionant millorar alguna cosa cada setmana oi ?. Doncs això és el que tu pots fer sense esforç si tens una agenda setmana vista i revises cada setmana el que has fet, el que has deixat de fer, el que ha estat un desastre, el que ha estat un dia d’èxit, el que has ajornat, el que has delegat i el que has fet finalment. Si extreus conclusions sobre tot això que t’has plantejat, i et proposes no fer de la mateixa manera el que no ha funcionat, t’asseguro que la setmana que ve serà millor que l’anterior. ¡Garantit! I la propera encara serà millor i en dos mesos, vuit setmanes revisades a fons, tens un sistema pràcticament perfecte. No està gens malament, no et sembla? Això sí, necessites una agenda setmana vista i adonar-te de què és el que no has de repetir.

Repetir el que surt malament i esperar resultats diferents és d’imbècils … però ho fem diàriament.

Jo a més t’aconsellaria aquelles agendes que cada dia de la setmana ocupa una columna i el dia està organitzat en hores. Facilita molt la teva organització del temps de cada dia. Normalment aquestes agendes tenen una part a dreta o esquerra que et permet anotar el que has de fer en aquesta setmana, però que no té un dia fix, la qual cosa encara simplifica més la teva organització.

Si a sobre tens pàgines a principi i final que estan en blanc, ja tens l’agenda perfecta. Perquè en aquestes pàgines en blanc pots anotar les teves llistes de projectes i revisar fàcilment si els vas empenyent o s’han quedat aturats; pots anotar les teves llistes de llibres per llegir, pel·lícules o sèries a veure, llocs que visitar; pots anotar les teves idees brillants de la setmana; pots plantejar els objectius del mes, del trimestre o de l’any; pots posar-te recordatoris -si a més t’avisa una alarma del mòbil, doncs millor, però ho tindràs en alguna cosa que revisaràs cada dia-.

Ah! i la portada o el disseny que t’agradi molt. Jo explico moltes vegades que durant anys la meva agenda va ser la de Quino, el dibuixant argentí “pare” de Mafalda. Per què? Doncs perquè jo vaig arribar a la conclusió que la meva vida i jo mateix érem molt seriosos, massa. Jo em vaig proposar divertir-me més amb el que feia. Aquesta agenda va ser la meva estratègia per recordar-m’ho cada dia perquè cada pàgina de l’agenda -que és de setmana vista, és clar- era plena de vinyetes d’humor i perquè les tapes eren de colors molt cridaners. M’encantava veure la cara dels meus clients, dels directors de col·legis amb els que coincidia en aquella època, els inspectors d’ensenyament, les famílies que atenia … quan treia l’agenda i era de color vermell, verd pistatxo, rosa, taronja , blau cel … Et garanteixo que aquesta agenda va ser la clau de la meva transformació en aquests anys cap a la vida divertida que faig ara.

Fes servir el disseny que més t’agradi, però que digui coses de tu o que et digui coses a tu. D’aquesta manera li donaràs a la teva agenda una utilitat més que ni tan sols sabies que podia tenir.

En conclusió…

Una agenda a la teva mida pot convertir-se en el teu principal col·laborador, en el teu soci principal, el teu esclau, en el teu criat, el teu majordom i fins i tot en el teu metge antiestrès. No fa vacances, no descansa els caps de setmana, no dorm, no s’oblida de res, no et crida, no demana augment de sou, està sempre disponible, pots mirar-la sempre que vulguis i sempre et dirà la veritat. On aconsegueixes alguna cosa així?

Fa uns anys vaig aparcar el cotxe davant d’un supermercat un divendres al migdia per anar a fer la compra de la setmana. El meu cotxe es tanca i s’obre amb un sensor així que només tocar el tirador es tanca i s’obre sense clau. Era nou i alguna cosa no vaig haver de tocar bé perquè el cotxe va quedar obert. Al maleter portava el meu maletí amb l’ordinador portàtil, l’agenda, la meva llibreta d’idees, un joc de bolígrafs i algunes coses més. Quan vaig tornar amb la compra en una bossa, la vaig deixar al seient de darrere del cotxe i en arribar a casa i entrar em vaig adonar que el capó del motor estava obert. Que estrany! El portaequipatges de darrere estava tancat. El vaig obrir i el maletí havia desaparegut. M’havien robat per un error meu. De tot el que portava en aquest maletí el que més em va costar reemplaçar va ser l’agenda, la resta valia més diners, però el que tenia més valor per a mi era la meva agenda.

Jaume Josa